Eventthinking
Events systematisch planen
Foto: Johnny Linder
Die Konzeption von Veranstaltungen wird überwiegend als „Erfahrungswissenschaft“ betrieben. Dabei stehen in der Regel viel Geld und wichtige Zielsetzungen auf dem Spiel. Das systematische Vorgehen mit der neuen Methode Eventthinking verspricht nicht nur bessere inhaltsgetriebene Events, so die Gastautoren Georg Lichtenegger und Christoph Knöbel, sondern auch einen effizienteren Weg dorthin.
Nach zwei Jahren Corona-Pandemie, die dem Veranstaltungssektor wie kaum einem anderen zugesetzt hat, nutzt die Branche die gegenwärtige Zeit für vielgestaltiges Nachdenken, Umdenken und Weiterdenken über sich und ihr Tun. Wochen und Monate des Lockdowns machten den unverzichtbaren Wert von direkter Kommunikation im gemeinschaftlichen Erleben überdeutlich. Zu erwarten ist jedoch, dass an reale Live-Events künftig deutlich höhere qualitative Ansprüche gestellt werden, die den hohen Kostenaufwand rechtfertigen. „Die Bedeutung der inhaltlichen Ausrichtung von Veranstaltungen wird deutlich zunehmen“, folgert eine Studie des German Convention Bureaus (GCB) bereits im Februar 2021. Das bedeutet nicht zuletzt, dass die Inhalte künftig deutlich stärker in allen Aspekten von Events sichtbarer und erlebbarer werden müssen. Und das muss man erst einmal denken können: „Die Kunden fordern strategisch mitdenkende Partner, die lösungsorientiert arbeiten, Verantwortung für die Ergebnisse statt nur für die Produktion der Veranstaltung übernehmen und innovationsfähig/kreativ sind“, so die Studie „Zukunft der Live Kommunikation“ des Forschungsinstituts der Live-Kommunikationsbranche R.I.F.E.L im Dezember 2021.
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Incentives, Events und Tagungen mit dem Flair aus 1001 Nacht im Sultanat Oman
Es waren einmal… Sindbad der Seefahrer, die Weihrauchstraße und die Drei Weisen aus dem Morgenland. Die ereignisreiche Vergangenheit des Omans fasziniert und die Spuren der 5.000 Jahre alten Geschichte sind allgegenwärtig. Seit über drei Jahrtausenden werden hier Waren, Ideen und Innovationen gehandelt. Rund sieben Flugstunden von Deutschland entfernt, mit direkten Fluganbindungen ab Frankfurt und München, tauchen MICE-Gruppen im Sultanat Oman in eine Welt aus 1001 Nacht ein. Die sichere MICE-Destination auf der Arabischen Halbinsel punktet mit ihrer landschaftlichen Vielfalt und Ursprünglichkeit – darüber hinaus finden MICE-Gruppen hier eine umfassende Infrastruktur für verschiedenste Anlässe. Für Konferenzen, Ausstellungen und Produkteinführungen stehen Locations in der Stadt, am Meer, in den Bergen, der Wüste oder im Hinterland zur Verfügung. Sie schaffen für Teilnehmende den idealen Rahmen, um sich einzubringen, mit Gleichgesinnten zu vernetzen und sich inspirieren zu lassen. Incentivegruppen testen im Sultanat ihr Verhandlungsgeschick auf den farbenfrohen Souks, besuchen archäologische Zeugnisse aus längst vergangenen Jahrhunderten, erkunden auf unterschiedliche Arten die faszinierende Natur und erleben Teambuildingabenteuer zwischen kargen Sandwüsten, schwindelerregenden Gebirgshöhen und grünen Wadis.
Unsere Branche wandelt sich. Zu den digitalen bzw. hybriden Event-Konzepten kommen auf die Beteiligten auch noch Aspekte wie stetig kürzere Projektlaufzeiten, Klimaneutralität oder ganzjähriges Community-Building zu. Vielfältige Veränderungen in kürzester Zeit, wir könnten auch sagen: disruptive Verwerfungen, die aber für den Veranstaltungssektor neben allerlei Zumutungen auch sehr große Chancen mit sich bringen – wenn wir sie mit Offenheit und Gestaltungswillen anpacken. In diesem Zusammenhang sind wir davon überzeugt, dass die von uns entwickelte Methode Eventthinking einen validen Beitrag dazu leisten kann, dass es künftig immer mehr signifikant bessere inhaltsgetriebene Unternehmensveranstaltungen gibt. Und auch andere Herausforderungen bei der Realisierung von Veranstaltungen lassen sich leichter lösen, wenn die inhaltliche Komponente ins Zentrum gestellt wird.
Foto: Johnny Linder
Georg Lichtenegger ist Event-Designer und Entwickler von Eventthinking. Als Gründer der Düsseldorfer etvance GmbH entwickelt er mit seinem Team die Eventthinking-Methode weiter und erarbeitet für und mit Kunden Veranstaltungskonzepte.
Foto: Elias Hassos
Christoph Knöbel berät und unterstützt seit mehr als 30 Jahren Unternehmen und Organisationen in Fragen der externen und internen Kommunikation. Ein Schwerpunkt liegt dabei auf der Beratungs-, Konzeptions- und Textarbeit in der Live-Kommunikation.
Systematisiertes Erfahrungswissen
Der methodische Ansatz von Eventthinking besteht dabei nicht darin, das Handwerk (oder die Kunst), eine Veranstaltung von der ersten Idee bis zum Big Bang auf die Beine zu stellen, neu zu erfinden. Gerade Profis werden in der Methode sehr viel von dem, was sie tagtäglich tun, wiedererkennen. Das Neuartige liegt vielmehr darin, dass sie die inhaltliche Komponente, das Content-Design, an den Anfang und ins Zentrum der Konzeptionsarbeit rückt – und zugleich das umfangreiche Erfahrungswissen erstmals auf eine Weise systematisiert, dass es sich insbesondere auch in der Zusammenarbeit von Profis und Laien, Auftraggebern und Kreativen, inhaltlich Beitragenden und organisatorisch Umsetzenden sehr viel leichter, effizienter und effektiver entfalten kann.
Die Sicherheit, die solch ein methodisches Vorgehen mit sich bringt, gewinnt noch aus einem anderen Grund an Bedeutung: „GWA sieht Kräfte- und Nachwuchsmangel als aktuell größtes Problem der Agenturen in Deutschland“, ergab gerade erst eine Umfrage unter Mitgliedsagenturen im Dezember 2021. Unsere Branche steht nicht zuletzt vor der großen Herausforderung, an vielen Stellen auf den Beitrag von Menschen angewiesen zu sein, die das Konzipieren von Live-Kommunikation eben nicht von der Pike auf erlernt haben. Durch die methodische Arbeit mit Eventthinking erlernen Neulinge in unserer Branche dieses Handwerk von Grund auf systematischer. Doch letztlich gilt für erfahrene wie auch für frisch eingestiegene Event-Planer*innen gleichermaßen: Die laut den Studien immer wichtiger werdenden inhaltlichen Fragestellungen lassen sich im Kontext von Organisationen und Verbänden meist nicht allein beantworten. Hier ist der Input von anderen Beitragenden unerlässlich. Von Menschen, die aus unterschiedlichsten Abteilungen kommen, meist keine fundierten Event-Erfahrungen haben und häufig auch noch als Entscheider*innen hierarchisch höhergestellt sind – nicht die einfachste Ausgangslage, um ein kreatives, stimmiges und auch lockeres Event-Konzept auf die Beine zu stellen.
Die ganze Komplexität auf einen Blick
Doch jetzt ganz konkret: Wie sieht die Arbeit an einer Veranstaltung mit Eventthinking aus? Ausgangspunkt für unsere Entwicklung der Methode wie auch für die Arbeit mit ihr sind unsere beiden Roadmaps: Die prototypische Darstellung des Gesamtprozesses eines Event-Projekts in Form eines Flussdiagramms.
Die Eventthinking-Roadmap macht – aufgeteilt in die verschiedenen Arbeitsfelder – transparent, welche Einzelschritte in den jeweiligen Bereichen nötig sind, um sinnvolle und lebendige Events zu realisieren.
Die erste Eventthinking-Roadmap wurde vor einigen Jahren aus der Not geboren. Wir waren dabei, einen Workshop für einen Neukunden vorzubereiten; es sollte um ein größeres Eventprojekt gehen. Doch es war unklar, welche Leistungen von uns erwartet wurden. Der Kunde hatte wenige Vorstellungen davon, wie viele miteinander verbundene Arbeitsschritte auf dem Weg zu einer Veranstaltung wann und von wem zu absolvieren sind. Wir haben auf ein Blatt Papier aufgezeichnet, welche Bereiche es gibt und was man in diesen Bereichen jeweils machen müsste. Diese grobe Skizze machte es möglich, mit dem Kunden die verschiedenen Aufgabenbereiche im Projektablauf viel besser zu besprechen. Statt diese Übersicht nach der Klärung dieser Fragen wegzulegen, hatte der Kunde sie den ganzen Tag über für die weitere Konzeptarbeit vor sich liegen und orientierte sich immer wieder an ihr. So hat dieser erste Entwurf der Roadmap, der im Grunde nur uns zur Auftragsklärung und -entwicklung dienen sollte, sofort einen Hauptnutzen für unseren Kunden entfaltet: nämlich Sicherheit durch den Überblick über den Gesamtprozess. Aus guten Gründen gibt es seit Corona zwei Versionen von ihr: eine für reale (bzw. onsite) Events und eine für virtuelle (oder auch online, digitale etc.) Events. Eine Roadmap für hybride Events gibt es nicht, da es zum Wesen des Hybriden gehört, dass es eben aus den beiden Komponenten „Real“ und „Virtuell“ besteht. Daher werden für hybride Events beide Roadmaps, zumindest in Teilen, benötigt. Dadurch wird auch für Event-Owner schnell deutlich, dass ein hybrides Vorhaben gleich sehr viel komplexer ist. Und – nicht unwesentlich – auch der Bereich „Budget“ taucht je Roadmap auf, ist also zweimal vorhanden. Entscheidend an den Roadmaps ist, dass sie nicht nur aufzeigen, was alles zu tun ist, sondern vor allem auch wann. Denn die richtige Reihenfolge ist für unsere Methode wesentlich. Zudem versetzen die Roadmaps die Eventplaner*innen in die Lage, im Projekt alle Akteur*innen in den Prozess einzubinden, die jeweiligen Rollen zu klären und gegenüber allen Beteiligten die Führung zu übernehmen. Die Roadmaps geben dem Führen die richtige Richtung – und zugleich Glaubwürdigkeit. Denn als Visualisierung des Gesamtprozesses, wie ein Event entstehen sollte, um so gut wie möglich zu werden, macht die Roadmap die Themen, über die gesprochen wird, begreif- und besprechbar. Sie gibt dem Handeln Struktur, indem sie die richtigen Schritte, die richtigen Handlungen zur richtigen Zeit aufzeigt.
Die Eventthinking-Roadmaps zeigen nicht nur auf, was alles gemacht werden muss, sondern vor allem wann. Denn die richtige Reihenfolge ist für die Methode Eventthinking wesentlich. In der ersten Projektphase dominieren die Blöcke im Bereich Content-Design. Die Klärung inhaltlicher Setzungen ist Voraussetzung für erfolgreiche Events.
Die Erfahrung zeigt: Diese Struktur erzeugt bei allen, und gerade auch den bei Event-Ownern, das nötige Vertrauen in die Kompetenz der Eventplaner*innen. Denn sie sind es, die die Eventvorbereitung kompetent beherrschen. Zugleich sind die Roadmaps als Plattform für das jeweilige Projekt so universell und flexibel, dass eigene Ansätze integriert werden können – sich aber auch wieder ganz organisch in die Ordnung des Prozesses eingliedern.
Besseres Standing mit Methode
Ein wesentlicher Aspekt an der Arbeit mit den Roadmaps und generell mit Eventthinking ist, dass die Rolle der Planer*innen eine neue Ausrichtung und letztlich Aufwertung erfährt. Gerade in Unternehmen werden sie meist als Organisator*innen und Logistiker*innen gesehen. Inhalte machen traditionell Menschen aus anderen Abteilungen, die oftmals hierarchisch höhergestellt sind. Nicht nur aus den zitierten Studien wird deutlich, dass bei der Veranstaltungsplanung heute mehr denn je besser durchdachte Inhalte gefordert sind. Inhalte, die aber auch dezidiert als Live-Kommunikation konzipiert sein müssen: Beispielsweise in Form von dramaturgisch durchdachten und inszenatorisch aufbereiteten Kernbotschaften, die einem zuvor auf seine Bedürfnisse und Nutzen hin analysierten Publikum übermittelt werden. In der Praxis geschieht es viel zu oft, dass die Inhalte einer Veranstaltung beim Planungsprozess eine untergeordnete Rolle spielen, weil die Eventplaner*innen nicht als relevante Ansprechpartner*innen für die Inhaltsebene wahrgenommen werden. Werden die Inhalte in Form von Key-Notes, Präsentationen, Breakouts etc. schließlich auf den letzten Drücker ins fertige Konzept gegossen, kann das Ergebnis gar nicht aus einem Guss sein und die Veranstaltung ihr Potential nicht ausschöpfen. Und an wem bleibt allfällige Unzufriedenheit dann oft hängen? Eben. Aus diesem Grund bedingt die Arbeit mit Eventthinking von Anfang an eine Begegnung auf Augenhöhe zwischen den Eventplanenden und den inhaltlich Beitragenden. Das meinen wir mit unserem Slogan „Besseres Standing mit Methode“. Es geht dabei nicht ums Ego, sondern darum, dass sich die Kompetenz der Eventprofis durch eine andere Wahrnehmung, ein besseres Standing einfach besser entfalten kann. Im Interesse eines besseren Ergebnisses. Dabei unterstützen wir die Eventplaner*innen nicht nur mit unseren Roadmaps, sondern tiefgehend – mit Struktur und Materialien in den Konzeptions-Workshops.
Bei der Vertiefung der Methode Eventhinking helfen Konzeptions-Workshops. Foto: Johnny Linder
Loslegen mit Eventthinking
Neben den strukturgebenden und prozessleitenden Roadmaps ist Eventthinking vor allem auch eine menschorientierte Methode. Mit systematischer Kollaboration und Kommunikation wird abwechselnd in Workshops sowie in individueller Projektarbeit gearbeitet. Wesentlich an Eventthinking ist eine effiziente, direkte Projektkommunikation mit dem Ziel, ein gemeinsames Verständnis vom jeweils relevanten Arbeitsgegenstand herzustellen. Neben einzelnen Phasen von „individueller Projektarbeit“ bieten vor allem verschiedene Workshops mit jeweils genau umrissenen Agenden einen festen Rahmen sowie von der Methode vorgegebene Routinen und Techniken, um im Sinne des methodischen Vorgehens zu guten Ergebnissen zu kommen. Insbesondere in der Content Design-Phase können in diesen Diskussionen alle relevanten Fragen gestellt und beantwortet werden und somit alle notwendigen Ansagen an weitere Projektbeteiligte gemacht werden können. Geleitet wird ein Eventthinking-Workshop grundsätzlich von der oder dem verantwortlichen Eventplaner*in – ein Anspruch, der das Kompetenz- und Anforderungsspektrum dieses Berufsbilds sicherlich in vielen Fällen erweitert. Doch keine Sorge: Damit sie oder er die Workshops mit hoher Handlungs- und Ergebnissicherheit durchführen kann, haben wir eine ganze Reihe von speziellen Materialien entwickelt. Auf sie wollen wir jetzt noch einen kurzen Blick werfen.
Die neue Werkzeugkiste für Eventplanende
Mit unserer Eventthinking-Toolbox haben wir für Planer*innen ein umfangreiches Instrumentarium entwickelt, in dem sie sich für die Workshopgestaltung immer wieder bedienen kann und diese auch damit erfolgreich leiten kann.
- Ein Methodenbooklet vermittelt vielfältige Informationen, Anleitungen, Hintergründe und Impulse rund um alle entscheidenden Fragen, Schritte und Entscheidungsrunden im Rahmen der Workshops
- Input-Karten sorgen dafür, dass während des Workshops bei keiner Etappe der Roadmap der Stoff zum Nachdenken, Nachfragen, Diskutieren, Entscheiden etc. ausgeht.
- Fragenkarten setzen mit relevanten und zielführenden Fragen zu jedem Roadmap-Element immer wieder Impulse.
- Die Stakeholder Map untersucht die beteiligten Akteur*innen nach Rolle, Bedeutung und wechselseitigen Beziehungen
- Stakeholder Profile Cards helfen, alle relevanten Personen für das Projekt quasi physisch in den Workshops präsent zu machen
- Das Event-Design Mischpult macht die wichtigsten Parameter des Event-Designs zu Beginn des Prozesses in Spannungsfeldern besprechbar
- Mit dem Hybrid-Event-Stellknopf lässt sich co-kreativ im Team diskutieren, welche Art von hybridem Event durchführen werden soll
- Verschiedene Worksheets (z. B. „Charakter des Events“, „Profil Teilnehmende“, „Akteur*in auf der Bühne“ oder „Testing Map for Events“ ermöglichen das aktive Arbeiten an wichtigen Fragestellungen.
Die Toolbox ist ein Angebot, das sich individuell einsetzen lässt und keinesfalls immer zur Gänze genutzt werden muss, um im Rahmen der Workshops zu guten Ergebnissen zu kommen. Schon die stille Beschäftigung mit ihrem Inhalt gibt viele Impulse für die optimale Gestaltung der Workshops. Und nicht zuletzt ist die Toolbox auch jederzeit offen für eigene Werkzeuge, die im Sinne einer guten Projektarbeit eingesetzt werden sollen.
Toolbox Eventthinking: Veranstaltungen perfekt planen
Die Toolbox Eventthinking stellt Eventplaner*innen alle Materialien zur Verfügung, um in den Workshops alle wesentlichen Aspekte eines Veranstaltungsprojekts systematisch und co-kreativ mit den relevanten Beteiligten zu erarbeiten. Die Toolbox enthält neben den beiden Roadmaps 95 Inputkarten, 32 Fragekarten, 12 Stakeholder Profilkarten, 50 Ablaufelementkarten und ein Methodenbuch und kostet 198 Euro.
Eventthinking ist eine praxisorientierte Methode, die das umfangreiche Know-how von Eventprofis systematisiert und um verschiedene weitere Aspekte, wie z. B. moderne Designprinzipien sowie Elemente aus der Theaterarbeit oder Techniken aus der Psychologie bereichert. Erste Informationen finden sich unter https://eventthinking.org. Zum Kennenlernen empfehlen wir unser im Beltz-Verlag erschienenes Mini-Handbuch Eventthinking, das die Methode vorstellt und anhand eines Fallbeispiels ihre Anwendung durchspielt. Zusammen mit den Materialien aus der Eventthinking-Toolbox kann das ein guter Einstieg für die Anwendung der Methode in einem eigenen Veranstaltungsprojekt sein.
Georg Lichtenegger, Christoph Knöbel