Interview Stefan Kirchner

„Eine verlässliche Vorausschau ist nicht möglich“

Stefan Kirchner: Wir haben in der Pandemie gelernt, auf die aktuelle Situation zu reagieren. Die Sicherheit steht an oberster Stelle, aber ohne im Vorfeld zu verunsichern! Foto: Kölner Verbände Seminare

Stefan Kirchner: Wir haben in der Pandemie gelernt, auf die aktuelle Situation zu reagieren. Die Sicherheit steht an oberster Stelle, aber ohne im Vorfeld zu verunsichern! Foto: Kölner Verbände Seminare

Stefan Kirchner, Bereichsleiter Veranstaltungen der Kölner Verbände Seminare, über den Deutschen Verbändekongress, digitale Nähe und Nachhaltigkeit, seine Lehren aus der Pandemie, die Planungsunsicherheit und die steigenden Preise.

tw tagungswirtschaft: Das Motto des Deutschen Verbändekongresses 2022 lautet „Zwischen digitaler Nähe und analoger Entfremdung“. Es macht stutzig und regt zum Nachdenken an. Warum haben Sie es gewählt? Stefan Kirchner: Wir haben in den letzten beiden Jahren gelernt, unsere Zusammenkünfte digital zu organisieren und durchzuführen. Aufgrund des Gebots, Abstand zu halten, haben wir gemerkt: Wir können uns digital näherkommen. Digitale Workshops, Seminare bis hin zu Messen in virtuellen Umgebungen sind heute „normal“. Meetings auf Teams und Zoom, um die Unternehmensstrategie zu besprechen oder Projekte abzustimmen, sind alltäglich geworden. Selbst Karnevalssitzungen und Weihnachtsfeiern haben digitale Ableger. Parallel dazu haben analoge und klassische Kontakte abgenommen – gezwungenermaßen. Dieses Jahr haben persönliche Treffen wieder deutlich an Fahrt aufgenommen. Selbst wenn viele Menschen ihre Freiheiten genießen, so sind wir doch vorsichtiger geworden, wenn wir beispielsweise größeren Menschenansammlungen gegenüberstehen. Wir haben uns ein Stück weit an digitale Welten gewöhnt und gelernt, uns in diesen näherzukommen. Gleichzeitig müssen wir uns wieder an die für uns eigentlich normale, die analoge Welt gewöhnen. Das hat selbstverständlich Auswirkungen auf Verbände und darauf, wie diese Mitglieder gewinnen und mit Bestandsmitgliedern kommunizieren, wie die Zusammenarbeit innerhalb der Geschäftsstellen organisiert oder die Interessenvertretung durchgeführt wird. Der Titel des Deutschen Verbändekongresses soll auf diese Veränderungen hinweisen, und die vielen SpeakerInnen werden aufzeigen, wie man mit diesen Veränderungen umgehen und den Verband an die veränderte Wirklichkeit optimal anpassen kann. Über „Eine andere Veranstaltungswelt – so geht‘s weiter mit Verbandsveranstaltungen“ spricht etwa Ines Moers von der Bundesarbeitsgemeinschaft Schuldnerberatung.

Deutscher Verbändekongress 2022

Der 18. Deutsche Hauptstadtkongress mit dem Generalthema „Zukunftsstrategien für Verbände: Zwischen digitaler Nähe und analoger Entfremdung“ findet vom 26. bis 27. September 2022 in der Hauptstadtrepräsentanz der Deutschen Telekom in Berlin statt. Gefolgt von einem plus-Digitaltag am 5. Oktober 2022.

Welche drei Themen treiben die Verbände in Deutschland am meisten um?

Die wichtigsten Themen für Verbände sind in diesem Jahr: Image, Digitalisierung und Mitgliederkommunikation. Davon leben Verbände, das ist ihre Infrastruktur und sichert ihr Überleben. Denn Verbände sind Dienstleister und ihre Mitglieder sind gleichermaßen ihre „Kunden“. Während diese drei Top-Themen aus der diesjährigen Mitgliederbefragung der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement in den letzten Jahren um die Spitzenposition kämpften, hat das Thema „Nachhaltigkeit“ kontinuierlich an Bedeutung hinzugewonnen und steht dieses Jahr auf Platz sechs – oder in Prozenten ausgedrückt: 2018 nannten 10 % der Befragten Nachhaltigkeit als Top-Trend, 2019 20 %, 2020 25 %, 2021 35 % und 2022 knapp 46%.

Top-10-Trends der Verbandsarbeit 2022

  • Profil des Verbands schärfen (Marke/Image ausbauen): 63,1%
  • Digitalisierung weiter vorantreiben (Top 2021): ca. 62,2%
  • Mitgliederkommunikation intensivieren: 54%
  • Verbandskommunikation stärken: 51,4%
  • Ausbau der Mehrwertleistungen, neue Services und Dienstleistungen für Mitglieder: 48,9 %
  • Nachhaltigkeit: 45,7%
  • Lobbyaktivitäten: ca. 43,2%

Quelle: Verbändeumfrage verbaende.com, Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement

Sie kommen dieser Entwicklung nach und kündigen im Programm an: „Der Deutsche Verbändekongress goes green“. Dazu beschreiben Sie zehn Maßnahmen für mehr Nachhaltigkeit. Warum ist das für Ihre Veranstaltung wichtig?

Nachhaltigkeit steckt einen sehr großen Rahmen ab und tangiert heute fast alle Bereiche unseres Handelns. Das Thema hat entscheidende Relevanz für die Darstellung und die Wahrnehmung aller Akteure und damit aller Verbände. Schließlich verstehen sich Verbände als Trendsetter oder sollten sich als solche verstehen. Sie sind die Leuchttürme ihres jeweiligen Wirtschaftszweigs oder ihrer Berufsgruppen. Damit spiegeln sie auch die Gesellschaft wider beziehungsweise deren Anliegen. Verbände müssen also gesellschaftliche Trends rechtzeitig erkennen und in die tägliche Verbandsarbeit aufnehmen. Einer dieser Trends ist das Thema „Nachhaltigkeit“ -– hier insbesondere der Umweltgedanke, aber auch darüber hinaus! Das fordern die Mitglieder der Verbände folglich ein. Verbände wiederum sind unsere Zielgruppe als Veranstalter des Verbändekongresses und fordern nun von uns ein, auf solche Themen zu achten beziehungsweise fragen uns, wie wir mit dieser Thematik umgehen. Konkret sind das Fragen nach der Herkunft der Speisen beim Catering, die faire Bezahlung des Personals beim Dienstleister, der Verzicht auf übermäßigen Papiereinsatz oder Merchandise der Aussteller und die Nachhaltigkeit der Stände. Es ist nicht so, dass wir uns in den letzten Jahren nicht mit Nachhaltigkeit befasst hätten, doch da es verstärkt nachgefragt wird, kommunizieren wir deutlicher, wie wir diesem Thema konkret Rechnung tragen.

Deutscher Verbändekongress goes green

Mit zehn konkreten Maßnahmen will der Deutsche Verbändekongress mehr Nachhaltigkeit erreichen und ein positives Zeichen setzen. Dazu wird der Veranstaltungsplanung ein nachhaltiges Rahmenwerk zugrunde gelegt mit Handlungsfeldern wie Veranstaltungsort, Transport, Catering, Technik und Programm. Als Hauptveranstaltungsort wird ein durch Sustainable Meetings Berlin zertifizierter Sustainable Partner gewählt: Hauptstadtrepräsentanz der Deutschen Telekom AG.

Der Verbändekongress findet am 26. und 27. September 2022 in Berlin und in Präsenz statt. Haben Sie Sorge, dass Ihnen Corona im Herbst einen Strich durch die Rechnung machen könnte?

Corona hat mich eines gelehrt: Eine verlässliche Vorausschau ist nicht möglich. Noch nie hatten wir so hohe Inzidenzen im Sommer wie 2022, die im August wieder stark rückläufig sind. Daher haben wir gelernt, mit Corona zu leben und auch kurzfristig auf Veränderungen zu reagieren. Ich blicke optimistisch auf den 26. und 27. September. Selbstverständlich steht die Gesundheit unserer Gäste im Vordergrund. Sollte es also wider Erwarten zu einer starken Gefährdung durch Corona kommen, werden wir darauf reagieren.

Der Deutsche Verbändekongress findet alle zwei Jahre statt. Für 2022 liegen mehr Anmeldungen als zur gleichen Zeit 2020 vor. Im Sommer haben sich 100 Verbände registriert. 40 Aussteller haben ihr Kommen zugesagt, das sind 50 Prozent mehr. Das Vor-Corona-Niveau ist noch nicht erreicht.

Foto: Kölner Verbände Seminare

Auf der Website zum Kongress ist kein Hinweis zu einem Hygiene-Konzept zu lesen. Gibt es eines?

Die aktuellen Regeln der Coronaschutzverordnung bestehen bis zum 24. September 2022. Für den Veranstaltungsbereich gibt es derzeit in Berlin keine nennenswerten Regeln, die zu beachten sind. Daher warten wir hier noch die Umsetzung ab. Absehbar ist, dass die neuen Regeln ab dem 1. Oktober gelten sollen. Selbstverständlich halten wir ein Basis-Set aus Hygienemaßnahmen, beispielweise die Händedesinfektion, gute Belüftung oder eine großflächige Location vor, welches wir adaptieren können. Inwieweit wir hier noch Anpassungen vornehmen werden, hängt maßgeblich von der Infektionslage und den Vorgaben ab. Dies wird auch rechtzeitig im Vorfeld der Veranstaltung allen Beteiligten kommuniziert. Wir haben auch hier gelernt, auf die aktuelle Situation zu reagieren. Wie gesagt: Die Sicherheit steht an oberster Stelle, aber ohne im Vorfeld zu verunsichern!

Erstmals geht der Verbändekongress in die digitale Verlängerung mit einem tagesfüllenden Programm am 5. Oktober 2022. Warum diese „e-Extrameile“?

Bereits vor Corona ging der Trend hin zu kürzeren Veranstaltungen. Dem wollen wir nun Rechnung tragen. An eineinhalb Tagen treffen wir uns wieder in Präsenz und die Formate sind mehr auf Begegnung ausgelegt, und an einem Tag treffen wir uns digital und konzentrieren uns auf die Wissensvermittlung. Wir passen uns hier den Bedarfen unserer Kundschaft an.

Stefan Kirchner eröffnet das Online-Forum Digitale VerbandsKommunikation (DiVeKo). Foto: Kölner Verbände Seminare

Mit welchen drei Herausforderungen kämpfen Sie beim diesjährigen Verbändekongress am meisten?

Die erste Herausforderung bleibt das hohe Maß an Planungsunsicherheit durch Corona. Die zweite ist hinzugekommen: die massiven Preissteigerungen durch die Inflation – ausgelöst durch die Pandemie und den Krieg in der Ukraine. Obwohl der Zuspruch der Aussteller sehr hoch ist und die Anmeldungen wie erwartet eintreffen, kann ich derzeit noch nicht absehen, wo wir am Ende finanziell landen werden. Denn auch wenn wir optimistischer auf den Kongress blicken: Selbst ohne Inflation hätten wir bei Teilnehmerzahlen und Standverkäufen noch nicht an die Vor-Corona-Zeiten anschließen können. Dritte große Herausforderung sind – mal wieder – die politischen Vorgaben. Diese führen erneut dazu, dass Unsicherheit herrscht: insbesondere bei den potenziellen TeilnehmerInnen.

„Wir wollen deutlich machen, dass hier echte grüne Produktion erarbeitet wird und kein Greenwashing. Mit einer international anerkannten Zertifizierung, die deutlich macht, welcher Aufwand betrieben wird, um das Projekt umzukrempeln.“

Stefan Kirchner

Wo spüren Sie als Veranstalter die Preissteigerungen besonders, und wie hoch fallen diese aus?

Wir merken das insbesondere beim Catering, die Preise für Speisen und Getränke sind circa 35 Prozent teurer. Wie sich die hohen Energiekosten auf das Budget niederschlagen, kann ich noch nicht sagen. Das sehe ich erst bei der Endabrechnung vom Standbauer oder auch der Location

Geben Sie diese höhere Preise an die Teilnehmer und Partner weiter?

Wir haben die Preise zwar bereits im Vorfeld moderat angepasst, doch haben wir im November und Dezember 2021 mit solchen Preissprüngen einfach nicht gerechnet. Eine nachträgliche Anpassung können und werden wir nicht vornehmen.

Die Veranstaltungsindustrie und die Hotellerie kämpfen mit großen Personalengpässen. Haben Sie diese im Zuge Ihrer Vorbereitungen gespürt?

Nein. Wir haben hier rechtzeitig geplant und alles mit unseren Partnern umgesetzt. Daher haben wir an dieser Stelle keine Probleme, wenn ich mal davon absehe, dass die Kosten für das Personal deutlich gestiegen sind…

Tagen in der Telekom Hauptstadtrepräsentanz

Die Hauptstadtrepräsentanz der Deutschen Telekom AG liegt verkehrsgünstig im Zentrum Berlins und bietet als Eventlocation Platz für bis zu 1.200 Personen. Das 850 Quadratmeter große Atrium zeigt, wie sich historische Architektur mit modernen Elementen verknüpfen lässt. So lässt sich die an der Fensterfront des Atriums befindliche Lichtinstallation in allen Farben darstellen. An das Atrium schließt sich die rund 160 Quadratmeter große Halle Budapest an. Auf 990 Quadratmetern bietet der quadratische Lichthof viel Platz für Empfänge, Galaabende oder Konferenzen mit bis zu 750 Personen. Im ersten Obergeschoss der Hauptstadtrepräsentanz findet sich die Lounge für bis zu 90 Gäste.

In den Vorjahren hat der Deutsche Hotelkongress in Hotels getagt, nun gehen Sie in die Hauptstadtrepräsentanz der Deutschen Telekom nach Berlin. Warum?

Wir haben eine Location gesucht, die für die zu erwartende Aussteller- und Teilnehmermenge genügend Platz bieten konnte, auch unter verschärften Corona-Bedingungen.

Kerstin Wünsch

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