Hamburg Publikumsmesse „The Show“ in den Fischauktionshallen. Foto: AMS - Advanced Mobility Solutions, Marcus Werner

Corona-Lotsen vor Ort

Corona-Lotsen vor Ort

Hamburg Publikumsmesse „The Show“ in den Fischauktionshallen. Foto: AMS - Advanced Mobility Solutions, Marcus Werner

Die Lage in Stadt, Region und Land ändert sich ständig und Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie müssen immer wieder neu angepasst werden. Convention Bureaus werden für Veranstaltungsplaner wichtiger denn je: Sie stehen in Kontakt mit den Behörden, übersetzen Verordnungen, erstellen Leitfäden und entwickeln Kampagnen wie „Safemeeting Innsbruck“.

Vom 1. bis 3. Dezember 2020 hätte Christoph Tessmar seine Kollegen aus aller Welt in Barcelona zur ibtm World willkommen geheißen. Doch wegen der Verlegung der Messe ins Internet bleibt dem Direktor des Barcelona Convention Bureau wie allen anderen nur die virtuelle Teilnahme. „Seit dem 15. Oktober sind alle Kongresse und Fachmessen untersagt“, berichtet Tessmar. „Das Verbot sollte zwei Wochen lang gelten, wurde aber bis auf weiteres verlängert.“ Das Barcelona Convention Bureau unterstützt seine Kunden seit Beginn der Krise und die beginnt mit der Absage des World Mobile Congress im Februar. Seither stehen die Spanier Planern bei der Verschiebung oder Absage von Veranstaltungen zur Seite, vermitteln bei Stornierungen, suchen neue Termine und informieren über alle Verordnungen der Behörden. „Die Frage der Vorschriften ist ziemlich heikel, da wir in Spanien keine einheitlichen Regelungen haben“, berichtet Tessmar. In Barcelona gelten jene der katalanischen Regierung.

Über diese Vorschriften informiert das Barcelona Convention Bureau ebenso wie über Sicherheits- und Hygienemaßnahmen in den Tagungshotels und -häusern wie dem Barcelona International Convention Centre (CCIB). Vor dem Verbot waren in Räumen bis zu 2.000 Personen auf ihnen zugewiesenen Plätzen erlaubt, das Tragen von Masken war Pflicht. Der “MICE action plan” zur Prävention von COVID-19 fasst alle Maßnahmen zusammen. Als Beispiel für eine sichere Veranstaltung verweist Tessmar auf die „Rebuild 2020“ Ende September mit 4.637 Teilnehmern. Mit dem Verbot sind größere Veranstaltungen im Winter und Frühjahr verschoben worden. Die erste Fachveranstaltung steht in Barcelona erst im Mai 2021 an, die „Alimentaria“.

Christoph Tessmar: Die Frage der Vorschriften ist ziemlich heikel, da wir in Spanien keine einheitlichen Regelungen haben. Foto: Barcelona Convention Bureau

„Wir sind im engen Kontakt mit der Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe, um Rückfragen zu den gesetzlichen Regelungen zu klären und Hinweise aus der Branche weiterzugeben“, informiert Marco Oelschlegel. Der Leiter des Berlin Convention Office bei VisitBerlin und sein Team versuchen, Klarheit bei den Regelungen zu schaffen und informieren über ihre Website und in Online-Meetings. Die Konzeption des Berliner Hygienerahmenkonzepts hat das Berlin Convention Office gemeinsam mit der Senatsverwaltung und dem Verein Convention Partner erarbeitet. „Hygiene und Sicherheit stehen an vorderster Stelle“, unterstreicht Oelschlegel.

Wie ihre Kollegen in Barcelona suchen die Berliner den Kontakt mit den Kunden, werben aber im Moment nicht für Veranstaltungen. Selbst wenn es Beispiele für sicher abgehaltene Business Events gibt wie den Berliner Immobilien Kongress und den FDP-Parteitag mit jeweils 600 Personen im Estrel Berlin. Deutschlands größtes Hotel hat nicht nur ein ausgefeiltes Hygiene- und Sicherheitskonzept mit biometrischem Fieber-Screening und 100-prozentiger Frischluftzufuhr durch die Klimaanlagen, vor allem hat das Estrel Congress Center mit 25.000 qm genügend Fläche, die zudem gerade um 5.000 qm erweitert wird. Dennoch: „Die Unsicherheit bei Teilnehmenden, Ausstellern und Veranstaltern überwiegt. Aufgrund der unklaren Aussicht auf ein Ende der Pandemie sind alle im Moment sehr zurückhaltend mit Buchungen“, berichtet Oelschlegel aus Gesprächen und bleibt vorsichtig mit Prognosen. Nachdem die ITB Berlin im März 2021 nur online stattfindet, rechnen die Berliner erst in der zweiten Jahreshälfte mit einer Zunahme an Veranstaltungen.

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MICE im Mittelmeer

Sie sind klein, sie sind bunt und sie sind anders, die drei maltesischen Inseln: Malta, Gozo und Comino. Das kleinste EU-Land liegt nur 90 km südlich von Sizilien und ist in weniger als drei Flugstunden von Deutschland aus erreichbar. Wer allerdings annimmt, dass es sich um typische Mittelmeerinseln handelt, der irrt.

In Hamburg fällt die Vorhersage nicht besser aus. „Die Prognosen waren bereits in den vergangenen Monaten nicht optimistisch, und aktuell hat sich die Lage nicht verbessert“, sagt Michael Otremba. Damit meint der Geschäftsführer des Hamburg Convention Bureaus die neuen Vorgaben, durch die es voraussichtlich noch weniger Veranstaltungen geben werde − wenngleich Business- anders als Freizeitveranstaltungen nicht explizit verboten sind. Dennoch sinkt das niedrige Anfragenniveau weiter ab. Otremba sieht noch ein anderes Problem: „Erschwerend kommt hinzu, dass sich das Angebot verknappt. Viele Locations schließen über den Winter bis März, da dadurch weniger Kosten anfallen als im Minimalbetrieb.“ Diese Entwicklung befürchtet er auch bei den Hotels.

Eine seiner wichtigsten Aufgaben ist folglich, Partnern und Leistungsträgern des Hamburg Convention Bureaus Orientierung zu geben und verstärkt in den Dialog zu gehen. Neben der persönlichen Beratung arbeiten die Hamburger daran, die Gegebenheiten und Möglichkeiten in der Hansestadt so transparent und verständlich machen. Dafür halten sie ihre Website aktuell, in diesen Tagen mit den „Regelungen in Hamburg ab 02.11. − 30.11.2020 für MICE-Veranstaltungen“. Otremba: „Wir gehen unmittelbar nach Erscheinen akribisch durch die jeweils aktuelle Verordnung, um die relevanten Punkte für Veranstaltungsplaner grafisch und leicht verständlich auf unserer Webseite abzubilden.“ Ein kurzes FAQ und Links zu weiteren Quellen wie der aktuellen Verordnung in Gänze oder der Corona-Seite der Stadt Hamburg helfen weiter.

„Wir gehen unmittelbar nach Erscheinen akribisch durch die jeweils aktuelle Verordnung, um die relevanten Punkte für Veranstaltungsplaner grafisch und leicht verständlich auf unserer Webseite abzubilden.“

Michael Otremba, Geschäftsführer Hamburg Convention Bureau

Die einzuhaltenden Hygienestandards werden durch die geltende Verordnung definiert und müssen durch den Veranstalter in Form eines Konzeptes und dessen Einhaltung auf der Veranstaltung sichergestellt werden, ein Genehmigungsverfahren im Vorfeld gibt es nicht. Um Planern mehr Sicherheit bei der Buchung von Locations zu geben, unterhalten die Hamburger mit ihrem Dienstleister MICECloud Solutions ein Portal. Wer den Haken bei „Coronaberechnung (bei fester Bestuhlung mit 1,5 m Abstand, ohne Alkohol) setzt, bekommt nur Räumlichkeiten ausgewiesen, die unter den geltenden Bedingungen groß genug sind.

Für die Wiederbelebung des Kongressstandorts Köln soll die Kampagne „Cologne. Ready when you are“ sorgen. Es ist ein Zusammenschluss von Cologne Convention Bureau, Koelnmesse, Koelnkongress, DEHOGA und anderen. Die Partner präsentieren ihre Sicherheitskonzepte und unterstreichen, dass Veranstaltungen im Rahmen der Verordnungen abgehalten werden können. Das soll Vertrauen auf Seiten der Organisatoren, aber auch der Teilnehmer erzeugen. Eine Referenzkonferenz ist der Gesundheitskongress des Westens mit einem umfassenden Hygiene- und Sicherheitskonzept.

„Insgesamt bietet Köln eine exzellente Veranstaltungsinfrastruktur, auf die sich Planende auch in diesen Zeiten verlassen können“, erklärt Filiz Ük. Die Leiterin des Cologne Convention Bureau ergänzt. „Die lokalen Branchenpartner halten ihre Konzepte vor und arbeiten mit uns Hand in Hand, um Businessveranstaltungen reibungslos möglich zu machen.“ Ük ist bewusst, dass die Pandemie für Planer viele Unklarheiten und eine entsprechende Verunsicherung mit sich bringt. Die Kölner geben ihren Kunden deshalb einen Leitfaden an die Hand. Dieser übersetzt die Corona-Schutzverordnung des Landes NRW in eine Checkliste, anhand dieser sich die Hygiene- und Infektionsschutzkonzepte erarbeiten lassen. Zusätzlich hat das Cologne Convention Bureau ein Musterformular entworfen, das hilft die Sicherheits- und Hygieneanforderungen vor, während und nach der Tagung einzuhalten.

Neben dem Online-Tagungsplaner „Sicher tagen in Tagungshotels in Köln“, liefern die Kölner Lösungsansätze, von Hotelzimmer als Home Offices oder „Dein Event@Home in einer Box“ über digitale Gästedatenerfassung bis zur Umsetzung virtueller Events. Für 2021 rechnet Tourismuschef Dr. Jürgen Amann damit, dass das Messegeschäft, Kongresse und Tagungen wieder anlaufen werden. „Die Anbieter haben ihre Hausaufgaben gemacht und weisen jetzt schon exzellente Hygiene- und Sicherheitskonzepte auf, auf die wir gemeinsam mit der Kampagne ‚Cologne. Ready when you are‘ aufmerksam machen und um das Vertrauen der Organisatoren und der Teilnehmenden werben“. Und dennoch, selbst wenn hybride Formate schon angeboten werden und zur „neuen Normalität“ geworden sind, meint der Geschäftsführer von KölnTourismus: „Es muss wieder analoge Zusammenkünfte geben, denn danach sehnen sich die Menschen.“

„MEET SAFE“: 58. Jahrestagung der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde in Innsbruck

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Oder in den Worten von Professorin Daniela Karall, Präsidentin der Österreichischen Gesellschaft für Kinder- und Jugendheilkunde (ÖGKJ): „Das Leben muss mittelfristig trotz und mit Corona stattfinden.“ Und so wird die 58. Jahrestagung der ÖGKJ vom 24. bis 26. September 2020 im Congress Innsbruck im Congress Innsbruck vorwiegend als Präsenzveranstaltung durchgeführt. Für Teilnehmende, die absagen müssen, gibt es die Plenarsitzungen im Livestream. Neben Vorträgen zu epidemiologischen Themen und einem Update zu neuen Therapieformen geht es auch darum, ein positives Zeichen zu setzen, wie ein Miteinander im Rahmen von Veranstaltungen gelingen kann. „Auf Basis eines 40-seitigen mit den Behörden abgestimmten Präventionskonzeptes wurden unter anderem alle Anwesenden im Congress Innsbruck registriert, galten Verhaltensregeln rund um Abstand, Händehygiene und Mund-Nasen-Schutz und befand sich die Teilnehmeranzahl mit rund 400 Anmeldungen im behördlich vorgesehenen Rahmen“, erklärt Karall. Sie ergänzt. „Die ÖGKJ Jahrestagung sehen wir dank professioneller Organisation durch unsere Gesellschaft, in Zusammenarbeit mit dem Team des PCO Tyrol Congress der Congress Messe Innsbruck, als positives Beispiel für die Kongress- und Tagungsbranche.“

An ihrer Seite ist Christian Mayerhofer. Die Jahrestagung ist für den Direktor Congress Messe Innsbruck ein Musterbeispiel für sichere Veranstaltungen in Zeiten von COVID-19; wie auch das Innsbrucker Forum für Intensivmedizin und Pflege (IFIMP). Mayerhofer: „Als Leitbetrieb unter den Tiroler Veranstaltungshäusern haben wir uns in den letzten Monaten in enger Abstimmung mit den Behörden und Experten, wie etwa vom Roten Kreuz, intensiv mit den rechtlichen und tatsächlichen Rahmenbedingungen und auch den Details, wie etwa Hygienemaßnahmen und Präventionskonzepten, beschäftigt.“

Das Forum für Intensivmedizin und Pflege (IFIMP) hat im Herbst im Congress Messe Innsbruck (CMI) getagt. Christian Mayerhofer, CMI, und Oberarzt Mathias Stroehle, IFIMP, arbeiten beim Hygiene- und Sicherheitskonzept Hand in Hand. Foto: CMI

„Wir arbeiten sehr eng mit Congress und Messe Innsbruck zusammen, die neben einem Safemeeting-Konzept auch die technischen Voraussetzungen für hybride Meetings in ihren Räumen geschaffen haben“, sagt wiederum Christine Stelzer. Die Leiterin des Innsbruck Convention Bureau will im Sommer nicht einfach nur da sitzen, Stornierungen und Verschiebungen bearbeiten und abwarten, bis es wieder aufwärts geht. In ihren Gesprächen mit den Kunden bemerkt sie deren Verunsicherung und „dass sich niemand mehr auskennt, was es gerade für Vorschiften gibt“. Stelzer lanciert deshalb die Kampagne „Safemeeting Innsbruck“, um Kunden bestmöglich zu beraten und ihnen bürokratische Hürden aus dem Weg zu räumen etwa bei der „Verordnung über zusätzliche Maßnahmen zur Bekämpfung der Verbreitung von COVID-19 in Tirol“. Enthalten ist auch ein Hinweis auf den neuen Schutzschirm für Veranstalter in Höhe von 300 Mio. Euro. Bei Absagen von Veranstaltungen kommt Österreich für nicht stornierbare Kosten auf. Der bundesweite Schutzschirm wie die Kampagne „Safemeeting Innsbruck“ sollen Veranstalter motivieren, ihre Kongresse und Tagungen durchzuführen. Nicht zuletzt ist die Kampagne eine Motivation für die Mitarbeiter des Innsbruck Convention Bureaus und von Congress und Messe Innsbruck, zusammen an einem Zukunftskonzept zu arbeiten. Je ein Mitarbeiter im Team ist geschult und COVID-19-Beauftragter für Veranstaltungen.

Safemeeting Innsbruck

Die Verunsicherung von Veranstaltungsplanern ist hoch, die Kriterien für die Durchführung von Kongressen sind aufwendiger als je zuvor. Die Kampagne „Safemeeting Innsbruck“ trägt diesem Umstand Rechnung. Die neue Website safemeeting.innsbruck.info erleichtert Veranstaltern die Planung Kongressen und Tagungen. Sie bietet aktuelle Informationen zum Schutzschirm für Veranstaltungen, Reiseinformationen, zu COVID-19- Maßnahmenkonzepten der Leistungsträger und einen Leitfaden für die Planung einer Veranstaltung.

Christine Stelzer lanciert die Kampagne „Safemeeting Innsbruck“, um ihre Kunden bestmöglich zu beraten und ihnen bürokratische Hürden aus dem Weg zu räumen. Foto: Innsbruck Information und Convention Bureau

Stelzer hat bereits positives Feedback von Universitätsprofessoren erhalten, die um Unterstützung bei der Planung ihrer Konferenzen gebeten haben. „Da wir davon ausgehen, dass wir bis ins Frühjahr mit dieser prekären Situation zu kämpfen haben werden, ist die Kampagne auch bis Ende April ausgelegt“, erklärt Stelzer. Sie ergänzt: „Nicht zuletzt ist das Thema Sicherheit eines der Hauptkriterien nach denen Destinationen für Kongresse ausgewählt werden, somit sind aktuelle Konzepte auch zukunftsweisend.“ In naher Zukunft, genauer bis Jahresende sind alle Kongresse und Tagungen abgesagt oder auf das nächste Jahr verschoben worden. Für das Frühjahr 2021 sind im Moment noch Veranstaltungen in Planung wie der Kardiologiekongress im März.

Österreichs Corona-Ampel

Die Karte der Corona-Ampel gibt eine Risikoeinschätzung für Österreich ab. Sie zeigt, in welchen Regionen persönliche Vorsichtsmaßnahmen aktuell besonders wichtig sind und gibt einen Überblick über aktuelle Maßnahmen. Die Risikoeinschätzung im Zeitverlauf zeigt außerdem, wie sich die Karte seit September verändert hat. Ein Werkzeug zur Einschätzung der epidemischen Lage auf Basis von Schlüsselindikatoren.

  • ROT: sehr hohes Risiko − unkontrollierter Ausbruch, großflächige Verbreitung
  • ORANGE: hohes Risiko − Häufung von Fällen, nicht mehr überwiegend Clustern zuordenbar
  • GELB: mittleres Risiko − moderate Fälle, primäre in Clustern
  • GRÜN: geringes Risiko − einzelne Fälle, isolierte Cluster

Die Wiener begrüßen wie die Innsbrucker Österreichs Schutzschirm für Veranstalter. „Der Ende September beschlossene Schutzschirm für Veranstalter wird in der Wiener Meeting Branche begrüßt und als wichtiges Signal gedeutet. Ziel ist es, die Planungssicherheit für Veranstaltungen zu erhöhen, das Risiko zu minimieren und der Branche Zuversicht zu geben“, so Christian Woronka. Der Leiter des Vienna Convention Bureau trägt seinen Teil dazu bei. Die bestmögliche Information für seine Kunden ist für ihn seit Beginn der Coronakrise oberste Priorität. Dafür werden alle verfügbaren Kanäle genutzt. Das Vienna Convention Bureau gibt auf seiner Website und seinen Social-Media-Kanälen einen Überblick über geltende Maßnahmen und verlinkt auf weitere relevante Portale, z.B. die Website des Bundesministeriums für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz. Für Fokusmärkte – mit Deutschland an erster Stelle – gibt es Webinare. Außerdem haben die Wiener gemeinsam mit dem Umweltmediziner Prof. Hans-Peter Hutter der Medizinischen Universität Wien und Branchenpartnern einen Sicherheitsleitfaden für Business-Events erstellt. Der Maßnahmenkatalog umfasst allgemeine und spezifische Hygiene- und Veranstaltungsvorgaben und medizinische Eckpunkte für Erstellung eines COVID-19-Präventionskonzeptes.

Schutzschirm für Veranstalter: Österreich trägt nicht stornierbare Kosten

Die Planung und Durchführung von Veranstaltungen bringt in der Corona-Pandemie nicht nur aufwendige Hygiene- und Sicherheitsbestimmungen mit sich, sondern ein finanzielles Risiko. Um diesem Entgegenzuwirken wurde vom Tourismusausschuss der Bundesrepublik Österreich ein Schutzschirm in Höhe von 300 Mio. Euro für die Veranstaltungsbranche aufgespannt, der Veranstaltern Planungssicherheit geben will und im Fall der Absage einer Veranstaltung für nicht stornierbare Kosten aufkommt.

„Wir fokussieren uns auf die Customer Journey von Veranstaltungsplaner und -teilnehmern“, beschreibt Woronka die Herangehensweise. Die Customer Journey beginnt dabei am Flughafen Wien. Von der Flugsicherheitsbehörde EASA als COVID-Testflughafen ausgewählt, wird hier in Kooperation mit Austrian Airlines ein Pilotprojekt für Antigen-Schnelltests auf der Strecke Wien-Berlin durchführt. Die Reise setzt sich fort in Wiener Konferenzhotels, die COVID-19-Testservices für ihre Gäste anbieten, wie das Hotel Harmonie und Kongresshäusern wie dem Austria Center Vienna. Dort hat im September das europaweit erste COVID-19-Schnelltest-Pilotprojekt stattgefunden, die Einführungsveranstaltung von 2.000 Studierenden der Wirtschaftsuniversität Wien. „Das Austria Center Vienna veröffentlicht alle Erkenntnisse aus dem Pilotprojekt, damit diese im Sinne einer offenen Wissensdatenbank für zukünftige Veranstaltungen genutzt werden können“, informiert Woronka, der auf Best-Practice-Beispiele setzt. Ihm geht es nicht zuletzt um die Zusammenarbeit, die internationale Zusammenarbeit. „Wir zielen bei unserer Kommunikation in beide Richtungen ab: Während wir über die aktuelle Situation in Wien informieren, holen wir auch Rückmeldungen unseres internationalen Branchenpublikums ab und entwickeln so Verständnis für deren Situation.“

Best-Practice Wiener Tourismuskonferenz

Mit seiner Wiener Tourismuskonferenz zeigte WienTourismus Ende September im Kongresszentrum Hofburg Wien, wie das „neue Normal“ in bei Tagungen funktionieren kann: An der Hybrid-Veranstaltung, deren Präventionskonzept Beispielcharakter hat, nahmen 200 Gäste vor Ort teil und über 1.000 Gäste virtuell. Das Präventionskonzept im Überblick:

  • Zentraler Punkt des umfangreichen Präventionskonzepts war die Testung aller Gäste auf eine etwaige COVID-19-Infektion. Zum Einsatz kam ein COVID-19-Antigen-Schnelltest.
  • Dreimonatige Vorbereitung mit Expertise von Prof. Hans-Peter Hutter ein, stellvertretender Leiter der Abteilung für Umwelthygiene und Umweltmedizin an der Medizinischen Universität Wien
  • Innerhalb eines Zeitfensters von drei Stunden wurden alle 200 Gäste vor Ort durchgetestet. Die Antigen-Schnelltests haben sich in der Praxis als sehr effizient erwiesen.
  • Maximal 15 Minuten dauert es bis zum Testergebnis.
  • Weitere Maßnahmen wie Fiebermessen, zusätzliche Luftfilteranlage, Abstandhalten
  • Hybrides Event: Rund 1.000 virtuelle Gäste verfolgten Livestream, der Austausch im virtuellen Raum war mittels Avatar möglich.

Best-Practice-Video: Maßgeschneidertes Präventionskonzept für eine sichere Veranstaltung

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„Die erfolgreiche Abhaltung der Wiener Tourismuskonferenz 2020 in der Wiener Hofburg stellt ein wichtiges Signal für den Meeting-Standort Wien dar. Die Einhaltung strenger Sicherheitsmaßnahmen und der Einsatz innovativer Maßnahmen ermöglichen die Durchführung physischer Tagungen auch unter den aktuell schwierigen Rahmenbedingungen."

Christian Woronka, Leiter des Vienna Convention Bureau

Im Kalender Wiens stehen für 2021 zehn Kongresse mit mehreren Tausend Teilnehmern an, neun davon ab Juni 2021. „Die Tendenz der kommenden Monate wird stark von der weiteren epidemiologischen Entwicklung abhängen“, weiß Woronka. Diese beeinflusst nicht nur das Abhalten von Veranstaltungen vor Ort, sondern auch die internationalen Reisemöglichkeiten. Dass Reisen in den kommenden Monaten weiterhin Einschränkungen unterliegen werden, trifft Wien mit einem mehr als 80-prozentigen Anteil an internationalen Besuchern schwer. Dementsprechend stellen sich die Wiener auf einen harten Winter und ein schwieriges erstes Quartal 2021 ein. Woronka: „Wir brauchen dringend den Ersatz von Reisewarnungen durch ein einheitliches EU-weites Reiseregime.“ Ein Thema, das er auf der ibtm World in Barcelona mit seinen Kollegen aus Deutschland und Spanien nicht erörtern können wird.

Kerstin Wünsch

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