Budgets
Die Kosten fest im Blick
Die Pandemie ist nicht mehr die große Herausforderung für Eventprofessionals, es sind die hohen Preise für Energie und Lebensmittel. Bild: „Event managers shopping for energy and food, one-line drawing“, erstellt von DALL-E 2, ein Programm von OpenAI, das Bilder aus Textbeschreibungen aufgrund von maschinellem Lernen erstellen kann.
Die Pandemie ist nicht mehr die große Herausforderung für Eventprofessionals, es sind die gestiegenen Preise für Energie und Lebensmittel. Bild: „Event managers shopping for energy and food, one-line drawing“, erstellt von DALL·E, ein Computerprogramm von OpenAI, das Bilder aus Textbeschreibungen aufgrund von maschinellem Lernen erstellen kann.
Die Wirtschaft erholt sich von der Pandemie schneller als erwartet und Veranstaltungen in Präsenz stehen wieder hoch im Kurs. Doch Event-Planer müssen die Kosten im Auge halten, denn ihre Budgets werden nicht in dem Maße erhöht, wie die Preise für Energie und Lebensmittel steigen. Das heißt unterm Strich: Sie müssen im Voraus planen und kreativ werden.
Nach drei Jahren öffnet die BOE International 2023 wieder und fungiert wie vor der Pandemie als Barometer für das Geschäftsjahr: Die Fachmesse für Erlebnismarketing ist an beiden Tagen mit 9.000 Besuchern gut besucht, selbst wenn es 2.000 Besucher weniger sind als 2020. Die 380 Aussteller in den Hallen 4, 5, 6, 7 und 8 der Messe Dortmund sind gut beschäftigt, auch weil es vor drei Jahren noch 625 Aussteller waren. In Halle 4 stellt die Grand Hall Zollverein aus. „Wir sind zu siebt hier. Vier waren im Vorfeld skeptisch, drei unentschieden. Jetzt machen alle den Daumen hoch“, resümiert der geschäftsführende Gesellschafter Tom Koperek den Messeauftritt. „Die Corporate-Kunden waren da und die Gespräche von der Menge her wie 2020.“ Koperek reist mit konkreten Anfragen für 2023 und 2024 nach Essen.
So wie die Stimmung von Koperek und seinem Team hat sich die wirtschaftliche Aussicht 2023 zu Jahresbeginn aufgehellt. Ging die Bundesregierung im Oktober noch von einem Schrumpfen der Wirtschaft um 0,4 Prozent aus, geht sie nun für das Jahr 2023 von einem Anstieg des Bruttoinlandsprodukts um 0,2 Prozent aus. Damit scheint die Rezession vorerst abgewendet. Doch bleiben Unsicherheiten für die deutsche Wirtschaft: der Krieg in der Ukraine und die wirtschaftlichen Folgen, die schwache Entwicklung der Weltwirtschaft, die hohen Energie- und Verbraucherpreise sowie die Gasversorgung. Immerhin soll die Inflation auf 6 Prozent sinken. Zeitgleich hat der Internationale Währungsfonds (IWF) seine Prognose für das Wachstum des weltweiten Bruttoinlandsprodukts um 0,2 Prozent auf +2,9 Prozent angehoben, das ist ein Prozent weniger als der Durchschnitt der Jahre 2000 bis 2019.
Der Internationale Währungsfonds (IWF) hat seine Prognose für das Wirtschaftswachstum in 2023 auf +2,9 Prozent angehoben.
Für 2023 gehen die Fachleute im Bundesverband Industrie Kommunikation (bvik) bei der B2B-Marketing- und Kampagnenplanung von einem Drahtseilakt aus. Die weltpolitische Unsicherheit, gepaart mit Inflation, Lieferengpässen und Energiekrise, erfordere eine größtmögliche Flexibilität und gegebenenfalls Budgetkürzungen. Für 2023 rechnet Silke Lang, Director Marketing Mobile Hydraulics bei der Bosch Rexroth AG, mit stabilen oder geringfügig sinkenden Budgets für Marketing und Kommunikation. Lang, die im Vorstand des Bundesverbandes Industrie Kommunikation sitzt, sagt: „Die allgegenwärtigen Unsicherheiten führen ja auch allgemein zu sinkenden wirtschaftlichen Erträgen, die sich dann natürlich wieder in Budgetkürzungen abbilden. Es sind noch keine dramatischen Einbrüche und die Entwicklungen sind auch branchenabhängig, aber von steigenden Budgets würde ich nicht ausgehen.“ Ob das die Budgets für Events betrifft, kann sie nicht sagen.
Global Events Forecast
Trotz der schwachen Entwicklung der Weltwirtschaft erwarten die Verantwortlichen für Meetings und Events, dass die Zahl an Konferenzen in Präsenz und die Zahl der Teilnehmer dieses Jahr zunehmen werden. Das ergibt der 2023 Global Meetings & Events Forecast. American Express Meetings & Events hat dafür 580 Meetings und Event-Verantwortliche aus 23 Ländern befragt und Experten interviewt. 67 Prozent der Befragten schätzen, dass die Zahl der Events in Präsenz in ein bis zwei Jahren auf das Niveau von vor der Pandemie zurückkehrt. „Diese Prognose zeigt, dass die Wertschätzung für Meetings und Events steigt, und spiegelt die wichtige Rolle wider, die sie beim Aufbau der Unternehmenskultur und bei der Geschäftsentwicklung spielen“, sagt Gerardo Tejado, General Manager von American Express Meetings & Events. 65 Prozent der Befragten erwarten, dass die Gesamtausgaben für Meetings und Events 2023 steigen werden, 35 Prozent, dass sie gleich bleiben oder sinken. Einig sind sie sich, dass die Kosten pro Teilnehmer höher ausfallen werden.
Corona ist nicht mehr der treibende Faktor, bestätigt BCD M&E. Der Meetings-Management-Arm von BCD Travel beschreibt in seinem Report „What’s trending 2023“, dass die Herausforderungen viel mehr die steigenden Beschaffungs- und Reisekosten sind, die Inflation, Probleme in der Lieferkette, Personal, erhöhte Anforderungen an Meetings und Zahlungsprobleme. Das zwingt Veranstaltungsplaner, die Kosten im Auge zu behalten. Sie müssen kreativ sein, um Meetings und Veranstaltungen erfolgreich durchzuführen. „Angesichts der dunklen Wolken am Horizont durch den Ukraine-Krieg, der historisch hohen Inflation und der Energiekrise sind die Aussichten für 2023 insgesamt nicht gerade günstig“, meint Mikael Ek. Trotzdem beobachtet der BCD Managing Director für Europe, Mittleren Osten und Afrika eine Erholung der Veranstaltungswirtschaft und eine enorme Nachfrage nach persönlichen Treffen, vor allem bei kleinen bis mittelgroßen Gruppen.
Die Kosten
Der Nachholbedarf und die große Nachfrage an Meetings entlasten die Budgets der Planer nicht. Im Gegenteil, beliebte Veranstaltungsorte sind nur begrenzt verfügbar, und die Revenue-Management-Teams gehen viel strategischer und selektiver vor, um ihre Einnahmen zu maximieren. Mit Blick auf 2023 bedeutet eine kosteneffiziente Planung, dass Venues weit im Voraus gebucht werden müssen. Einkäufer, die meinen, die Preise herunterhandeln zu können, weil die Hoteliers nach der Pandemie dankbar für jede Buchung sein müssten, täuschen sich.
Die Stimmung im Gastgewerbe verbessert sich laut der Umfrage des Deutschen Hotel- und Gaststättenverbandes (Dehoga Bundesverband) zur Situation im Februar. Die befragten 1.800 Betriebe setzen zwar im Januar 6,6 Prozent weniger um als im Januar 2019, aber im Vergleich zu 2022 18,9 Prozent mehr. „Die Zuversicht in unserer Branche wächst weiter“, informiert Dehoga-Präsident Guido Zöllick. Zu den größten Herausforderungen zählen für 83 Prozent der Betriebe die gestiegenen Preise für Energie und für 73 Prozent bei Lebensmitteln. Die Hoteliers berichten von einem Anstieg der Energiekosten im Januar 2023 gegenüber Januar 2022 um 76 Prozent, der Lebensmittel um 29 Prozent, für Getränke 21 Prozent über dem Vorjahresniveau und Personalkosten um durchschnittlich 20,6 Prozent.
Diese erhöhten Kosten kommen als Preiserhöhungen bei den Veranstaltungsplanern an. Das bestätigt die Umfrage des Verbands der Veranstaltungsorganisatoren (VDVO) bei seinen Mitgliedern zu den größten Herausforderungen: Oben stehen mit 44 Prozent die gestiegenen Energiekosten. Diese machen sich bei 77 Prozent der Befragten in höheren Kosten für Locations bemerkbar und bei 67 Prozent in den Bewirtungskosten. Dennoch sind die Veranstaltungsplaner zuversichtlich für 2023: 59 Prozent erwarten mehr Veranstaltungen als in 2022.
Die Budgets
„Unser Eindruck ist, dass die Budgets in unserem Kundensegment – Konzerne und internationale Verbände – sicherlich so wie in den Vorjahren ausfallen“, beobachtet Jürg Isler. Für gewisse Formate wie hybride oder virtuelle Events merkt der Geschäftsführer der Scenotech GmbH, dass die Unternehmen vermehrt ihre Budgets den realen Bedingungen angepasst haben. „Sie fallen nun höher aus, als es vor der Pandemie der Fall war.“ Die ersten Budgets seien damals zu tief angesetzt worden, was Isler dem fehlenden Wissen über die Infrastruktur zuschreibt. Er hat den Eindruck, dass die Unternehmen noch immer mehr Events umsetzen als vor der Pandemie, was am Nachholeffekt liegen könne, und daran, dass die Budgets anders verteilt würden – statt auf die eine große Veranstaltung auf mehrere kleinere. Der Event-Architekt macht einen Trend aus: weg von teuren Custom-made-Lösungen, hin zu Standardlösungen, um die Erzeugerpreis-Inflation einzudämmen.
Das bekommt Spomenka Kolar-Zovko zu spüren. Für ihre Akademie escolar beginnt das Jahr 2023 mit einigen Absagen von Messetrainings. Kolar-Zovko ist fast drei Jahrzehnte im Messegeschäft und seit 1999 Messetrainerin. Sie weiß: „Bei den Menschen und Unternehmen führen Inflation und Rezession zu Reaktionen und Maßnahmen wie Sparen.“ Ihre Kunden und Teilnehmer berichten ihr, dass aufseiten der Aussteller Messebudgets gekürzt oder eingefroren werden. Was bei steigenden Messekosten zur Veränderung in der Teilnahme führt. „Da das langfristige Planen für den Aussteller schwierig geworden ist, führen die kurzfristigen Planungen oder Entscheidungen, an einer Messe teilzunehmen, noch zu weiteren Kosten“, weiß sie, weil der Frühbucherrabatt entfällt oder Rahmenverträge mit Dienstleistern nicht zum Tragen kommen. „Die Folgen daraus“, so Spomenka Kolar-Zovko: „Die Aussteller lassen eine Messebeteiligung etwa von einer kleineren Messe ausfallen oder verkleinern die gemieteten Flächen.“
Foto: escolar
„Aktuell ist der Rotstift angesagt – und in Deutschland mehr als vielleicht in anderen Ländern, insbesondere in den USA und China.“
Spomenka Kolar-Zovko, Inhaberin Akademie escolar
Das hat Folgen für die Messeveranstalter wie die Messe Frankfurt, die im Februar ihre internationalen Konsumgüterleitmessen Ambiente, Christmasworld und Creativeworld zusammengelegt hat. Kolar-Zovko: „Da die Veranstalter es verpasst haben, den Ausstellern funktionierende hybride Messen anzubieten, haben diese sich selbst beholfen.“ Sie beobachtet viele neue Webinare, Firmenevents und hybride Formate und rechnet damit, dass diese Budgets nicht mehr in die Messebudgets fließen. „Wir haben die Kürzungen der Ausgaben und Budgets, also das Senken der Messebudgets, noch nicht erreicht“, befindet die Inhaberin und fügt hinzu: Sie sei keine Untergansprophetin, habe die Krisen in 2002, 2010 und Corona überstanden und stehe hinter der Messebranche. „Allerdings ist aktuell der Rotstift angesagt – und in Deutschland mehr als vielleicht in anderen Ländern, insbesondere in den USA und China“, kritisiert Spomenka Kolar-Zovko. „Das sollte uns ernsthaft nachdenken lassen, welche Kosten wirklich gekürzt werden sollen und was lebensnotwendig ist.“
Das dominierende Thema der Veranstalter ist immer noch, nach der Pandemie wieder Fuß zu fassen und ihre Veranstaltungen in Richtung der Vor-Corona-Bedeutungen zu führen, berichtet Dr. Ralf G. Kleinhenz. Im Kalender des Geschäftsbereichsleiters Guest Events der Messe Berlin stehen nur Veranstaltungen in Präsenz, selbst wenn Kongresse weiterhin digitale Bestandteile haben. Digitale Veranstaltungen hat Kleinhenz derzeit keine mehr. Wie seine Kollegen der Seven Centers of Germany in Hamburg, Frankfurt, Köln, Frankfurt, Stuttgart und München spürt er das Bemühen der Veranstalter, ihre Events nachhaltiger zu gestalten, und gleichzeitig den allgemein zugenommenen Kostendruck. Das bedeutet für Veranstalter und Venues einen Spagat. Zu den Budgets kann er keine Aussage machen. „Allerdings bleibt der Umstand, dass (fast) alles zum Teil deutlich teurer geworden ist. Hier eine für alle Beteiligten praktikable Lösung zu finden, ist die derzeit größte Herausforderung.“
„(Fast) alles ist zum Teil deutlich teurer geworden. Hier eine für alle Beteiligten praktikable Lösung zu finden, ist die derzeit größte Herausforderung.“
Dr. Ralf G. Kleinhenz, Geschäftsbereichsleiter Guest Events der Messe Berlin
Foto: Messe Berlin
Technologie nutzen
Um Kosten einzusparen, helfen für Artur Braun neue Technologien, genauer: digitale und hybride Formate. Verantwortlich für Sales & Webcast-Projekte bei der InterMedia Solutions GmbH, erinnert er sich an eine internationale dreitägige Medizin-Konferenz 2022, zu der 500 Teilnehmer angereist sind und sich 2.000 Personen zugeschaltet haben. Das hybride Format hat Kosten eingespart, einen Gewinn gemacht und die Reichweite erhöht. Braun sieht den Veranstaltungsmarkt in einer Post-Corona-Phase, gekennzeichnet durch den Drang, sich nach den Einschränkungen wieder persönlich treffen zu können. „Trotz Ukraine-Krieg und wirtschaftlicher Unsicherheit sehen wir momentan einen Peak an Live-Veranstaltungen und gehen davon aus, dass sich im Sommer, spätestens im Herbst, der Drang nach Live-Events messbar abschwächt“, erklärt Braun und ergänzt: „Wir erwarten nach der Phase der Post-Corona-Sehnsucht eine Phase der Besinnung und Reflexion in Bezug auf die Bedürfnisse, Kosten und des Aufwandes einer Veranstaltung.“ Die Nachfrage nach hybriden oder digitalen Lösungen werde sich ab Frühjahr 2024 auf ein gesundes Maß einpegeln – sofern sich der Ukraine-Krieg und die wirtschaftliche Situation nicht zuspitzt bzw. verschlechtert.
Crises, recession and cuts in marketing and event budgets: How can event planners do more with less? We asked ChatGPT
There are several strategies that event planners can use to do more with less during times of crisis, recession, or budget cuts:
- Be strategic about the events you plan: Identify the events that will have the greatest impact and focus your resources on those.
- Leverage technology: Use virtual and hybrid events to reach a wider audience without the costs associated with in-person events.
- Partner with other organizations: Consider partnering with other organizations to co-host events and share costs.
- Cut unnecessary expenses: Carefully review your budget and identify areas where you can cut costs, such as reducing the number of attendees or opting for less expensive venues.
- Seek sponsorships: Look for sponsorships or partnerships that can help offset the costs of your events.
- Be creative: Think outside the box and come up with new, cost-effective ways to engage your audience and achieve your goals.
By being strategic and creative, you can continue to plan successful events even when budgets are tight.
Crises, recession and cuts in marketing and event budgets: How can event planners do more with less? We asked ChatGPT
There are several strategies that event planners can use to do more with less during times of crisis, recession, or budget cuts:
- Be strategic about the events you plan: Identify the events that will have the greatest impact and focus your resources on those.
- Leverage technology: Use virtual and hybrid events to reach a wider audience without the costs associated with in-person events.
- Partner with other organizations: Consider partnering with other organizations to co-host events and share costs.
- Cut unnecessary expenses: Carefully review your budget and identify areas where you can cut costs, such as reducing the number of attendees or opting for less expensive venues.
- Seek sponsorships: Look for sponsorships or partnerships that can help offset the costs of your events.
- Be creative: Think outside the box and come up with new, cost-effective ways to engage your audience and achieve your goals.
By being strategic and creative, you can continue to plan successful events even when budgets are tight.
Als Nachklapp zum Report 2023 Global Meetings & Events Forecasts hat sich Julie Flynn von American Express Meetings & Events mit der Frage beschäftigt, wie kleine und mittlere Unternehmen mit den steigenden Kosten umgehen können. Die Senior-Managerin Business Development, Meetings & Events weiß, dass der Veranstaltungsort einen großen Einfluss auf das Budget hat. Sie rät Planern, sich mehrere Veranstaltungsorte anzusehen und flexibel zu bleiben. Das stärke die Verhandlungsposition und senke folglich die Kosten. Dazu sei es wichtig, im Voraus zu planen. „Wenn man im Voraus plant, hat man mehr Möglichkeiten und kann sich verschiedene Anbieter und Orte ansehen“, sagt Julie Flynn. Der optimale Zeitpunkt liege zwischen neun und 12 Monaten vor einer Veranstaltung, je nach deren Größe. Organisationen, die hier zögerten, könne das teuer zu stehen kommen. Zumal einige Anbieter damit begonnen hätten, Zuschläge für Last-Minute-Veranstaltungen zu erheben.
Die Nutzung der Dienstleistungen und Lösungen eines Anbieters von Tagungs- und Veranstaltungsmanagement könne außerdem zu Einsparungen führen. Im Rahmen ihres kostenlosen Services „Meetings Expert“ hilft American Express Meetings & Events, Hotelverträge auszuhandeln; einschließlich der Gästezimmer, Konferenzräume sowie Speisen und Getränken für Veranstaltungen mit mehr als zehn Gästezimmern. Aus der Analyse interner Daten weiß Flynn, dass ihre Kunden mit diesem Service bis zu 18 Prozent bei ihren Meetings sparen. „Im Rahmen unseres Travel-for-Meetings-Programms, das Gruppenflugreisen für Teilnehmer organisiert, können wir die von American Express Global Business Travel ausgehandelten Tarife an unsere Kunden weitergeben“, erläutert Flynn. „Wir haben festgestellt, dass Unternehmen zwischen 15 und 20 Prozent bei Flugreisen einsparen können, wenn sie unsere bewährten Verfahren befolgen.“
Bei all dem rät sie zu einem konsolidierten Reise- und Tagungsprogramm. Vorteile wie verbesserte Berichterstattung, Vertragsabschlüsse, Zeit- und Ressourceneffizienz, Einsparungen und Transparenz bei den Ausgaben wirkten sich positiv auf das Endergebnis aus. „Die Transparenz, die wir erhalten, wenn wir alles unter einem Dach haben, kann zu kundenweiten Einsparungen und Konsistenz führen“, verdeutlicht Julie Flynn. Sie hat Kunden erlebt, die derart 20 bis 30 Prozent ihrer Ausgaben einsparten. Flynn fasst zusammen: „Im Grunde genommen sind wir für Verhandlungen umso besser gerüstet, je ganzheitlicher wir das Volumen betrachten können, das ein Unternehmen in der Branche ausgibt.“