Agiles Projektmanagement

So meistern Sie Events mit kurzen Vorlaufzeiten

Für Projekte wie die Creator Space Roadshow von BASF nutzt Vok Dams agiles Eventmanagement. Foto: Vok Dams

Wer Events mit immer kürzeren Vorlaufzeiten meistern will, braucht neue Arbeitsweisen. Eine Möglichkeit ist das agile Eventmanagement, abgeleitet aus dem agilen Projektmanagement aus dem IT-Bereich. Was sich dahinter verbirgt, welche Methoden Sie nutzen können und welches Mindset Sie dafür benötigen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Wir leben und arbeiten in unsicheren Zeiten. Als Eventplaner wissen Sie spätestens seit Beginn der Corona-Pandemie, wovon ich spreche. Während Sie zu Beginn der Pandemie Ihre Veranstaltungen von heut auf morgen ins Internet bringen mussten, ist heute immer noch nicht klar, auf welche Bedingungen Sie sich bei Ihrer Eventplanung verlassen können. Kann das geplante Präsenzevent in diesem Jahr stattfinden? Wird es eine hybride oder eine rein digitale Variante geben müssen? Eventmanagement ist deutlich komplexer und unser Umfeld viel volatiler geworden. Mit unseren klassischen Methoden wie Projektplänen, Wasserfall-Methoden oder der Meilenstein-Trendanalyse kommen wir schnell an die Grenze des Machbaren. Doch wie können wir die immer kürzer werdenden Vorlaufzeiten von Veranstaltungen überhaupt noch meistern? Eine Antwort: Mit agilem Projektmanagement.

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Das ist agiles Projektmanagement

Unter dem Begriff agiles Projektmanagement versteht man verschiedene Projektmanagement-Methoden wie Scrum, Kanban, Design Thinking oder Timeboxing, die einem iterativen Ansatz folgen. Bei diesem werden in kurzen Abständen Teil-Ergebnisse geliefert und schnell Feedback von Stakeholdern eingeholt. Dank dieser überschaubaren Projektabschnitte kann ein agiles Team schnell auf neue Anforderungen reagieren. Das zeichnet agile Projekte und Teams aus:

  • Sie fokussieren sich an Kundenwünschen und an der Erzielung von Ergebnissen.
  • In kurzen Zyklen werden Projekte iterativ umgesetzt.
  • Sie zeichnen sich durch regelmäßiges Feedback und Kommunikation aus.
  • Das Team kann schnell und proaktiv auf Änderungen reagieren.
  • Agile Teams arbeiten selbstorganisiert.

Agiles Projektmanagement meint eine bestimmte Art des Denkens und des Handelns. Diese basieren auf den Werten und Prinzipien des agilen Manifests.

Foto: Trello

Tools für agile Teams: Trello

Trello ist ein auf Kanban basierender Onlinedienst zur Verwaltung und Organisation von Aufgaben.

www.trello.com

Das agile Manifest

Das agile Manifest bildet die Grundlage für agiles Projektmanagement und stützt sich dabei im Kern auf diese vier Denkweisen:

  • Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge.
  • Eine funktionierende Software beziehungsweise ein funktionierendes Produkt ist wichtiger als eine umfassende Dokumentation.
  • Die Zusammenarbeit mit dem Kunden steht im Mittelpunkt – statt der Vertragsverhandlungen mit jenem.
  • Veränderung und das Reagieren darauf, ist wichtiger als das Befolgen eines starren Plans.

Innerhalb dieser Grundprinzipien gibt es verschiedene Methoden des agilen Arbeitens. Vier Methoden möchte ich in diesem Beitrag vorstellen.

Foto: Vok Dams

„Agiles Event Management führt zu mehr Effizienz, mehr Innovationen und mehr Spaß!“

Colja Dams, CEO der Agenturgruppe Vok Dams, über agiles Projektmanagement Warum eignet sich agiles Projektmanagement auch für das Eventmanagement? Spätestens nach dem Digitalisierungs-Schwung der letzten Jahre gibt es zu agilem Projektmanagement im Event-Bereich keine Alternative mehr. Denn agiles Event Management führt zu mehr Effizienz, mehr Innovationen und mehr Spaß! Die Methoden des agilen Event Managements ermöglichen es, schnell und effektiv auf Veränderungen zu reagieren, die Zusammenarbeit mit und Einbindung der Kunden zu intensivieren und Potentiale besser und effektiver zu heben. So werden Wow-Projekte geschaffen, die begeistern und nachhaltig wirken. Nutzen Sie agiles Projektmanagement Ihre eigenen Events? Aber klar – bei uns intern hieß es bis vor zehn Jahren noch dezentrale Kontextsteuerung – aber heute ist Agile Event Management nicht mehr wegzudenken. Interessant ist auch, dass es mittlerweile unsere Kunden von uns einfordern. Welche Dos & Don’ts geben Sie anderen mit auf den Weg? Entwickeln Sie zunächst das agile Mindset, und begeben Sie sich erst dann auf die Suche nach geeigneten Tools. Holen Sie sich auf jedem Fall fachkundige Unterstützung bei der Einführung des agilen Projektmanagements ins Haus. Bei Vok Dams haben wir mit vielen Trainern und agile Coaches zusammengearbeitet. Dabei können hier unsere Kollegen von Mr Wolf Consulting empfehlen, wenn es um Marketing-Beratung für das agile Zeitalter geht.

Colja Dams, Agiles Event Management Vom „Wow“ zum „How“ im erfolgreichen Event Management

Vier Methoden des agilen Arbeitens

1. Scrum

– in Sprints zum Event

Eine der bekanntesten Methoden des agilen Projektmanagements ist die Scrum-Methode. Dank der hohen Selbständigkeit der einzelnen Teams zeichnet sich diese Methode vor allem durch ihre Effizienz aus. In sogenannten Sprints arbeiten die Teams an der Umsetzung der einzelnen Aufgaben. Diese folgen einer festen Struktur in immer gleich langen Sprints, die maximal vier Wochen dauern. Wer verstehen will, wie ein Sprint abläuft, sollte zunächst die Rollen in einem Scrum-Team kennen.

Die Rollen in einem Scrum-Team

Der Product Owner: Der Product Owner behält das Projekt im Blick. Er sammelt die Aufgaben und priorisiert sie für das Team. Außerdem ist er die Schnittstelle zum Kunden oder zu Vorgesetzten und gibt Fragen des Teams aber auch die Wünsche der Stakeholder gebündelt weiter. So kann das Team sich auf die Aufgaben konzentrieren, statt permanent auf einzelne Kundenfragen und -wünsche reagieren zu müssen. Der Scrum Master: Ein Scrum Master kennt sich mit der agilen Methode Scrum aus und unterstützt das Team bei der Kommunikation untereinander. Außerdem ist er bei der Bewältigung von möglichen Konflikten gefragt und hält durch eine gute Kommunikation das Stress-Level für das Team niedrig. Das (Entwickler-) Team: Das Team erhält vom Product Owner die bereits priorisierten Aufgaben, während sich die Mitglieder des Teams selbstständig ihre Aufgaben auswählen.

Screenshot: Zenkit

Zenkit

Hosted und Made in Germany enthält die Software für Ihre Aufgabenverwaltung sowohl Kanban-Boards als auch klassische Checklisten, Kalenderansichten und Gantt-Diagramme.

www.zenkit.com

So läuft ein Sprint ab

Planning: Zu Beginn eines Sprints legen die Beteiligten fest, was in diesem Abschnitt erreicht werden soll. Daily: Während eines Sprints finden täglich kurze, maximal 15 Minuten dauernde, Abstimmungen über die anstehenden Aufgaben statt. Review: Jedes Team präsentiert am Ende eines Sprints seine (Teil-)Ergebnisse. Retrospektive: Gemeinsam schauen die Beteiligten auf den soeben beendeten Abschnitt und bewerten ihn kritisch. Was lief gut? Was hätte besser sein können? Refinement: In dieser Runde sprechen der Product Owner und sein Team über anstehende Aufgaben und Anforderungen. So bleibt das Team immer up-to-date und kann sich auch auf künftige Aufgaben einstellen. Von Sprint zu Sprint arbeiten sich die Beteiligten von der ersten Eventidee bis zur finalen Veranstaltung vor.

2. Kanban

– mit Karten die Aufgaben managen

Kanban, ursprünglich entwickelt für den Materialfluss in Produktionsunternehmen, ist heute eine weitere bekannte und beliebte Methode im Projektmanagement. Diese zeichnet sich dadurch aus, dass Sie die Zusammenarbeit im Team besonders effizient umsetzen können. Dabei tragen und verwalten Sie alle Aufgaben Ihres Events auf einem Kanban Board. Sie vergeben also Karten für das Eventkonzept, das Marketing, die Registrierung, die analoge oder digitale Location, das Catering, die Technik und so weiter. Jede Aufgabe findet sich auf einer Karte des Kanban Boards wieder. So behält Ihr Team den Überblick und sieht zugleich Fortschritte bei allen Aufgaben. In modernen Kanban Boards können Sie die einzelnen Aufgaben clustern und farblich so markieren, dass Sie sehr differenzierte Aufgaben vergeben können. So können Sie beispielsweise die Recherche nach, die Anfragen an, die Verhandlungen mit und die Buchungen einer Location in Einzelaufgaben unterteilen und dennoch den Überblick behalten.

Screenshot: Monday

Tools für agile Teams: Monday

Ein digitales Projektmanagement-Tool mit zahlreichen Templates inklusive Kanban-Boards und verschiedenen Ansichten für die Sprints.

www.monday.com

Die zentralen Elemente der Kanban-Methode

Das Kanban-Board: Auf dem Kanban-Board sehen alle Teammitglieder die Teilaufgaben des Projektes. Je nach Bearbeitungsstatus werden die Aufgaben in unterschiedliche Kategorien des Boards verschoben. So kann jeder den Fortschritt des gesamten Events sowie der einzelnen Aufgaben einsehen. Die Kanban-Kärtchen: Hier befinden sich alle zu erledigenden Aufgaben, von denen sich jedes Teammitglied selbst eine Aufgabe ziehen und erledigen kann. Solch ein Kanban Board können Sie auch als Ergänzung zur Scrum-Methode nutzen.

3. Timeboxing

– effizient Eventprojekte strukturieren

Wollen Sie Projekte und die dafür benötigte Arbeitszeit effizient strukturieren, eignet sich die Timeboxing Methode. Dabei ist eine Timebox ist eine Aufgabe mit festgelegter Dauer. Daher eignet sich diese Methode vor allem dann, wenn Sie Deadlines einhalten müssen. So funktioniert Timeboxing:

  1. Listen Sie alle Aufgaben auf. Dies sind die Teilaufgaben im Rahmen Ihres Eventprojektes.
  2. Priorisieren Sie die einzelnen Aufgaben. Sie können diese beispielsweise in wichtig, mittel oder weniger wichtig unterteilen. Zahlreiche Projektmanagement-Tools bieten genau dafür schon die entsprechenden Tags oder Markierungen.
  3. Schätzen Sie den zeitlichen Aufwand für jede einzelne Aufgabe ein. Die Kunst hierbei liegt darin, den Aufwand realistisch einzuschätzen als auch Puffer einzuplanen.
  4. Die Timebox endet nach der festgelegten Dauer. Ist die Aufgabe bis dahin nicht erledigt, kann die Box in den nächsten freien Abschnitt geschoben werden.

Der Vorteil der Methode liegt darin, dass Ihnen keine Aufgabe entgeht, denn jede Aufgabe wird nach deren Bearbeitung als erledigt markiert. Darüber hinaus können Sie damit, wenn Sie es gut strukturieren und ein für Sie passendes Tool wählen, mit einem Blick alle Deadlines erkennen. So behalten Sie stets einen Überblick über das Event-Projekt.

Screenshot: Meistertask

Tools für agile Teams: Meistertask

Meistertask ist ein intuitives Online-Aufgabenmanagement im Kanban-Stil inklusive Gantt-Diagramme, Tags, Dashboards, Fälligkeitstermine, Zeiterfassung und vieles mehr.

www.meistertask.com

4. Design Thinking

– kreativ neue Ansätze für Events finden

Design Thinking ist eine Methode zur innovativen Produktentwicklung in kleinen, interdisziplinären Teams. Diese Methode zeichnet sich sowohl durch den Grundsatz größtmöglicher Unvoreingenommenheit als auch durch die Fokussierung auf den Bedarf des Kundens beziehungsweise der Teilnehmer aus. Ein Design-Thinking-Prozess durchläuft sechs Schritte:

Verstehen: Der Auftraggeber erläutert dem Team die Aufgabe oder das Team definiert diese selbst – je nach Ausgangslage.

Beobachten: Das Team beobachtet und dokumentiert möglichst unvoreingenommen den Kunden, hier den Event-Teilnehmer, im Kontext der Aufgabe, sprich dem Event.

Sichtweise definieren: Das Team trägt die Erkenntnisse und Ergebnisse zusammen und hält diese schriftlich oder bildlich fest.

Ideen finden: Auf Basis der Beobachtungen und aus der gemeinsamen Sichtweise sammelt das Team Ideen für die Lösung. Hierbei kann ein Brainstorming helfen. Außerdem entscheidet das Team, welche Idee als Prototyp realisiert werden soll.

Prototypen entwickeln: Nun entwickelt das Team einen Prototyp. Wie könnte das Event aussehen?

Testen: Testkunden oder Vorgesetzte und nicht involvierte Kollegen prüfen den Prototypen und geben dem Design-Thinking-Team Feedback. Wie kommt die (Event-)Idee an? Wo gibt es noch Unklarheiten? Je nach Feedback kehrt das Team zu vorherigen Schritten des Design-Thinking-Prozesses zurück. Die Design-Thinking-Methode lässt sich mit weiteren agilen Methoden kombinieren, beispielsweise mit der Kanban-Methode.

Foto: Timm Mossholder - Unsplash

IHK-Zertifikatslehrgang Agiles Projektmanagement (IHK) – Live-Online

Der Lehrgang bereitet Sie auf die Arbeit in agilen Projekten vor. Sie lernen, was agiles vom klassischen Projektmanagement unterscheidet, kennen hybride Formen und deren Einsatzbereiche. Das Webinar richtet sich sowohl an Einsteiger als auch an Teilnehmer mit ersten Erfahrungen im agilen Projektmanagement.

Die richtige Methode auswählen

Welche Methode sich in Ihrem Team besonders eignet, hängt unter anderem davon ab wie Ihre Teammitglieder oder Sie selbst ticken. Womit können Sie besonders gut arbeiten und was empfinden Sie eher als unübersichtlich oder einengend? Wer gern strukturiert arbeitet und dabei stets alle Aufgaben im Blick behält, für den kann Timeboxing die richtige Methode sein. Hingegen können Teams, in denen alle selbständig und motiviert arbeiten, mit der Kanban-Methode gut zurechtkommen. Möglicherweise kombinieren Sie auch Aspekte der vorgestellten Methoden. So könnten Sie mit einem Design-Thinking-Prozess Ihre Events und deren Konzepte noch einmal auf Herz und Nieren prüfen und sich dabei auf Ihre Zielgruppe fokussieren. Anschließend arbeiten Sie die Aufgaben mit Ihrem bewährten Projektplan ab, strukturieren jedoch die Aufgaben nach der Kanban-Methode auf Kärtchen in einem digitalen Tool, auf das alle Zugriff haben. Bedenken Sie auch die Größe Ihres Teams und die Praktikabilität der verschiedenen Methoden in diesem Kontext. Arbeiten Sie allein oder zu zweit, mag ein Kanban-Board etwas zu viel des Guten sein. Auch die Scrum-Methode ist dann schon allein aufgrund der unterschiedlichen Rollen im Team weniger geeignet. Ist Ihr Team größer, profitieren alle davon, wenn sie die Einzelaufgaben sowie den Fortschritt des Gesamtprojektes wie bei der Kanban-Methode einsehen können. Entscheiden Sie sich für die agile Methode beziehungsweise zum Mix der Methoden, der zu Ihnen und Ihrem Team passt.

Screenshot: Kanboard

Tools für agile Teams: Kanboard

Kanboard ist eine freie Open Source Software für agiles Projektmanagement nach der Kanban-Methode.

www.kanboard.org

Die Struktur eines agilen Teams

Ein agiles Team ist autonom, selbstorganisiert, interdisziplinär und klein.

Autonom: Dies meint, dass sie weitgehend unabhängig von anderen Teams sind und sie verantworten das Projekt vom Anfang bis zum Ende.

Selbstorganisiert: Die besten Lösungen kommen von Menschen, die unmittelbar davon betroffen sind. Damit sie selbstorganisiert sein können, müssen sie über ausreichende Befugnisse für eigenständiges Handeln verfügen. Da Hierarchien schnellen und ganzheitlichen Lösungen oft im Wege stehen, gibt es innerhalb des Teams keine Hierarchie.

Interdisziplinär: Das Team muss alle Kompetenzen mitbringen, die es für die Bewältigung der Aufgaben braucht. Da diese oftmals zu Beginn eines Projektes nicht alle vorhanden sind, müssen sich die Mitglieder eines agilen Teams stetig weiterentwickeln.

Klein: Die effektivste Teamgröße liegt bei circa fünf bis neun Mitgliedern. Darüber hinaus braucht Ihr Team ein agiles Mindset.

Das agile Mindset

Ein agiles Mindset beschreibt die innere Haltung eines Menschen, die ihm ermöglicht Ungewissheit zuzulassen, mit Veränderungen konstruktiv umzugehen und zu akzeptieren, dass diese permanent stattfinden. Ein agiles Mindset basiert auf Werten wie Offenheit, Wertschätzung, Flexibilität und Vertrauen. Prüfen Sie einmal das Mindset Ihres Unternehmens oder Teams:

  • Sind Sie, die Führungskräfte sowie die Mitarbeiter offen und flexibel? Oder arbeiten Sie strikt nach Plan?
  • Ist Ihr Unternehmen geprägt durch flache Hierarchien oder mehrstufige Organigramme?
  • Was passiert bei Fehlern? Lernen Sie daraus oder muss der ein Mitarbeiter mit Strafen rechnen?
  • Basiert Ihre Zusammenarbeit auf Vertrauen oder Kontrolle?
  • Können Mitarbeiter zahlreiche und umfangreiche Entscheidungen selbst treffen oder müssen sie sich häufig abstimmen?

Fazit

Das agile Eventmanagement ist eine Möglichkeit, mit der Sie als Eventplaner in Zeiten mit immer kürzerem Planungsvorlauf für Veranstaltungen, Ihr Projektmanagement flexibler und zugleich ergebnisorientiert aufstellen. Dafür brauchen Sie neben einem neuen Mix an Projektmanagement-Methoden, wie Scrum, Kanban, Timeboxing oder Design-Thinking, eine neue Einstellung zu Ihrem Eventmanagement: Ein agiles Mindset. Erst dann können und sollten Sie und Ihr Team sich auf die Suche nach geeigneten Tools und deren Implementierung begeben.

Katrin Taepke

Foto: Katrin Taepke

Katrin Taepke

Katrin Taepke ist Veranstaltungsprofi und Bloggerin und betreibt den Blog MICEstens digital. Auslöser war ihre Suche nach einem passenden Tool für das Teilnehmermanagement. Taepke sieht sich viele Lösungen an, spricht mit vielen Anbietern, lernt viel – und investiert viel Zeit. Sie unterstützt andere Eventplaner, entweder im direkten Austausch oder über Blogbeiträge auf anderen Webseiten, und launcht 2018 ihre eigene Seite www.micestens-digital.de. Dort schreibt sie über Tools für Teilnehmermanagement, für digitalisierte Prozesse rund ums Eventmanagement, für interaktive Eventformate oder virtuelle Events.

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