Wie kompensiere ich den CO2-Footprint? Wie grün sind Online-Events wirklich? Darum ging es beim Ideenfrühstück im Streaming Studio der AXICA mit Clemens Arnold der CSR-Agentur 2bdifferent. Vorab führte Moderator Bernhard Wolff ein Gespräch mit Dr. Eckart von Hirschhausen u.a. über sein neues Buch „Mensch, Erde! Wir könnten es so schön haben“. Hier geht es zur Aufzeichnung Foto: Screenshot

Eine Anleitung

Nachhaltiges Eventmanagement – nur wie?

Das neue Klimaschutzgesetz legt fest, dass die Treibhausgasemissionen bis 2030 um 55 Prozent gegenüber 1990 zu mindern und konkrete Emissionsreduktionsziele festzulegen sind. Das gilt auch für die Veranstaltungswirtschaft, die spätestens jetzt gefragt ist, ein nachhaltiges Eventmanagement vorzulegen.

Das Bundesverfassungsgericht hat festgestellt: Menschen haben ein Grundrecht auf Zukunft. Denn nachhaltiges Handeln bewahrt die natürliche Umwelt, schont Ressourcen und schafft dauerhaft tragfähige Grundlagen für Erwerb und Wohlstand. Das neue Klimaschutzgesetz verpflichtet Unternehmen, ihre Treibhausgasemissionen bis zum Jahr 2030 um 55 Prozent gegenüber 1990 zu mindern und damit die Emissionsreduktionsziele konkret festzulegen. Dies gilt auch für die Veranstaltungswirtschaft als eine Branche, die bisher für einen großen Ressourcenverbrauch stand. Verstärkt durch die Pandemie, erlebt die Live-Kommunikations-Branche Veränderungen auf allen Ebenen und die Coronakrise als einen Katalysator für die Ausrichtung auf eine nachhaltige Zukunft. Märkte und Geschäftsmodelle verändern sich und das betrifft ressourcenintensive Corporate-Events, Sport-, Messe- und Kongressaktivitäten der Unternehmen. Diese sehen Nachhaltigkeit inzwischen als Querschnittsaufgabe an und haben die letzten Monate genutzt, um ihre unternehmerische Nachhaltigkeitsstrategie auch bei der Planung und Umsetzung von Events zu etablieren. Dadurch sind Messebauunternehmen, Event- und Kongressagenturen, Kongresscenter, Messegesellschaften und Cateringbetriebe zunehmend mit den Anforderungen der Nachhaltigkeit durch Politik, Gesellschaft und Auftraggeber konfrontiert. Die Frage lautet nicht mehr: „Wie viele Aufträge bekomme ich durch Nachhaltigkeit mehr?“, sondern: „Wie lange bin ich noch im Wettbewerb?“

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Was ist nachhaltiges Eventmanagement?

Ein nachhaltiges Eventmanagement erfordert eine umweltgerechte und soziokulturelle sowie wirtschaftlich verträgliche Gestaltung von Veranstaltungen. Die Kriterien für eine nachhaltige Veranstaltung sind einfach zu finden. Diese in der Praxis nachhaltig zu gestalten, ist jedoch oft eine Herausforderung, denn jeder Anlass erfordert eine eigene Herangehensweise mit anderen Zielen und Prioritäten in puncto Nachhaltigkeit. Deshalb gilt es, im Rahmen einer Nachhaltigkeitsbetrachtung die Umweltbelastungen, soziale und finanzielle Auswirkungen entlang der gesamten Event-spezifischen Wertschöpfungskette zu analysieren und anschließend zu optimieren.

Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen

Eine Veranstaltung zu organisieren, verlangt eine gute Vor- und Nachbereitung. Dabei von Beginn an den Schwerpunkt auf Nachhaltigkeit zu setzen, bietet große Potenziale für den Umweltschutz und die Verbesserung der Lebens- und Arbeitsbedingungen. Der Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen des Umweltbundesamtes (UBA) und des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) zeigt Maßnahmen, die, frühzeitig in den Planungsprozess integriert, zu einer nachhaltigen und klimaneutralen Veranstaltungsorganisation führen.

In den einzelnen Phasen der Organisation eines nachhaltigen Events sind unterschiedliche Aspekte zu beachten:

  1. Konzeption: Die Konzeption ist die wichtigste Phase, denn hier entscheidet sich, ob das Thema Nachhaltigkeit konsequent bei der Planung und Umsetzung mitgedacht wird. Wie weit kann die Veranstaltung unter Nachhaltigkeitskriterien ablaufen?
  2. Planung: Bei der Planung der Veranstaltung werden die Eckdaten bestimmt. Hier stellt sich die Frage: Welche Handlungsfelder können wir beeinflussen und welche Relevanz für Umwelt, Gesellschaft und Ökonomie haben sie bei unserer Veranstaltung? Wenn bei der Planung der Weg mit exakt definierten Kontrollpunkten angelegt wird, kann jederzeit überprüft werden, wie weit und schnell sich die Planung und Umsetzung in Richtung Ziel bewegt. Damit wird auch die Gefahr der Nachlässigkeit vermieden. Die Festlegung von konkreten Zielen und geeigneten Kontrollpunkten ergibt ein nachhaltiges Qualitätsmanagement.
  3. Durchführung: Die Durchführungsphase bezieht sich auf den Tag oder die Tage der Veranstaltung mit den praktischen Vorbereitungen. Für diese Zeit ist sicherzustellen, dass alle Maßnahmen wie geplant umgesetzt werden. Zudem ist es wichtig, die Reaktionen der Teilnehmenden zu beobachten und gegebenenfalls zu fragen, wie die nachhaltige Veranstaltung ankommt.
  4. Nachbereitung: Nach der Veranstaltung werden alle getroffenen Maßnahmen evaluiert. Haben wir unsere Ziele erreicht? Welche Maßnahmen müssen wir bei der nächsten Veranstaltung im Sinne der Nachhaltigkeit optimieren?

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MICE „Fläminger Art“

Die Reiseregion Fläming, im Südwesten Brandenburgs, war bislang nicht als MICE-Destination bekannt. Mit einer neuen, kreativen Angebotspalette verbinden sich jedoch ab sofort Business und Leisure unter freiem Himmel. Tagen im Grünen. Raus aus dem Seminarraum, rein in die Natur.

Foto: : Klaus Peter Kappest/Tourismusverband Fläming e.V.

Aus den Phasen der Organisation ergeben sich verschiedene Handlungsfelder. Die Handlungsfelder reichen von der Location und der Mobilität über das Catering und den Verbrauch von Energie, Wasser, Papier bis zum Abfallmanagement. Ein nachhaltiger Event ist zudem barrierefrei und sorgt für soziale Gleichheit, indem er auf die Bedürfnisse der verschiedenen Anspruchsgruppen eingeht und eine inklusive Teilnahme für alle ermöglicht. Zum nachhaltigen Eventmanagement gehören weiter die umweltfreundliche Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen sowie der sozialverträgliche Umgang mit Zulieferern. Die primären Handlungsfelder für nachhaltige Events sind: Mobilität, Veranstaltungsort, Unterbringung, Energie, Beschaffung, Catering, Abfallvermeidung/Abfallmanagement, Umgang mit Wasser, Inklusion/Barrierefreiheit und Kommunikation (intern/extern).

Vier Handlungsfelder mit Maßnahmen

Die Handlungsfelder beleuchten die verschiedenen Bausteine einer Veranstaltung im Detail. Für jedes Handlungsfeld werden Ziele definiert und Maßnahmen aufgezeigt, die eine nachhaltige Gestaltung des Bereichs ermöglichen. Beispielhaft werden hier die vier Handlungsfelder Mobilität, Location, Beschaffung von Veranstaltungsleistungen und Catering aufgeführt sowie entsprechende Maßnahmen.

Unser Ansatz bei 2bdifferent basiert auf dem von uns für die Veranstaltungswirtschaft entwickelten Sustainability Monitoring + Assessment System (SMAS). Es macht Events nachhaltig planbar und verbindet sie mit den Nachhaltigkeitszielen des Unternehmens. Herzstück ist der Basis-Check. Über diesen erhalten wir Einblick in alle Ebenen und Handlungsfelder der Planungsphase und Umsetzungsphase. Der Basis-Check bildet über 40 Handlungsfelder mit über 500 konkreten Optimierungsmaßnahmen ab. Neu hinzugekommen ist die Nachhaltigkeitsanalyse des virtuellen und hybriden Eventbereichs, denn auch bei digitalen Events endet die Nachhaltigkeit nicht beim Erstellen des CO2-Fußabdrucks, sondern spiegelt sich u.a. auch im Rahmen der Lieferkette bei sozialen Gesichtspunkten der Nachhaltigkeit wider. Folgende Handlungsfelder werden u.a. mit dem Basis-Check analysiert: Nachhaltigkeits- und Umweltkonzept des projektverantwortlichen Unternehmens (Veranstalter/Auftraggeber), Mobilität, Nachhaltigkeitsmanagement des Veranstaltungsorts/der Location, Unterbringung, Veranstaltungstechnik, Mietmöbel, Druckerzeugnisse, nachhaltige Beschaffung, Catering, Abfallmanagement, Energie/Wasser, Inklusion/Barrierefreiheit/soziale Aspekte, CO2-Relevanz, CO2-Bilanzierung eines Digitalevents und Kommunikation (intern/extern). In einem Feedback-Bericht werden anschließend sowohl Stärken als auch Verbesserungspotenziale für das Eventteam des veranstaltenden Unternehmens aufgezeigt. Dabei wird auf jene Punkte eingegangen, die für eine nachhaltige Organisation und Durchführung wesentlich sind. Mit der Sustainability Scorecard lassen sich anschließend die Leistungskennzahlen anschaulich und auf den Punkt gebracht darstellen und die aktuelle Nachhaltigkeitsperformance und weitere Verbesserung des Events bestimmen.

Abschließend erfolgt die Erarbeitung der Event-spezifischen Nachhaltigkeits-Guidelines. Darin werden alle wesentlichen Methoden und Herangehensweisen für eine nachhaltige Optimierung der Planung und Durchführung abgebildet. Mithilfe von Maßnahmenplänen und Checklisten werden die Themenfelder im täglichen Arbeiten verankert und können eigenständig realisiert werden. Dadurch entsteht ein klares, transparent kommunizierbares Bild bezüglich der ökonomischen, ökologischen und sozialen Performance eines Events. Über ein Benchmark-System können Events verglichen und bezüglich ihrer jährlich verbesserten Klimafreundlichkeit und Nachhaltigkeitsperformance auf einer Skala eingestuft werden. Denn nur wer weiß, wo er steht, wird das Ziel ‚Nachhaltiges Eventmanagement‘ ohne kostenintensive Umwege erreichen. Dabei helfen dem veranstaltenden Unternehmen die Zertifizierung nach der Norm des internationalen Event Sustainability Management System Standard ISO 20121 sowie die Kompatibilität mit den Sustainable Development Goals (SDGs).

ISO 20121 – Event Sustainability Management System Standard

ISO 20121 Sustainable Events ist ein freiwilliger internationaler Standard für nachhaltiges Eventmanagement, der von der Internationalen Organisation für Normung erstellt wurde. Der Standard soll Organisationen dabei unterstützen, die Nachhaltigkeit während des gesamten Event-Management-Zyklus zu verbessern.

Für die ISO 20121 "Event Sustainability Management System – Requirements with guidance for use" spielen dabei Art und Größe der Veranstaltung nur eine untergeordnete Rolle: Ob Sportwettkämpfe oder internationale Messen, Musikfestivals oder Konzerte, Konferenzen, Tagungen oder andere Formate – alle können sich nach der ISO 20121 zertifizieren lassen. Geprüft werden die Veranstaltung selbst, der Veranstalter und dessen Unternehmensumfeld sowie die wesentlichen Anspruchsgruppen der Veranstaltung. So wird neben dem Veranstaltungsort die gesamte Wertschöpfungskette ins Visier genommen, inklusive Zulieferern, Kunden und Kommunikation. Die Besonderheit der ISO 20121 ist, dass sie alle drei Säulen der Nachhaltigkeit umfasst: den Schutz der Umwelt, soziale Auswirkungen und ökonomische Komponenten. Dies erleichtert die Integration in ein bereits bestehendes Managementsystem. Ist etwa schon ein Qualitäts-, Umwelt- oder Arbeitssicherheitssystem vorhanden, können bestehende Strukturen auf die Veranstaltungsnorm ausgeweitet werden. Der ganzheitliche Ansatz eines Nachhaltigkeitsmanagements für die Veranstaltungsbranche bietet viele Vorteile und Möglichkeiten: Nachhaltigkeitsziele werden aufgestellt und kommuniziert, Prozesse werden systematisiert, Ressourcen werden effizienter eingesetzt und damit Kosten gesenkt, eine systematische, anpassungsfähige Kommunikationsstruktur wird aufgebaut, kontinuierliches Weiterentwickeln und Optimieren im Rahmen des Managementsystems der Organisation wird gefördert, Nachhaltigkeitsbestrebungen werden objektiv erfasst, geprüft und verglichen.

Wer ist Jürgen May?

Jürgen May ist Geschäftsführer der CSR-Beratungsagentur 2bdifferent. Auf Grundlage seiner Qualifikation im Umweltmanagement gemäß ISO 14001 und EMAS sowie als ausgebildeter Auditor für nachhaltiges Eventmanagement nach ISO 20121 berät May Unternehmen, Verbände, Organisationen, Veranstalter und Agenturen zur Entwicklung nachhaltiger und klimafreundlicher Eventstrategien. Ein weiteres Aufgabenfeld umfasst die Analyse, Bewertung und Optimierung von Messen, Kongressen, Tagungen, Roadshows, Corporate- und Sport-Events nach ökologischen, sozialen und ökonomischen Kriterien. Foto: Dieter Stork

Case der CSR-Beratungsagentur 2bdifferent: IAA Mobility 2021 goes green!

Der Open Space bei der IAA 2021 bietet allen Besuchern eine einmalige Mobility Experience in der Münchner Innenstadt. Der inhaltliche Schwerpunkt der Aussteller liegt auf Konzepten und Angeboten zu neuer und nachhaltiger Mobilität. Bei allen Fahrzeug- und Mobilitätspräsentationen liegt der Fokus auf emissionsfreien Lösungen. Ergänzend dazu will der Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA) mit den Themen Nachhaltigkeit und Ökologie im Bereich Ausstellung und Standbau eine neue Benchmark für die IAA 2021 schaffen. So wird beispielsweise bei der Konzeption und Realisierung der Markenauftritte auf eine lange Lebensdauer und einen hohen Wiederverwertbarkeitsgrad sowie recycelbare und mehrmals einsetzbare Materialien geachtet. Der Markenauftritt jedes Ausstellers auf dem Open Space muss bilanziell CO2-neutral gestaltet sein. Vor diesem Hintergrund wurde 2bdifferent von drei Ausstellern der IAA 2021 mit der Nachhaltigkeitsberatung beauftragt. Denn wenn eine Vielzahl internationaler Gäste und Medien den Messeauftritt dieser Aussteller auf der IAA 2021 live und virtuell erleben, soll auch die Veranstaltungsproduktion Maßstäbe in Sachen Nachhaltigkeit setzen. Die nachvollziehbare Dokumentation der Prozesse und die Messbarkeit definierter Ziele sind dabei die Schlüssel zum Erfolg für ein nachhaltiges Eventmanagement.

Nachhaltiger Messebau

Die Anforderung an 2bdifferent war, Design, Funktionalität und Nachhaltigkeit gleichermaßen bestmöglich zu erfüllen, denn die Grundlagen für eine ökologisch-nachhaltige Produktqualität werden bereits in der Planungs- und Designphase gelegt. Messebau nachhaltig zu gestalten, besteht im Einsatz von möglichst umweltfreundlichen und nachhaltig produzierten Materialien. Beispiele sind ein Verzicht auf schwer zu entsorgende Verbundmaterialien und die aktive Verwendung von Lacken, Farben und Druckverfahren, welche die Umwelt und Natur nicht belasten. Darüber hinaus ist es für klimafreundlich produzierte Messestände essenziell, die verwendeten Materialien so lange wie möglich wieder- bzw. weiterzuverwenden. Neben der Verwendung von umweltfreundlichen Materialien bei der Konstruktion bietet auch ein verbessertes Recycling große Potenziale für einen nachhaltigeren Messebau. Die größte Herausforderung war es, Merkmale der Produktqualität wie Zuverlässigkeit, Qualität, Haltbarkeit, Ästhetik, etc. mit ökologischen Parametern wie Verringerung der Materialvielfalt, Einsatz von biologisch abbaubaren Materialien, Ressourceneinsparung, Schadstoffreduktion, Reparierbarkeit, Demontierbarkeit, Langlebigkeit, Recyclingpotenzial, etc. zu verbinden.

Der Supplier- und Service-Provider-Check

Einer der größten Impacts auf die Nachhaltigkeit im Eventmanagement ist die Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen. Zur Sicherung der Nachhaltigkeitsaspekte bei der Auftragsvergabe wurde mittels einer Grundlagenbefragung der Status quo der Nachhaltigkeit bei den Eventdienstleistern und Lieferanten ermittelt. Der Supplier- und Service-Provider-Check umfasst hierbei die Abfrage der nachhaltigen Anforderungen an den Eventdienstleister, unabhängig von Gewerken, Produktionen, Produkten und Dienstleistungen. Primär wurden bei der IAA 2021 die beteiligten Liefer- und Produktionsunternehmen aus den Bereichen Messebau, Technik, Medienproduktion, Catering dadurch verpflichtet, transparent über ihre Unternehmen bzgl. der ökologischen und sozialen Standards zu berichten. Gefragt wurde hierbei auszugsweise, ob der Eventdienstleister über ein schriftlich verfasstes und öffentlich zugängliches Leitbild verfügt und ob ein „Code of Conduct“ als grundlegende Handlungsorientierung für Mitarbeiter*innen vorhanden ist. Ebenso wurde nach Umweltzielen und dokumentierten Maßnahmen gefragt. Weiterhin gab es Fragen zu Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz und zu Diversität und Inklusion.

Auszug aus dem Fragenkatalog zur Nachhaltigkeitsprüfung

In einem Feedback-Bericht wurden sowohl Stärken als auch die Defizite der Liefer- und Produktionsunternehmen in einer Green/Yellow/Red-Area aufgezeigt – letztendlich mit der Konsequenz, dass bei einer schlechten Nachhaltigkeitsperformance keine Auftragsvergabe erfolgte. Denn ein nachhaltiges Speisenangebot alleine macht das Catering nicht nachhaltig, wenn bspw. der Cateringbetrieb seine Leihköche nicht entsprechend vergütet oder seine Lieferkette nicht transparent genug ist.

Nachhaltige Ausschreibungsstruktur

Ziel war es hierbei, die frühzeitige Integration der Nachhaltigkeitsaspekte bereits in der Ausschreibungsphase sicherzustellen. Die nachhaltige Ausschreibungsstruktur gewährleistet die Einhaltung von sozialen und ökologischen Anforderungen über die gesamte Lieferantenkette. Dazu erfolgt seitens 2bdifferent die Entwicklung von Ausschreibungskapiteln, primär für die Gewerke Messebau, Technik, Medienproduktion und Catering. Diese beinhalten Leistungspositionstexte, aus denen die geforderte Integration der Nachhaltigkeitsaspekte erkennbar wird.

Auszug der Ausschreibungsvorgaben fürs Messe- und Sideevent Catering eines Ausstellers:

  • Crewcatering: 100% vegetarisch (regional/saisonal)
  • Lounge: 50% vegetarisch / 50% vegan (regional/saisonal)
  • Get-together/Sideevent: 50% vegetarisch / 50% vegan (regional/saisonal)
  • Kaffeespezialitäten und Tee: Fairtrade
  • Softgetränkeauswahl: ausschließlich regionale (lokale) Produzenten
  • Weinauswahl: regional und wenn möglich vegan
  • Vermeidung von Verpackungsabfällen. Insbesondere keine Einzelportionsverpackungen (kleine Portionseinheiten für Milch, Zucker, Kekse etc.).
  • Keine Plastikstrohhalme/Rührstäbchen aus Plastik
  • Einsatz von PET-Flaschen vermeiden
  • Einsatz abbaubarer, umweltfreundlicher Reinigungs- und Geschirrspülmittel

Letztendlich geht es auch darum, die Nachhaltigkeit erlebbar zu machen. Beim Event kommt es darauf an, verantwortungsvolles Handeln für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer erlebbar zu machen und sie in den Nachhaltigkeitsprozess der Veranstaltung einzubinden. Die hohe Dialogbereitschaft bei Veranstaltungen begünstigt den unmittelbaren Kontakt zu den Teilnehmenden und das Gespräch über nachhaltige Maßnahmen. Damit werden neue Handlungsimpulse gefördert. Zudem werden die Teilnehmer und Teilnehmerinnen dazu animiert, selber einem nachhaltigeren Lebensstil nachzugehen. Die Kommunikation über Angebote zur klimafreundlichen Optimierung der An- und Abreise kann die Teilnehmenden motivieren, solche Möglichkeiten zu nutzen. Die Beschreibung des nachhaltigen Caterings als „Arena der Sinne“ kann dessen Attraktivität erhöhen und persönliche Gewohnheiten verändern – denn mit einem guten Gewissen schmeckt’s einfach doppelt so gut!

Jürgen May

Bildungsoffensive für Nachwuchskräfte der

Future Sustainable Education: Um den nachhaltigen Anforderungen im Eventmanagement gerecht zu werden, bietet 2bdifferent in Kooperation mit dem fwd: (vormals FAMAB) und der FAMAB Stiftung für Studierende und junge Menschen in der Ausbildung in der Live-Kommunikations-, Messe-, Kongress- und Tagungsbranche Workshops zu Sustainable Eventmanagement an. Referenten sind Clemens Arnold und Jürgen May, die nächsten Termine sind: Future Sustainable Education (Online-Seminar) Part I: Donnerstag, 16. September 2021, von 09:30–13:00 Uhr Part II: Freitag, 17. September 2021, von 09:30–13:00 Uhr Future Sustainable Education (Online-Seminar) Part I: Donnerstag, 11. November 2021, von 09:30–13:00 Uhr Part II: Freitag, 12. November 2021, von 09:30–13:00 Uhr

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