Veranstaltungen

Digitale Klimabilanz

Die EU Green Week 2021 widmet sich der „Zero Pollution“ in vier Themenfeldern (Health, Biodiversity & Ecosystems, Production & Consumption and Enabling change in the EU and abroad) auf vier digitalen Bühnen. Bild: EU Green Week

Virtuelle und hybride Veranstaltungen verbrauchen weniger Ressourcen und verursachen weniger Treibhausgase, weil die Teilnehmer nicht reisen müssen. Wenn diese jedoch vom Büro oder Homeoffice aus digitale Plattformen besuchen und Inhalte übertragen werden, entstehen CO2-Emissionen. Doch wie lassen sich diese berechnen und wie reduzieren?

„I find it strange when environmental issues are debated while most participants travelled by airplane. In my view, a credible environmental conference can only take place online. The #EUGreen Week by the European Commission is a great example for this“, lässt Tony E. Kula seine 5.967 Follower auf LinkedIn wissen. Für ihn ist Nachhaltigkeit eines der stärksten Argumente für digitale Events und Kula hofft, dass das nach der Pandemie bleibt. Sein LinkedIn-Profil „We’re Hiring! | Founder & CEO of meetyoo | Creating Outstanding Digital Events | Entrepreneur | Investor | Cyclist“ demonstriert eines: digitales Wachstum. Über seine All-in-One-Plattform für virtuelle und hybride Events laufen ständig Veranstaltungen wie eben im Juni die EU Green Week „Zero Pollution“ mit 6.000 Registrierungen und 3.560 Logins. Den 27 Mitgliedstaaten boten sich auf meetyoo vier Bühnen parallel ein mehrsprachiges Programm und interaktive Diskussionen.

„I find it strange when environmental issues are debated while most participants travelled by airplane. In my view, a credible environmental conference can only take place online.“

Tony E. Kula, Founder und CEO von meetyoo

„Dass man durch die Reduktion von physischen Events CO2 spart, das sollte einleuchten, denn Anreise, Transport und Aufbau, Catering und Co fallen bei virtuell natürlich weg“, so Florian Teufel, Head of Marketing bei meetyoo. Wie der ökologische Fußabdruck digitaler Events im Vergleich zu analogen oder hybriden ausfällt ist, kann er nicht sagen. Es ist ein Thema, mit dem er sich im 3. Quartal des Jahres befassen will, ein Thema, in dem er ein übergeordnetes Unternehmensziel, ein BHAG, sieht. BHAG steht für Big Hairy Audacious Goal, also ein großes und gewagtes Ziel. „Wir wollen uns zeitnah klimaneutral aufstellen“, bekräftigt Teufel und führt dazu im Juli erste Gespräche. „Jedoch ist es noch nicht so konkret, dass wir hier etwas behaupten können“, räumt Teufel ein, der kein Freund von Greenwashing ist. Zur Hand hat er ein Statement von AWS (Amazon Web Services), dort laufen die Server von meetyoo. Der US-amerikanische Cloud-Computing-Anbieter verpflichtet sich, bis 2024 80 Prozent und bis 2030 100 Prozent erneuerbare Energie für seine globale Infrastruktur zu nutzen. Unternehmen, die auf die AWS-Cloud umziehen, reduzieren ihre Kohlenstoffemissionen in der Regel um 88 Prozent, weil die AWS-Rechenzentren ökologische Skaleneffekte bieten. In Regionen wie Europa gleicht AWS die Nutzung nicht-erneuerbarer Energien über Renewable Energy Credits aus.

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Monaco: Nachhaltigkeit im MICE-Sektor

Für Monaco ist der Schutz der Umwelt ein zentrales Anliegen. Dank der soliden Umweltpolitik, die im Fürstentum betrieben wird, ist Monaco international als verantwortungsvolle MICE-Destination und Gastgeberland für nachhaltige Veranstaltungs- und Konferenzkonzepte anerkannt. Dabei hat Monaco große Anstrengungen unternommen, um neue nachhaltige Angebote und Infrastrukturen zu schaffen, wie z. B. ein grünes öffentliches Verkehrsnetz und Umweltzertifizierungen für den Großteil des Gastgewerbes.

Foto: BVergely

Wieso das Thema digitaler Fußabdruck an Bedeutung gewinnt, lässt sich am Meeting und Event Barometer 2020/2021 ablesen. Im Pandemiejahr 2020 sank in Deutschland die Zahl an Veranstaltungen in Präsenz um 70,1 Prozent von 2,89 Mio. auf 0,84 Mio. und die Zahl der Teilnehmer um 85,8 Prozent von 423 Mio. auf 60 Mio. Stattdessen fanden 1,37 Mio. Veranstaltungen virtuell statt und 0,1 Mio. hybrid. In der Summe sind das 2,3 Mio. Meetings und Events in Deutschland, so die Studie des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren (EVVC), dem German Convention Bureau (GCB) und der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT).

Die BOCOM – Experience Borderless Communication ist eine hybride Veranstaltung. Von Berlin wird nach Wien, Essen und Amsterdam geschaltet. Foto: GCB, Luis Bompastor

Schon vor Corona hat das German Convention Bureau das Thema Digitalisierung in den Fokus gerückt und am 3. September 2020 seinen ersten hybriden und räumlich verteilten Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“ gelauncht. Das Besondere sind die wissenschaftliche Begleitung und Evaluierung durch das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO und die Klimaschutzberatung CO2OL und der ganzheitliche Blick auf das Thema Nachhaltigkeit: vom Energiebedarf über das CO2-Aufkommen, den Ressourcenbedarf bei Wasser, Papier, Mobilität oder Arbeitskraft, das Abfallmanagement und Catering bis hin zur Teilnehmerzufriedenheit. Diese Aspekte wurden analysiert und mit analogen Formaten verglichen, um Handlungsempfehlungen zu formulieren, wie die Nachhaltigkeitsbilanz von Veranstaltungen verbessert werden kann.

Auswirkungen von Hybridität und räumlich verteilten Formaten, eine wissenschaftliche Evaluierung am Beispiel von BOCOM

Am Beispiel der BOCOM 2020 (Experience Borderless Communication) zeigen die Forschungspartner Fraunhofer IAO und German Convention Bureau (GCB), wie sich Hybridität und räumlich verteilte Formate auf Erfolgsfaktoren und Nachhaltigkeit von Veranstaltungen auswirken. Verglichen werden die Emissionen insgesamt und pro Teilnehmer, Mobilität, Übernachtungen, Energie und Catering.

Das von der Deutschen Bundesstiftung Umwelt geförderte Projekt stellt den BOCOM-Kongress mit seinen drei Elementen, dem zentralen Veranstaltungshub in Berlin, den drei Hubs in Essen, Amsterdam und Wien und die virtuellen Teilnehmer einer modellierten, konventionellen Veranstaltung in Berlin gegenüber. Diese modellierte Veranstaltung kam auf 19 Tonnen an CO2-Äquivalenten (CO2e) und die hybride BOCOM auf 12 Tonnen. Mit knapp über 78 Prozent wurde das Gros der Gesamtemissionen der Veranstaltung in Berlin mit 115 Teilnehmern verursacht. Essen, Amsterdam und Wien mit 77 Teilnehmern sind für 18,97 Prozent der Gesamtemissionen verantwortlich, die virtuellen 240 Teilnehmer für 3,88 Prozent. Auch die Ergebnisse pro Teilnehmer deuten auf eine positive Bilanz für die hybride Organisation hin: Während sich die Gesamtemissionen pro Teilnehmer für die konventionelle Veranstaltung auf rund 88 kg CO2-Emissionen belaufen, liegen diese bei der BOCOM nur bei rund 28 kg CO2e.

Folglich konnte im Vergleich der Eventformate mit der Realisierung der BOCOM eine Reduktion von gut 60 kg CO2-Emissionen pro Teilnehmer, also um 68 Prozent, erreicht werden. Mobilität und Übernachtungen bleiben wie bei klassischen Veranstaltungen die größten Emissionstreiber. Mobilität ist mit 7,3 bzw. 13 Tonnen CO2e der jeweils größte Emissionsposten der BOCOM sowie der modellierten Veranstaltung in Berlin. An 2. Stelle folgen die Übernachtungen mit 2,1 Tonnen für die BOCOM und 3,6 Tonnen CO2e für die analoge Modellveranstaltung in Berlin.

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Mit den ökologischen Folgen von digitalen und hybriden Formaten befasst sich auch der Rat für Nachhaltige Entwicklung (RNE), seit er seine Jahreskonferenzen 2020 und 2021 virtuell abhalten muss, und passt seine Leitlinien für nachhaltiges Veranstaltungsmanagement an. Offensichtlich ist, dass, wenn keine oder weniger Teilnehmer anreisen, der Transport, der für 70 bis 95 Prozent der von Veranstaltungen verursachten Emissionen verantwortlich ist, entfällt. Das schlägt in der Klimabilanz ebenso zu Buche wie der verringerte Ressourcenverbrauch für Beleuchtung, Lüftung und Heizung, Dekoration oder Reinigung am Veranstaltungsort, der nicht mehr oder in kleinerem Umfang benötigt wird. Allerdings lassen sich die Einspareffekte nur schwer berechnen, da viele Aktivitäten, die Emissionen erzeugen oder Ressourcen verbrauchen, sich in den individuellen Raum der Teilnehmer verlagern, sei es ins Büro oder ins Homeoffice. Diese Umgebungen können weder beeinflusst noch genau beziffert werden, denn die Zuschauer verpflegen sich selbst und nutzen ihre Heizung oder ihre elektrischen Geräte. Hinzu kommen andere Emissionsquellen. Das Video-Streaming einer Veranstaltung erzeugt nicht zu vernachlässigende Emissionen. Diese zeigt die Studie im Auftrag des Umweltbundesamtes durch das Öko-Institut und das Fraunhofer-Institut für Zuverlässigkeit und Mikrointegration (IZM) im Rahmen des Forschungsprojektes „Green Cloud-Computing“ aus dem Herbst 2020 auf. Ihr zufolge ist der Anteil an den CO2-Emissionen durch die Datenverarbeitung im Rechenzentrum mit je 1,5 Gramm CO2 pro Stunde relativ gering. Entscheidend für die Klimaverträglichkeit von Cloud-Diensten wie Video-Streaming ist jedoch, mit welcher Technik die Daten von dort zu den Nutzern übertragen werden. Recht klimafreundlich ist die Übertragung per Glasfaserkabel mit zwei Gramm CO2 pro Stunde, Kupferkabel (VDSL) mit vier Gramm oder 5G-Übertragungstechnik mit fünf Gramm. Nicht berücksichtigt ist der Stromverbrauch des mobilen Endgeräts. Dieser variiert – je nachdem, ob der Nutzer einen alten Rechner oder einen neuen Laptop nutzt und energiesparende Browser-Einstellungen wie Adblocker.

Treibhausgas-Emissionen und Video-Streaming

Entscheidend für die Klimaverträglichkeit von Cloud-Diensten wie Video-Streaming ist die Technik, mit welcher die Daten zu den Nutzern übertragen werden. Die geringste CO2-Belastung entsteht, wenn über einen Glasfaser-Anschluss gestreamt wird mit zwei Gramm CO2 je Stunde Video-Streaming für Rechenzentrum und Datenübertragung. Bei Kupferkabel (VDSL) sind es vier Gramm, bei 5G-Übertragungstechnik fünf Gramm. Bei einer Datenübertragung mit UMTS (3G) sind es hingegen 90 Gramm CO2 pro Stunde. Grafik: Bundesumweltamt

Zur nachhaltigen Produktion bei digitalen Events kommen die vorproduzierten Video- und Filmbeiträge hinzu. Zu beachten sind die An- und Abreise ans Set, die Energieversorgung und das Catering während der Dreharbeiten. Im Rahmen seines „Projekts Nachhaltigkeit“ hat der Rat die Initiative Green Film Shooting ausgezeichnet für ihr Engagement in der Filmbranche. Da angesichts all dieser Faktoren eine exakte Quantifizierung der Emissionen eines digitalen oder hybriden Events bisher nicht möglich ist, arbeitet der Nachhaltigkeitsrat mit Näherungswerten und hat anhand dieser seine Online-Jahreskonferenz 2020 in Zusammenarbeit mit ClimatePartner kompensiert. „Eine gute Nachricht für Film- und Serienfreunde: Wer zu Hause über Glasfaser oder VDSL streamt, kann dies mit gutem Klimagewissen tun. Doch die Datenmengen, die uns umgeben, werden in den nächsten Jahren stetig wachsen, ob vernetztes Fahren, Heimkino oder Videokonferenzen“, erklärt Dirk Messner. Der Präsident des Umweltbundesamtes ergänzt: „Daher ist es wichtig, die klimafreundlichsten Übertragungswege zu finden. Unsere Forschung zeigt, dass wir verstärkt in den Ausbau der Glasfasernetze investieren sollten. Aus Klimaschutzsicht ist auch die neue 5G-Übertragungstechnik vielversprechend.“

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Growing Green Events

Der Weg zu nachhaltigen Events mit mobilen Event-Apps

Mehr als je zuvor sind Menschen weltweit über den anhaltenden Zerfall unserer Umwelt in Aufruhr. Als Individuen und damit Teil von diesem Planeten ist jeder Einzelne von uns mit dafür verantwortlich, auf diese Bedenken zu reagieren. In der Eventbranche gibt es keinen besseren Weg, damit anzufangen, als mit mobilen Event-Apps. Mobile Event-Apps ermöglichen es nicht nur, die Nutzung von Papier zu eliminieren und damit Unmengen an Druckkosten einzusparen, sondern tragen auch zu einer nachhaltigeren Umwelt auf vielen weiteren Wegen bei – vor, während und nach Ihrem Event.

Laut der ICE Benchmarking-Studie 2021, die in Zusammenarbeit mit Cvent durchgeführt wurde, ist die Sicherstellung der Nachhaltigkeit ihrer Veranstaltungen für 70 Prozent der Eventplaner in Unternehmen das zweitwichtigste Thema, mit dem sie sich in den nächsten drei Jahren befassen müssen. Da die vermehrte Durchführung von virtuellen und hybriden Veranstaltungen für 74 Prozent der Planer höchste Priorität hat, fließen diese in die Betrachtungen zur Nachhaltigkeit ein. Marktführer Cvent bietet Cloud-basierte Softwarelösungen zur Locationsuche, Event-Planung, -Vermarktung und -Analyse und Eventplanern Unterstützung bei der nachhaltigen Durchführung virtueller und hybrider Formate. Diese umfasst den Einkauf von Ökostrom und die Nutzung von grünen Servern für sämtliche IT-Prozesse, die Auswahl von umweltfreundlichen Technologien – Videokonferenz-Software, Streaming-Diensten, Internetverbindungen, Audio-Video-Technik, Sendestudio, Hosting der Event-Plattform – sowie den Umgang mit diesen mit konkreten Vorschlägen:

  • Bieten Sie auch Audio-only-Beiträge an, da bei diesen die CO2-Bilanz im Durchschnitt dreimal geringer ist, als wenn Video hinzugefügt wird.
  • Setzen Sie vor allem in den vielen Planungsrunden die Bildschirmfreigabe sparsam ein. Da diese den Stromverbrauch der Videokonferenz noch einmal um bis zu 35 Prozent erhöht. Besser: Nutzen Sie statt des Screen-Sharings in den Videomeetings Dateien, auf die Sie gemeinsam zugreifen können.
  • Vermeiden Sie E-Mails mit unzähligen Personen in CC und nutzen Sie lieber effiziente und ressourcenschonendere digitale Kollaborationstools.
  • Reduzieren Sie als Eventmanager die Qualität der Video-Übertragung. Nicht jede Session eines Online-Events muss in höchster Bildqualität übertragen werden. Das gilt vor allem für Videobeiträge, die keine kleinteiligen Grafiken enthalten wie Panel-Diskussionen.
  • Übertragen Sie Online-Vorträge, die ausschließlich eine Tonspur enthalten, auf “YouTube Audio”.
  • Überlegen Sie, ob Sie wirklich 3D-Messestände oder 3D-Messewelten kreieren und realisieren wollen. Das bringt sowohl eine sehr ressourcenintensive Produktion mit sich und treibt zugleich den Stromverbrauch der Rechner Ihrer Online-Teilnehmer in die Höhe. Außerdem bringen solche 3D-Landschaften nur dann einen echten Vorteil für die User, wenn Sie etwas visualisieren, das sich sonst nur schwer darstellen lässt. Aus gutem Grunde sind viele Streaming-Plattformen so gestaltet, wie Sie es von YouTube, Netflix und Co kennen – ganz ohne 3D und mit einer einfachen Benutzerführung.
  • Was Sie nicht vermeiden oder wiederverwenden können, können Sie zumindest kompensieren.

Der Weg zu nachhaltigen Events mit mobilen Event-Apps

Growing Green Events: Der Weg zu nachhaltigen Events mit mobilen Event-Apps – vor, während und nach einer Veranstaltung. Eine Infografik von Cvent.

Reallabor für digitale Veranstaltungsformate

Prof. Dr. Markus Große Ophoff betrachtet Corona als Reallabor für digitale Veranstaltungsformate, wie in einem Reallabor wurden Formate, Angebote und Techniken perfektioniert. „Die Coronakrise hat die Auseinandersetzung mit digitalen Veranstaltungsformaten extrem beschleunigt“, beobachtet der Fachliche Leiter und Prokurist im Zentrum für Umweltkommunikation der Deutschen Bundesstiftung Umwelt (DBU) in Osnabrück. Sind Videokonferenzen vor Corona eher die Ausnahme gewesen, so sind sie nun die Regel und werden auch nach der Pandemie bleiben. Nun gehe es darum, die Vorteile realer und digitaler Formate zu nutzen und idealerweise miteinander zu verbinden. Da bei digitalen Formaten die Gefahr besteht, dass Teilnehmer aussteigen, wenn der Spannungsbogen abflacht, müssten diese mehr wie Fernsehproduktionen geplant werden mit kürzeren Elementen, schnellen Schnittfolgen und klarer Moderation. Im DBU Zentrum für Umweltkommunikation erreichen digitale Formate bis zu fünf Mal so viele Teilnehmer wie ihre realen Vorgänger im Vorjahr.

Case Study: Neue nachhaltige Veranstaltungstechnik im DBU Zentrum für Umweltkommunikation

Durch die Verbindung von Nachhaltigkeitsansätzen und neuer digitaler Technik können große Schritte in Richtung der Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen erzielt werden. Bei der Erneuerung der Veranstaltungstechnik im DBU Zentrum für Umweltkommunikation wurde dies berücksichtigt. In seinem Fallbeispiel beschreibt Prof. Dr. Markus Große Ophoff, wie durchdachte Digitalisierung einen erheblichen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit leisten kann.

Doch Große Ophoff geht es noch um etwas anderes: „Durch die Verbindung von Nachhaltigkeitsansätzen und neuer digitaler Technik können große Schritte in Richtung der Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele der Vereinten Nationen erzielt werden.“ Dabei denkt er an die Erneuerung der Veranstaltungstechnik im DBU Zentrum für Umweltkommunikation. „Es ist ein Fallbeispiel dafür, wie durchdachte Digitalisierung einen erheblichen Beitrag zu mehr Nachhaltigkeit erbringen kann“, so der Nachhaltigkeitsexperte. Sein Zentrum für Umweltkommunikation ist ein Venue mit 199 Plätzen, Ausstellungs- und Cateringflächen. In die Erneuerung seiner Veranstaltungstechnik investiert das DBU Zentrum für Umweltkommunikation insgesamt 500.000 Euro. Der Anlass für die Erneuerung der Veranstaltungstechnik nach rund 20 Jahren waren defekte Geräte und alte analoge Schnittstellen. Alle Komponenten sollten höchste Nachhaltigkeitsanforderungen erfüllen und die Technologien so konzipiert sein, dass sie für viele Jahre nachhaltig nutzbar sind. Die Schnittstellen für hybride und Online-Events sollten fest integriert und einfach nutzbar sein und Videoaufzeichnungen der Veranstaltungen einfach ermöglicht werden.

Nachhaltigkeitsdilemmata und Umgang mit Unsicherheiten #DBUDigital Online-Forum

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„Bisher haben wir die Technik leider noch nicht sehr viel genutzt, da wir gerade erst wieder anfangen, Präsenzveranstaltungen zu machen“, berichtet Große Ophoff. „Wir haben aber bereits zahlreiche Anfragen für Veranstaltungen im Spätsommer und Herbst, die die Möglichkeiten der neuen Technik ausnutzen wollen.“ Das DBU Zentrum für Umweltkommunikation ist Green Globe zertifiziert und versucht, seine Veranstaltungsaktivitäten nach den Sustainable Development Goals (SDG) der UN auszurichten und diese in weiteren Aktivitäten systematisch abzuarbeiten. „Eine Besonderheit bei uns ist aber ja auch, dass wir auch viele inhaltliche Veranstaltungen mit starkem SDG-Bezug machen“, sagt er. Als Beispiel bringt er die digitale Auftaktveranstaltung zur DBU-Ausschreibung „Die große Transformation – Nachhaltigkeitsdilemmata und Umgang mit Unsicherheiten“ am 21. Juni 2021.

Kerstin Wünsch

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