Kongresshäuser
Im Zentrum der Transformation
Der Digitalgipfel 2023 der Bundesregierung im Volkshaus Jena drehte sich um die Frage: Wie verändern Digitalisierung und künstliche Intelligenz den Alltag? Foto: JenaKultur, Roman Moebius
Der Digitalgipfel 2023 der Bundesregierung im Volkshaus Jena drehte sich um die Frage: Wie verändern Digitalisierung und künstliche Intelligenz den Alltag? Foto: JenaKultur, Roman Moebius
In Kongresshäusern treffen sich alle Branchen und Berufsgruppen. Damit stehen die Mitglieder des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren im Zentrum der Transformation und werden zu deren Zentren. Die Themenspanne reicht von der Twin Transformation bis zum Wandel der Gesellschaft.
Jedes Tor, das während UEFA EURO 2024 gefallen ist, ging über Leipzig. Übertragen wurden Bild und Ton aus der Halle 4 der Leipziger Messe, dem International Broadcast Centre (IBC). 2019/2020 hatten sich die Leipziger mit ihrem modernen Gelände und ihrer technischen Infrastruktur in einem Ausschreibungsverfahren durchgesetzt. Die technischen Einbauten in der Messehalle und das Verlegen von 59 km Kabel übernahm die UEFA und übermittelte Bild- und Tonmaterial an 130 Fernseh- und Radiosender in der Welt und fünf Milliarden Menschen. „Das IBC wurde von der Leipziger Messe mit 100 Prozent Ökostrom versorgt“, informiert André Kaldenhoff. Der Geschäftsbereichsleiter Kongresse der Leipziger Messe wird für das Fußballturnier zum Mitorganisator der EURO 2024.
Sein Team hat sich intensiv mit der Stromversorgung für das IBC beschäftigt, denn der Strombedarf ist hoch für die vielen Fernseher, Computer und Bildschirme in den Büros sowie den Servern in der Halle für die Bereitstellung der Bilder an die Broadcast-Partner und die Übertragung der Daten von und zu den Stadien. Da die bei Messen üblichen Stromschienen nicht ausreichen, installieren die Leipziger Kabeleinspeise-Kästen, die über Powerlock-Kabelsätze bis zu 1.500 Ampere abnehmen, und elektrische Umschalteinrichtungen zwischen der stationären Stromversorgung aus der Halle und den Stromaggregaten. Dieselaggregate und USV-Anlagen stellen als Back-up die Stromversorgung sicher.
„Diese zuverlässige Lösung für eine Stromversorgung großer Produktionen in den Messehallen, wie beispielsweise Fernsehshows, können wir auch künftig Veranstaltern anbieten und sie mit dem Ökostrom versorgen, den die Leipziger Messe bezieht bzw. teilweise mit einer eigenen Photovoltaikanlage selbst erzeugt“, sagt Kaldenhoff. Für den Fußballfan war es spannend, nicht nur das Ergebnis auf dem Bildschirm zu sehen, sondern den Einblick hinter die Bilder zu bekommen. „Das war fast noch interessanter als die Spiele selbst.“
„Wir haben gesehen, dass wir in der Lage sind, mit unserem Gelände und der Struktur der Unternehmensgruppe komplexe Anforderungen zu erfüllen, für nationale und für internationale Veranstalter mit hohen Ansprüchen.“
André Kaldenhoff, Geschäftsbereichsleiter Kongresse der Leipziger Messe
Foto: Leipziger Messe
Mit der digitalen und nachhaltigen Transformation befassen sich die Leipziger schon länger. „Es geht kontinuierlich um die Weiterentwicklung von Angeboten und das flexible Reagieren auf sich verändernde Kundenwünsche – wobei sich oft nur die Begriffe dafür ändern“, meint Kaldenhoff. Es gelte, sich in die Kunden hineinzuversetzen und das optimale Angebot für ihre Bedürfnisse zu entwickeln. Bei allen technischen Möglichkeiten sind für ihn die persönliche Absprache und die enge Abstimmung mit dem Kunden essenziell, um gemeinsam Probleme zu lösen und neue Wege zu gehen.
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Twin Transformation: Spielräume schaffen
Nach den wichtigsten Transformationsthemen gefragt, nennt Ilona Jarabek Twin Transformation, künstliche Intelligenz, Sicherheit und den gesellschaftlichen Wandel. Twin Transformation meint das synergetische Zusammenspiel und die gegenseitige Verstärkung der digitalen und nachhaltigen Transformation, und die Präsidentin des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren (EVVC) sieht im Zusammendenken von Digitalisierung und Nachhaltigkeit den richtigen Weg. Jarabek, die die Geschäfte der Musik- und Kongresshalle Lübeck führt, denkt dabei nicht nur an smarte Gebäudetechniken, wie automatisierte Lüftungssteuerung und Verdunkelungsanlagen, sondern auch an die Mobilität der Teilnehmer. Dieser Themen nehmen sich die 600 Veranstaltungszentren, Kongresshäuser, Arenen und Locations im EVVC im Vorstand an. Lars Wöhler ist neues Vorstandsmitglied für das Ressort Nachhaltigkeit. Auch für den Geschäftsführer des Wissenschafts- und Kongresszentrums darmstadtium in Darmstadt ist die Twin Transformation das große Thema. Die Digitalisierung und die nachhaltige zukunftsorientierte Ausrichtung von Unternehmen sind für ihn wesentliche Veränderungstreiber. „Die MICE-Branche steht hierbei weniger am Spielfeldrand, sondern wird eine zentrale Rolle spielen. Schließlich sind in der Regel alle Branchen in unterschiedlicher Art und Weise in den Venues vor Ort und bringen hierbei nachvollziehbarerweise eine entsprechende Erwartungshaltung mit“, erklärt Wöhler und ergänzt: „Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu sein, müssen wir uns als Locations mit den digitalen und nachhaltigen Veränderungsprozessen intensiv und nahezu durchweg beschäftigen.“ Das bedeute die Generierung von „Daten, Daten, Daten“, so Wöhler, denn ohne diese würde die Steuerung von Unternehmen zunehmend schwieriger. Er denkt an interne Daten zu Energie- und Verbrauchsströmen, aber auch an die Analyse der Arbeitsprozesse. Denn jede vermiedene Arbeitsstunde sei am Ende des Tages bares Geld.
Nachhaltigkeit ist im Architekturwettbewerb des darmstadtiums vor 25 Jahren mitgedacht worden. Die Twin Transformation soll diese weiter unterstützen. Grafik: darmstadtium
Sein Kongresshaus profitiert nach 25 Jahren immer noch von seiner Konzeption aus dem Architektenwettbewerb, mit dem Ziel, einen nachhaltigen städtebaulichen Akzent zu setzen. Seit der Eröffnung 2007 werden die Energieträger untereinander abgestimmt – außer der Windkraft kommen alle regenerativen Energieträger zum Einsatz – und die Nutzungsabläufe an sich verändernde Wetterbedingungen und Kundenbedürfnisse angepasst. „Dass das darmstadtium bis heute das einzige Kongresszentrum mit einer EMASplus-Zertifizierung ist und das einzige Haus, das den Incon Digital Infrastructure Award hat gewinnen können, liegt nicht zuletzt daran, dass wir unser Geschäftsmodell stetig weiterentwickeln“, meint Wöhler. „Insbesondere in Zeiten von multiplen Krisen unterliegen wir alle einem stetigen Veränderungsprozess.“ Die Darmstädter wollen ihre PV-Anlage ausbauen und Lieferantenströme zu über 90 Prozent einem Nachhaltigkeitsmanagement unterordnen. Dabei investiert Wöhler nicht nur in die Infrastruktur, sondern in sein Team, denn das sei am Ende entscheidend dafür, wie erfolgreich eine Twin Transformation ablaufen werde.
„Ohne die nötigen monetären und personellen Spielräume wird eine Twin-Transformation schwieriger umsetzbar sein.“
Lars Wöhler, EVVC-Vorstandsmitglied für das Ressort Nachhaltigkeit
Dabei will Wöhler die Häuser – vor allem die kleineren – begleiten. „Wichtig wird hierbei sein, insbesondere den massiv gestiegenen Kosten durch clevere Konzepte die Stirn zu bieten, um hier die Handlungsspielräume der Kolleginnen und Kollegen vor Ort nicht noch enger werden zu lassen“, weiß Wöhler. Zu den kleineren Häusern gehört das congress centrum weimarhalle, das 2024 seinen 25. Geburtstag feiert. Seit der Eröffnung sind 2,5 Millionen Gäste zu 5.400 Veranstaltungen gekommen. „Wir sind authentisch und bringen Menschen (in echt) zusammen! Um das zu erreichen, setzen wir uns intensiv mit den Transformationsprozessen auseinander“, bestätigt Ulrike Köppel. Die Geschäftsführerin der weimar GmbH nennt verschiedene Projekte der nachhaltigen wie digitalen Transformation: die Unterzeichnung des Nachhaltigkeitskodexes der Veranstaltungswirtschaft fairpflichtet, die Umstellung auf LED-Beleuchtung mit einer Energieeinsparung bis zu 80 Prozent, die Installation von 217 Solarmodulen auf dem Hallendach, die Modernisierung und Erneuerung von Heizungs- und Kälteanlage.
Das congress centrum weimarhalle wird 25 Jahre alt. Das Team wünscht sich für die Zukunft viele Millionen Besucher, rauschende Feste, anregende Diskussionen bei Tagungen, zukunftsweisende Erkenntnisse bei Kongressen. Foto: Christopher Schmid, weimar GmbH
Die Pandemie hat diese Entwicklungen noch beschleunigt. Seither können Arbeitstreffen online stattfinden und damit Geld, Zeit und CO2-Emission eingespart werden. Teilnehmer können zu hybriden Formaten zugeschaltet und Inhalte on demand abgerufen werden. „Zur Vorbereitung reicht meist ein Vor-Ort-Termin, weitere Abstimmungen können in Online-Terminen erfolgen“, sagt Köppel. Im 360-Grad-Rundgang können Eindrücke gewonnen werden und Führungen online erfolgen, eine digitale Veranstaltungsakte informiert alle Beteiligten. Neben der Twin Transformation beobachtet sie einen weiteren Trend auf dem Veranstaltermarkt: die starke Individualisierung der Kunden. Köppel: „Vermehrt werden auch kleinere Metropolen für Veranstaltungen genutzt. Das Einmalige, das Besondere wird gesucht. Wir sehen das als große Chance für Weimar und unseren Tagungsstandort.“
Künstliche Intelligenz: Daten einspeisen
Es ist auch eine Chance für Lübeck, die Stadt von EVVC-Präsidentin Ilona Jarabek. Als zweites Transformationsthema macht sie die Anwendung von künstlicher Intelligenz in den EVVC-Häusern aus, um Ressourcen freizusetzen, etwa über den Einsatz von Telefon-Bots für Raumbuchungen oder bei Standardanfragen. Als Vorstandsmitglied für Kommunikation und Digitales hört sich Carsten Müller zum Thema KI in den EVVC-Häusern um. Dabei erkennt der Werkleiter von JenaKultur, dass der eine oder andere Kollege ChatGPT einsetzt, die großen Möglichkeiten der KI-Anwendung aber noch nicht praktikabel seien. „Im Moment geht es vor allem um Datengenerierung und Verfügbarmachung“, folgert Müller und fügt hinzu, dass es darum beim Digitalgipfel 2023 der Bundesregierung im Volkshaus Jena ging.
Foto: JenaKultur, H. Gumpert
Carsten Müller, EVVC-Vorstandsmitglied für Kommunikation und Digitales und Werkleiter von JenaKultur, denkt über die Möglichkeiten zum Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Veranstaltungswirtschaft nach.
Beim Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) in der Veranstaltungswirtschaft müsse man sich vorab deren Anwendungsbereiche klarmachen, findet er: maschinelles Lernen, die Verarbeitung natürlicher Sprache sowie die generative KI, d.h. kreative KI. „Wir müssen uns als Veranstalter und Betreiber von Veranstaltungshäusern zuerst die Frage stellen: Welche Lösung möchte ich für welche Herausforderung kreieren oder nutzen? Und welche Daten kann ich über welchen Weg schnell und umfänglich zur Verfügung stellen?“ Der EVVC ist hier im Austausch mit dem GCB – German Convention Bureau zum Open-Data-Projekt und klärt, inwiefern öffentliche Daten der EVVC-Mitglieder verfügbar gemacht werden können, damit etwa generative KI-Anwendungen auf diese zugreifen können. Schon vor sechs Jahren entwickelten auf Initiative des Thüringer Wirtschaftsministeriums die Thüringer Tourismusgesellschaft (TTG) und Partner die Datenbank ThüCAT. „In Jena übertragen wir bereits seit einigen Jahren die Daten von visit-jena.de, jena-convention.de, des Volkshauses und weiterer Veranstaltungshäuser in die ThüCAT“, erzählt Müller. Das Thüringer Convention Bureau hat das auf Thüringen ausgeweitet. „Im Ergebnis entsteht daraus ein lebendiges Datennetzwerk, welches direkt an den digitalen Orbit angeschlossen ist und Daten für weitere Anwender zur Verfügung stellt“, resümiert Müller. Die Daten helfen bei der Verbesserung der Ergebnisqualität. Perspektivisch schaut er nach Heilbronn, wo das größte Öko-System für KI entstehen soll: der IPAI – Innovationspark Künstliche Intelligenz.
Foto: Guido Kasper
Das Bodenseeforum Konstanz: Vom Industriegebäude zum Veranstaltungshaus
Ein Haus, das für Transformation steht, ist das Bodenseeforum Konstanz. 2010 veräußert die Stadt Konstanz eine Fläche zum Bau eines Solar Innovation Centers. Das Unternehmen wird nach dem ersten Bauabschnitt von der Krise in der Solarbranche erfasst. Die Stadt Konstanz und die Industrie- und Handelskammer Hochrhein-Bodensee erwerben das Gebäude und teilen sich die Räumlichkeiten: Die untere Hälfte nutzt die Stadt für Tagungen und Veranstaltungen, die obere die IHK für Schulungen und als Büros. Am 21. Oktober 2016 wird das neue Veranstaltungshaus Bodenseeforum Konstanz eröffnet. „In der Pandemie haben wir aus Gründen der Flexibilität einen Digitalen Zwilling unseres Hauses mit Prismm realisiert. Heute nutzen wir unseren Digital Twin ViBoFo im Verkauf für digitale Hausführungen, um unseren Kund:innen aus nachhaltigen Gründen unnötige Wege zu ersparen, und haben gleichzeitig eine interaktive Lösung für hybride Veranstaltungen“, erklärt Sonja Siegner, zuständig für MICE Sales & Event Design im Bodenseeforum Konstanz. Themen, die die Konstanzer beschäftigen, sind die Inner Development Goals (IDGs), in denen sich die gelebten Werte im micelab:Bodensee wiederfinden, und DEI (Diversity, Equality, Inclusion), um Veranstalter bereits im Event Design sensibilisieren und beraten zu können.
Gesellschaftlicher Wandel: Vielfalt fördern
Trotz aller Technologie oder gerade wegen dieser treibt Ilona Jarabek ein weiteres Thema um: der gesellschaftliche Wandel. „Vielfalt, Gleichberechtigung und Toleranz sind wichtig für den Zusammenhalt und wir – der EVVC – bringen die Menschen in Veranstaltungen zusammen“, betont sie. Durch den demografischen Wandel und Fachkräftemangel gewinnt das Thema an Bedeutung und wird folglich im Programm zur MFT EVVC Fachtagung in der StadtHalle Rostock am 24. und 25. September 2024 aufgegriffen. Ilona Jarabek bekräftigt: „Wenn es um Diversität geht, müssen wir auch auf das immer noch nicht gehobene Potenzial von Frauen ein Augenmerk legen. Demografischer Wandel und zunehmender Arbeitskräftebedarf – da kann es sich unsere Gesellschaft nicht leisten, das Potenzial von Frauen, ob in Führungsetagen, im Wiedereinstieg oder Berufseinstieg generell, außer Acht zu lassen.“ Ein Gedanke, den sie auf alle Menschen ausweiten möchte. Eine Frau in Führungsposition ist Kristina Wulf. Die Betriebsleiterin im Eurogress Aachen sieht den Einsatz künstlicher Intelligenz und neuer Technologien als einen Weg, dem Fachkräftemangel zu begegnen. „Wie gestalten wir unsere Arbeitsabläufe mit KI effizienter? Das ist das nächste Projekt, das wir angehen“, kündigt Wulf an. In einem Zukunftsworkshop wurden alle Mitarbeiter dazu befragt. Gegen den Fachkräftemangel tun die Aachener einiges und bilden etwa aus. Derzeit sind es drei Veranstaltungskaufleute und ein Veranstaltungstechniker, im Herbst beginnen zwei Veranstaltungskaufleute und ein weiterer Veranstaltungstechniker. „Wir müssen deutlich mehr tun beim Recruiting“, weiß Wulf. Die Aachener unterstützen die Ausbildungsinitiative der Veranstaltungswirtschaft 100pro, haben ihre eigene Initiative und werden vor Ort aktiv. Zuletzt auf einer Ausbildungsmesse haben die Auszubildenden im Zuge eine Azubi-Projektes den Stand gebaut. Junge Interessierte sind zum Blick hinter die Kulissen und zum Schnuppertag eingeladen worden. „Das mündet dann in ein Praktikum – und das hat geholfen“, so Wulf. Zudem haben ihre Veranstaltungstechniker mit der Technik-AG eines Gymnasiums Kontakt aufgenommen, kommen dort mit den Nachwuchskräften ins Gespräch und unterstützen diese bei ihren Projekten. Zudem laden sie sie in den Eurogress Aachen ein. Wulf: „Das braucht Zeit, doch da müssen wir umdenken.“
Vorstellung des Meeting- & EventBarometers für Aachen. V.l.n.r.: Thomas Hissel, Beigeordneter für Wohnen, Soziales und Wirtschaft, Kristina Wulf, Betriebsleitung Eurogress Aachen, Katrin Hissel und Caroline Noerenberg, beide im Vorstand aachen tourist service, und Philipp Piecha, Referatsleiter Wirtschaftsförderung IHK Aachen. Foto Eurogress Aachen
Umdenken ist auch hinsichtlich der Anforderung an Flexibilität seitens der Eventplaner gefragt, zum einen wegen der Umbuchbarkeit und zum anderen wegen der kürzeren Vorlaufzeiten. Haben große Kongresse bisher eine Vorlaufzeit von zwei Jahren gehabt, ist diese zum Teil auf unter ein Jahr gesunken. Als Beispiel bringt Wulf die International Conference on Photochemistry an. Die Anfrage für den fünftägigen Kongress mit 800 Teilnehmern kam im März für Juli 2025. „Diese verkürzte Planungszeit verdichtet alles“, so Wulf. Ihr Team wird in Agilität und Technologie geschult und versucht, in der kürzeren Zeit alles möglich zu machen. Dabei hat Wulf ihre Mitarbeiter im Blick. Schließlich muss alles länger offengehalten werden, weil der Kunde sich umentscheidet oder sich die Teilnehmerzahl ändert und kurz vorher Bestuhlung oder Technik zu ändern sind. Wulf hat dafür Verständnis, herrsche doch eine größere Unsicherheit, weshalb die Menschen sich kurzfristiger für Veranstaltungen anmelden. Davon unbeeindruckt entwickelt sich der Veranstaltungsmarkt in Aachen gut und kommt 2023 laut Meeting- & Eventbarometer für Aachen auf 6.680 Veranstaltungen und 1,2 Millionen Teilnehmer. Die Aachener Veranstaltungsstätten verzeichnen ein Umsatzplus um 21,8 Prozent. „Wir hatten nicht erwartet, so schnell nahezu das Niveau, das wir vor der Corona-Pandemie hatten, zu erreichen“, kommentiert Kristina Wulf die Ergebnisse. Für sie ist das ein deutliches Indiz für die Bedeutung von Veranstaltungsstätten, „die einfach die beste Plattform für den persönlichen Austausch und das Live-Erlebnis sind“. Dem stimmt ihr Kollege André Kaldenhoff uneingeschränkt zu: „Kongresse bleiben im Kern ein People‘s business – das sollten wir nicht aus den Augen verlieren.“ Im September erwartet er im Congress Center Leipzig den Kongress der Deutschen Gesellschaft für Urologie und den Kongress für Gastroenterologie und Viszeralchirurgie, Viszeralmedizin.