Fachkräftemangel in der Veranstaltungswirtschaft
Eine Einstellungssache
Die Verbände im Forum Veranstaltungswirtschaft (EVVC, VPLT und BDKV) veranstalten regelmäßig den Future Talents Day. Die nächste Ausgabe findet am 20. September 2024 auf dem Reeperbahn Festival für Schüler:innen der 9. und 10. Klassen statt. Beim „Future Talk: Erwartungen an die Branche im Realitätscheck” ging es auf der Meet Hamburg 2024 um die Bedürfnisse junger Arbeitnehmer:innen. Foto: BDKV – Bundesverband der Konzert- und Veranstaltungswirtschaft
Die Verbände im Forum Veranstaltungswirtschaft (EVVC, VPLT und BDKV – Bundesverband der Konzert- und Veranstaltungswirtschaft e.V.) veranstalten regelmäßig den Future Talents Day. Die nächste Ausgabe findet am 20. September 2024 auf dem Reeperbahn Festival für Schüler:innen der 9. und 10. Klassen statt. Beim „Future Talk: Erwartungen an die Branche im Realitätscheck” ging es auf der Meet Hamburg 2024 um die Bedürfnisse junger Arbeitnehmer:innen. Foto: BDKV
Mit dem Beginn des Herbstes wagen die neuen Ausbildungs- und Studienjahrgänge ihre ersten Schritte in der Veranstaltungswirtschaft. Was für die jungen Talente ein spannender Einstieg in die Berufswelt bedeutet, könnte für die Branche zur Belastungsprobe werden. Denn ausgerechnet, wenn die Auslastung der Unternehmen auf ihrem Höhepunkt ist, lässt sich in den Septemberwochen der Fachkräftemangel deutlich spüren.
Der drohende Fachkräftemangel ist ein Thema, das in vielen Wirtschaftsbereichen Deutschlands seit Jahren immer mehr an Brisanz gewinnt. Mit mehr als einer Million Arbeitsplätzen ist die Veranstaltungsbranche, die mit ihren Messen, Kongressen, Tagungen und Events nicht nur zur kulturellen Vielfalt, sondern auch erheblich zur deutschen Wirtschaftsleistung beiträgt, nicht erst seit Corona besonders anfällig für die Auswirkungen fehlenden Personals. „Die Veranstaltungsbranche ist eine Branche, in der Menschen zusammenkommen, aber wir auch Menschen benötigen, die Veranstaltungen organisieren, die Veranstaltungen durchführen, die Services anbieten“, bringt es Matthias Schultze, Geschäftsführer des GCB German Convention Bureau e.V., bei der Ergebnispräsentation des Meeting- & EventBarometers 2023/2024 im April auf den Punkt.
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Ihm zugeschaltet sind die Vertreter:innen der beiden Mitinitiatoren Matthias Hickl, Bereichsleiter Business Intelligence bei der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT), und Ilona Jarabek, Präsidentin des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) sowie Geschäftsführerin der Musik- und Kongresshalle Lübeck (MuK). Gemeinsam ordnen sie die zentralen Kennzahlen der Studie, die jährlich den gesamten Kongress- und Veranstaltungsmarkt in Deutschland untersucht, in ihren Kontext. Mit dem Anstieg sowohl des Veranstaltungsvolumens als auch der Teilnehmendenzahl zeigt sich die Aufwärtsentwicklung des deutschen Veranstaltungsmarkts positiver als erwartet: Das Wachstum bleibt stabil, die Anbieterbetriebe und Veranstalter sind zuversichtlich für 2024.
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Ihm zugeschaltet sind die Vertreter:innen der beiden Mitinitiatoren Matthias Hickl, Bereichsleiter Business Intelligence bei der Deutschen Zentrale für Tourismus (DZT), und Ilona Jarabek, Präsidentin des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) sowie Geschäftsführerin der Musik- und Kongresshalle Lübeck (MuK). Gemeinsam ordnen sie die zentralen Kennzahlen der Studie, die jährlich den gesamten Kongress- und Veranstaltungsmarkt in Deutschland untersucht, in ihren Kontext. Mit dem Anstieg sowohl des Veranstaltungsvolumens als auch der Teilnehmendenzahl zeigt sich die Aufwärtsentwicklung des deutschen Veranstaltungsmarkts positiver als erwartet: Das Wachstum bleibt stabil, die Anbieterbetriebe und Veranstalter sind zuversichtlich für 2024.
Graphic Recording der Session „Fachkräftemangel in der geilsten Branche der Welt“ beim HotelCamp 2023. Im letzten Jahr fanden 61,5 Prozent aller Seminare, Tagungen und Kongresse in Tagungshotels statt, für die personelle Engpässe einen besonders hohen Stellenwert im Tagesgeschäft haben. Foto: Hospitality Sales & Marketing Association Deutschland e.V. (HSMA)
Schließlich zeichnet sich auch im Personalbereich erstmals nach dem massiven Corona-Knick eine leichte Entspannung ab. Konnte im letzten Jahr noch mehr als die Hälfte aller Veranstaltungsorte ihren Bedarf an Personal nicht decken, sind aktuell immerhin nur noch rund ein Drittel von ihnen auf der Suche nach den richtigen Mitarbeiter:innen. „Zum einen finde ich es sehr beruhigend, dass sich die Situation etwas entspannt hat, aber das darf uns natürlich nicht darüber hinwegtrösten, dass wir immer noch große Herausforderungen auch im Bereich Personal haben, weil es natürlich Fachkräfte braucht, um gute und sichere Veranstaltungen durchführen zu können“, bewertet Jarabek die Entwicklung im Hinblick auf das weitere Wachstumspotenzial der Branche. „Also insofern ist das Thema sehr sehr aktuell.“
Die EVVC-Präsidentin weiß um die großen Herausforderungen der Branchenakteure. Die Inflation und die damit einhergehenden Preissteigerungen sowie Personalengpässe werden wohl auch in naher Zukunft für Anbieter ebenso wie für Veranstalter aus Deutschland und dem Rest der Welt von großer Bedeutung bleiben. „Fakt ist: Wir müssen uns weiterhin aktiv um Fachkräfte und vor allem um Nachwuchsförderung kümmern“, erklärt die Lübeckerin. Dieser Meinung schließt sich auch Achim Dercks, stellvertretender Hauptgeschäftsführer der Deutschen Industrie- und Handelskammer (DIHK), an: „Der Fachkräftemangel fängt bereits bei den Auszubildenden an“, kommentiert er die neue Ausbildungsumfrage 2024, die Anfang August erschienen ist.
Die Neuabschlüsse von Ausbildungsverträgen für die Ausbildungsberufe Fachkraft für Veranstaltungstechnik und Veranstaltungskaufleute im Vergleich zum Fachmann/Fachfrau für Restaurants und Veranstaltungsgastronomie (bundesweit): Vor dem Corona-Einbruch blieben die Zahlen seit 2010 relativ konstant. Über alle Jahrgänge und Lehrberufe in der Veranstaltungswirtschaft hinweg geht der R.I.F.E.L. e.V. von 28.000 Auszubildenden aus. Grafik: tw tagungswirtschaft
Ungefähr 30.000 Unternehmen in Deutschland, so die Hochrechnung darin, hätten im letzten Jahr nicht eine einzige Bewerbung auf einen freien Ausbildungsplatz erhalten. Damit konnte auch fast jeder zweite Ausbildungsbetrieb im Bereich der Industrie- und Handelskammern (IHKs) seine angebotenen Stellen nicht besetzen – ein absoluter Negativrekord. Und so macht die demografische Entwicklung der Gesellschaft auch vor der Verfügbarkeit von qualifizierten Fachkräften in der Veranstaltungsbranche keinen Halt. „Gutes Employer Branding und qualitätsvolle Ausbildungsstrukturen sind das Gebot der Stunde“, so Jarabek weiter. „Dazu haben wir ja auch relativ viele Tools entwickelt, wie zum Beispiel 100Pro, wo man sich committen kann, für eine gute Ausbildung einzustehen.“
Die Ausbildungsinitiative 100Pro hat der EVVC bereits 2016 in Zusammenarbeit mit den Verbänden Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA), VPLT – Der Verband für Medien- und Veranstaltungstechnik sowie der fwd: Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft e.V. (damals FAMAB) ins Leben gerufen und liegt mittlerweile in der vollen Verantwortung der Interessengemeinschaft Veranstaltungswirtschaft e.V. (IGVW). 73 Ausbildungsunternehmen, elf Hochschulen bzw. Universitäten und fünf Weiterbildungseinrichtungen haben bisher den jeweilig für sie geltenden Kodex unterzeichnet. Damit verpflichten sich die Organisationen, definierte Mindestanforderungen einzuhalten, mit denen die Qualität der beruflichen Bildung in der Veranstaltungsbranche gesichert, verbessert und transparenter gestaltet werden soll.
Christian Stein-Kalesky (Foto: tristar Hotelgruppe) & Anna Heuer (Foto: HSMA)
„Gutes Employer Branding bedingt auch gute Arbeitsbedingungen.“
Anna Heuer, Geschäftsführerin der Hospitality Sales & Marketing Association Deutschland e.V. (HSMA), und Christian Stein-Kalesky, Head of People & Culture Europe bei tristar GmbH sowie Fachvorstand HR & Employer Branding der HSMA Deutschland e.V., über Wertschätzung, gute Leader und Chancen, Erwartungen zu erfüllen.
Dazu gehören Maßnahmen wie beispielsweise eine strukturierte Ausbildungsplanung, regelmäßige Feedbackgespräche und die Einbindung der Auszubildenden in alle relevanten Arbeitsprozesse, aber auch regelmäßige Weiterbildungen für Ausbilder:innen – so, wie es auch bei der 100Pro-Unterstützerin mainzplus Citymarketing GmbH gehandhabt wird: „Unsere Azubis durchlaufen alle relevanten Abteilungen unseres Unternehmens, d.h. die Bereiche Congress, Kultur, Marketing, Sales, Vorzimmer der Geschäftsleitung, Tourismus und Buchhaltung. Schon früh übertragen wir Verantwortung“, heißt es von deren Geschäftsführung Marc André Glöckner und Katja Mailahn. Mit der eigenständigen Organisation von realen Veranstaltungen und Messeauftritten, wie etwa bei der Berufsinformationsmesse (BIM) Rheinhessen im September, sollen die Berufsanfänger:innen von einer praxisorientierten Ausbildung profitieren können.
Dabei geht einer Lehrzeit beim Mainzer Stadtmarketing zunächst ein verpflichtendes, in der Regel drei Monate dauerndes und bezahltes Praktikum voraus. Bewerber:innen können so das Unternehmen kennenlernen und sicherstellen, dass sie sich mit den vielfältigen Anforderungen und Aufgaben identifizieren können. „Den Abbruch einer Ausbildung haben wir so in den letzten 16 Jahren nur einmal erlebt“, erklären die Mainzer. Flache Hierarchien, eine offene Unternehmenskultur mit dem „Du“ als Unternehmenssprache, ein Patensystem sowie die Nutzung von modernen Tools wie der Lernplattform azubi:web sollen dazu beitragen, die jungen Nachwuchskräfte in das bestehende Team zu integrieren – und ihre Selbstbestimmtheit des Lernens zu fördern. Für ihr Engagement wurde die DMO als „Hervorragender Ausbildungsbetrieb“ von der IHK Rheinhessen ausgezeichnet.
Dass bei der Tochtergesellschaft der rheinland-pfälzischen Hauptstadt eine Vielzahl an Ausbildungsberufen wie Kaufleute für Marketingkommunikation, Kaufleute für Büromanagement, Kaufleute für Tourismus und Freizeit, Veranstaltungskaufleute für die Bereiche Congress und Kultur, aber auch duale Studiengänge in den Sparten Tourismus und Messe-, Kongress- & Eventmanagement angeboten wird, zeigt auch, wie sich der Fachkräftebedarf in mehreren Ebenen manifestiert. Zum einen gibt es den quantitativen Mangel, der durch die demografischen Gegebenheiten und den Rückzug vieler erfahrener Mitarbeitender aus der Branche seit Corona verstärkt wird. Zum anderen besteht mit steigenden Anforderungen an die Qualifikation eine gestiegene Nachfrage nach hochqualifizierten Fachkräften.
Vom Kompetenzdefizit zum Fachkräftemangel
Um diesem qualitativen Mangel – bedingt vor allem durch die Professionalisierung und Internationalisierung der Branche sowie die mit der Digitalisierung und künstlichen Intelligenz einhergehenden neuen Berufsfelder – zu begegnen, braucht es Aus- und Weiterbildungsinhalte, die auf die branchen- und marktspezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Erwartete Detailkenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit komplexen IT-Strukturen und Planungssoftware, sozialen Medien, Netzwerken als Basis zum Beispiel für Streaming-Lösungen sowie Technologien für virtuelle Studios oder Augmented und Virtual Reality treffen auf gesuchte Kompetenzen auf der persönlichen Seite wie Teamfähigkeit, Empathie und Gespür für Kundenprobleme.
Schon 2019, also noch vor der durch die Pandemie beschleunigten digitalen Entwicklung und der Personalabwanderung in andere Branchen, hat die Studie Berufsbild Event- und Messemanager, die von Prof. Dr. Cornelia Zanger, Technische Universität Chemnitz, und dem Studieninstitut für Kommunikation GmbH initiiert wurde, Defizite in fast allen Kompetenzfeldern bei vorhandenen Fachkräften identifiziert. Insbesondere jungen Absolvent:innen fehlte es oft noch an praktischer Projekterfahrung, während ihre praxiserfahrenen Kolleg:innen häufig einen Nachholbedarf aus strategisch-konzeptioneller Perspektive zeigten. Die für Zanger zwingende Konsequenz: „Lebenslanges Lernen“ müsse immer mehr als Unternehmensinvestition in die eigene Mitarbeiterkompetenz verstanden werden.
Aktuell veröffentlicht das AXICA Kongress- und Tagungszentrum in Berlin einmal in der Woche einen „Appreciation Post“ auf Instagram, um öffentlich die Arbeit der verschiedenen Teams zu würdigen. Fotos: Instagram AXICA
Erforderlich dafür sei, dass Unternehmen eine wertschätzende Kultur schüfen, in der die kontinuierliche Weiterentwicklung der Angestellten nicht nur gefördert, sondern aktiv gestaltet wird. Dabei spielt eine nachhaltige Personalentwicklung und -bindung eine zentrale Rolle, die darauf abzielt, die individuellen Stärken und Interessen der Mitarbeitenden mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. Ein solcher Ansatz erfordere maßgeschneiderte Programme und klare Meilensteine im Entwicklungsprozess, die in Abständen überprüft und angepasst werden. Regelmäßige Personalgespräche, die nicht nur die Bedürfnisse, sondern auch die persönliche Lebenssituation der Mitarbeitenden berücksichtigten, seien ebenfalls unerlässlich, um deren intrinsische Motivation zu fördern.
Praktischer Nebeneffekt ist darüber hinaus, dass mit sich weiterentwickelnden Berufsbildern im Recruiting auch neue Zielgruppen angesprochen werden können – und müssen. Durch die Corona-Jahre und die bereits davor bestehenden personellen Anforderungen fehlen laut Schätzungen aktuell rund 400.000 Mitarbeitende in den heterogenen Tätigkeitsfeldern der Eventbranche. Das Problem sieht der IGVW-Präsident Marcus Pohl im unübersichtlichen Marktumfeld: „Es gibt keinen Wirtschaftszweig, der so heißt oder gar eine Wirtschaftskreisnummer im NACE-System hat. So verteilen sich unsere Unternehmen auf 76 Wirtschaftskreise, die Wirtschaftskraft wird nicht erkannt, weil nicht gemessen, entsprechend gibt es keine Statistiken und entsprechend gibt es auch keinen funktionierenden Arbeitsmarkt, wie wir ihn aus anderen Wirtschaftszweigen kennen.“
So würden Jobcenter und Arbeitssuchende nur selten die offenen Stellen in den Unternehmen finden. „Das hat mit unpassenden Förderprogrammen für den Arbeitsmarkt zu tun, aber auch mit unpassenden Abfragen von Qualifikationen“, ergänzt Pohl. Davon ausgehend hat die IGVW im letzten Jahr als Teil der Kampagne „Zukunft Deutschland“ mit der Plattform www.nx-gen.de begonnen, eine Systematisierung der Berufe innerhalb der Branche zu erstellen mit dem Ziel, diese nachvollziehbar und attraktiv zu präsentieren. Neben der Definition der jeweils benötigten Kompetenzen gehören dazu genauso die Informationen über Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
Das „Juwel in der Unternehmenskommunikation“
Das Hauptanliegen sei laut Pohl, dass „wir zukunftsweisende Wege installieren, die es ermöglichen, dass Migrantinnen und Migranten, Geflüchtete, Umsteigende und Quereinsteigende einen Weg in die Veranstaltungswirtschaft finden können, dass Schülerinnen und Schüler ihre Profession in unseren Ausbildungsberufen entdecken können und die Veranstaltungswirtschaft Resilienz ausbildet“. Damit der Wirtschaftszweig dabei auch noch besser in den Personalmarkt kommunizieren und sich im Wettbewerb mit anderen Anbietern im privatwirtschaftlichen oder öffentlichen Bereich abheben kann, führt auch hier der Weg nicht um eine positive Unternehmenskultur herum. Wie auch andere Branchen muss die Eventindustrie den veränderten Erwartungen der Arbeitskräfte gerecht werden – gerade angesichts der hohen Leistungsanforderungen und Arbeitsbelastung.
Leitfaden für Betriebe: Arbeitskräfte gewinnen und halten
Im Juli 2024 hat der Europäische Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. (EVVC) eine aktualisierte Best-Practice-Sammlung aus den Reihen seiner Mitglieder veröffentlicht. Der Leitfaden bietet eine kompakte Übersicht über Themen wie die Attraktivität als Arbeitgeber, Employer Branding, Recruiting, Ausbildung und Mitarbeiterbindung. Die Sammlung dient als praxisorientierte Hilfestellung für Betriebe in der Veranstaltungsbranche, um Fachkräfte zu gewinnen und langfristig zu binden.
Mit ihnen werden die Flexibilität und Individualisierung von Beschäftigungsmodellen zunehmend erwartet. Themen wie faire Be- und Entlohnungssysteme, Work-Life-Balance, Vereinbarkeit von Beruf und Familie, die Möglichkeiten für Homeoffice und flexible Regelungen zum Ausgleich von Überstunden, aber auch ein geändertes Verständnis in Bezug auf Werte wie soziale oder ökologische Nachhaltigkeit rücken damit nicht nur bei jüngeren Generationen in den Fokus. Um sich einen Überblick über die aktuellen Rahmenbedingungen zu verschaffen, wurden in den letzten zwei Jahren Eventagenturen, Messebauunternehmen, Eventabteilungen sowie die fünf Dienstleistungsbereiche Dienstleister IT, Dienstleister Technik, Catering, Locations und Ausstatter von der fwd: Bundesvereinigung Veranstaltungswirtschaft für einen HR- & Gehaltsreport befragt.
„Die Veranstaltungsbranche ist auf dem Weg, die Corona-Krise schnell zu überwinden. Sie darf als attraktiver Arbeitgeber gelten mit viel Entwicklungspotenzial für seine Mitarbeiter“, zeigt sich Markus Illing, Vorstandsvorsitzender der fwd:, erfreut über die Ergebnisse: Die große Mehrheit der Unternehmen zahlt gut und bietet flexible Arbeitszeitmodelle, mit über 80 Prozent haben Homeoffice-Möglichkeiten in das Arbeitsleben Einzug gehalten. Den Mitarbeitenden stehen über alle Bereiche hinweg zwei Weiterbildungstage im Jahr zur Verfügung, für die die Unternehmen im Schnitt über 1.000 Euro gewähren. Zusätzliche Nebenleistungen umfassen z.B. Diensthandys, Arbeitskleidung, Firmen-Fahrzeug oder -Fahrrad, Coachingmöglichkeiten, ÖPNV-Karten, Gesundheitsmaßnahmen oder eine Kinderbetreuung.
Gute Voraussetzungen also, um ein starkes Employer Branding in der Veranstaltungswirtschaft aufzubauen. Und welche Maßnahme für die Schaffung von positiven Erlebnissen und Arbeitsbedingungen, die den Ruf des Unternehmens stärken, würde sich für Eventprofessionals besser eignen als die Nebenleistung Mitarbeiterevent? Oder wie es Matthias Schultze zusammenfassend betont: „Wie können wir Unternehmenskultur leben, wenn Menschen im Homeoffice arbeiten und viele Tage nicht persönlich im Büro aufschlagen? – Da haben wir deutlich gemerkt, dass die Veranstaltung als wirkliches Instrument der Unternehmenskommunikation sogar noch an Wert und an Bedeutung gewonnen hat. Ich finde den Begriff so schön, die Veranstaltung als Juwel der gesamten Palette der Unternehmenskommunikation zu bezeichnen.“