Circular Collective
Die Arbeit beginnt
Arbeitstreffen auf der IMEX 2023 am Stand der tw tagungswirtschaft in Halle 8 der Messe Frankfurt. V.l.n.r.: Kerstin Wünsch, Simone Hammer, Justine Hein, Jürgen May, Dr. Christoph Soukup, Andrea Walburg und Isabel Häffner. Foto: tw tagungswirtschaft
Arbeitstreffen auf der IMEX 2023 am Stand der tw tagungswirtschaft in Halle 8 der Messe Frankfurt. V.l.n.r.: Kerstin Wünsch, Simone Hammer, Justine Hein, Jürgen May, Dr. Christoph Soukup, Andrea Walburg und Isabel Häffner. Foto: tw tagungswirtschaft
Die tw tagungswirtschaft will die CO2-Emissionen für ihren Auftritt auf der Fachmesse IMEX in Frankfurt reduzieren. In Zusammenarbeit mit der CSR-Agentur 2bdifferent und den Messearchitekten imb troschke plant die Fachpublikation den tw-Stand für die Jahre 2024 bis 2026 nach dem Prinzip der Kreislaufwirtschaft. Das Team hat sich den Namen „Circular Collective“ gegeben und seine Arbeit aufgenommen.
„Ich freue mich, dass alle dem Namen ‚Circular Collective‘ zugestimmt haben. Jetzt kann es losgehen!“, eröffnet Jürgen May, Gründer der CSR-Agentur 2bdifferent, das Teams-Meeting im August zum Pilotprojekt Messestand nach der Kreislauswirtschaft. Jürgen May und seine Kollegen, Kreislaufexperte Dr. Christoph Soukup und Projektmanager Kevin Dühr, übernehmen das Projektmanagement und das Monitoring. Neu im Team der Spezialisten für Nachhaltigkeit in der Veranstaltungswirtschaft, hat Dühr ein Projektmanagement in Microsoft-Teams angelegt.
„Dort werden alle Handlungsfelder strukturiert aufgezeigt und alle Maßnahmen, die wir festlegen, mit der entsprechenden Aufgabenstellung inhaltlich wie zeitlich für die jeweiligen Beteiligten festgehalten“, weiß Jürgen May. Und weiter: „Sämtliche Daten werden über die Plattform ausgetauscht und in den entsprechenden Ordnern abgelegt. Gemailt wird nicht!“
Die CSR-Agentur 2bdifferent, die Messearchitekten imb troschke und die tw tagungswirtschaft der dfv Mediengruppe planen den tw-Stand auf der IMEX 2024 in Frankfurt nach den Prinzipien der Kreislaufwirtschaft. Das Projekt begleitet die Hochschule Osnabrück, Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften/Fachbereich Betriebswirtschaftslehre, Veranstaltungsmanagement. Ansprechpartnerin ist Prof. Dr. Kim Werner. Betrachtet werden alle drei Säulen der Nachhaltigkeit (ökologisch, sozial und ökonomisch) und ihre Handlungsfelder. Das Projekt ist als Pilot für die Veranstaltungswirtschaft gedacht, transparent angelegt und wird von 2023 bis 2026 crossmedial aufbereitet. Ansprechpartner sind Dr. Christoph Soukup und Jürgen May von 2bdifferent, Andrea Walburg von imb troschke, Simone Hammer und Kerstin Wünsch von der tw tagungswirtschaft.
Das Projektmanagement
Auf Microsoft-Teams findet das Circular Collective unter Dateien 15 Ordner, beginnend mit der Zusammensetzung Leitungsgremium Circular Collective (00), der Festlegung interner Orgastruktur (01) und der Bereitstellung finanzieller, sachlicher und personeller Ressourcen (02). Prozessphase eins umfasst die Ordner die Basisanalyse (03), den Supplier & Service Provider Check (04) und den Feedbackbericht (05).
In Prozessphase zwei schließen sich an die Sustainability Roadmap mit Maßnahmenkatalog (06) die Handlungsfelder (07), die Event-Guideline mit Beschreibung der Maßnahmen (08), der Supplier & Service Provider Check (09) und der Verhaltenskodex für Lieferanten und Dienstleister (10) an. Und schließlich die Intelligente Kreislaufwirtschaft (11), der Circular Scan mit Positiv- und Negativliste der Materialien (12), die Erstellung der Stoffstromanalyse (13) und der Circular Economy Report (14).
Analog zur Ordnerstruktur gibt es Aufgabenfelder, welche die Aufgaben den entsprechenden Personen zuordnen. „Jeder übernimmt verschiedene Aufgabenfelder und bekommt Benachrichtigungen über das System, welche ihm seine Aufgaben zuweisen. Nach Erledigung werden diese abgehakt“, informiert Projekt Manager Kevin Dühr.
Der Zeitstrahl bildet die Prozessschritte und Aufgaben ab. Bis Jahresende stehen der Basis-Check, die Ermittlung des CO2-Fußabdrucks und der Feedback-Report zum Auftritt der tw tagungswirtschaft auf der IMEX 2023 an. Foto: 2bdifferent
Der Zeitplan
Die Ordnerstruktur bildet die Reihenfolge der Aufgaben ab, die der Zeitplan bis zur nächsten IMEX vom 14. Mai bis 16. Mai 2024 den Monaten August 2023 bis Juni 2024 zuordnet. In Prozessphase eins geht es bis Dezember um die möglichst genaue Vermessung und den Status quo für das Jahr 2023. Dafür werden der Basischeck zum tw-Stand auf der IMEX vom 23. bis 25. Mai 2023 durchgeführt und der CO2-Fußabdruck auf Basis von Echtdaten ermittelt. Sämtliche Daten fließen in den Feedback-Bericht ein. „Dort besprechen wir die Ausgangssituation und die Zielsetzung über die Jahre 2024 bis 2026“, erklärt Jürgen May und ergänzt: „Wir fragen uns im Team: Was können wir tun? Was können wir dazunehmen, und was müssen wir weglassen?“. Er weiß: „Es muss machbar sein.“
Erst danach wird die Roadmap für die Prozessphase zwei erstellt. Für die Maßnahmenentwicklung werden 19 Handlungsfeldern herangezogen. Diese sind im Ordner 07 festgehalten und reichen vom Abfallmanagement über Catering, Kommunikation, Energie und Wasser bis Mobilität. Jedes Handlungsfeld hat einen Unterordner.
Die Handlungsfelder
- Abfallmanagement
- Berechnung CO2-Fußabdruck
- Catering
- Digitale/hybride Aspekte
- Druck/Print
- Energie
- Gastgeschenke/Merchandising
- Kommunikation (intern/extern)
- Messebau
- Mobilitäten (Crew, Service Provider, Besucher etc.)
11. NH-Kriterien zur Beschaffung von Produkten und 12. Dienstleistungen 13. Personaldienstleister 14. Side Events 15. Soziale Aspekte/Inklusion/Barrierefreiheit/Diversität Technik/Media 16. Teilnehmer-Management 17. Unterbringung 18. Veranstaltungsort 19. Wasser
Für die Erstellung der Roadmap zum Auftritt auf der IMEX 2024 vom 14. bis 16. Mai und die Folgejahre 2025 und 2026 ist Januar 2024 angepeilt. Daraufhin folgen die Nachhaltigkeits-Guidelines IMEX 2024, der Supplier & Service Provider Check, der Circular Scan Primärmaterialien, die Erstellung der Stoffstromanalyse und die CO2-Bilanzierung.
Die Basisanalyse
Als für seinen IMEX-Auftritt verantwortliches Unternehmen beginnt für die tw tagungswirtschaft die Arbeit mit der Basisanalyse (03) des eigenen Messestands. Sie speist sich unter anderem aus Elementen der ISO 20121 für nachhaltiges Eventmanagement, ISO 14001 für betriebliches Umweltmanagement, ISO 26000 für unternehmerisches Nachhaltigkeitsmanagement, EMAS (Eco Management and Audit Scheme) und dem UN Global Compact.
Die Basisanalyse besteht aus dem Basischeck und der CO2-Bilanzierung zum tw-Stand auf der IMEX 2023. Dafür hat das Team Zeit bis 20. Oktober 2023 und bekommt Zugang zu einem ausführlichen Online-Fragebogen. Die mehr als 100 Fragen richten sich an die tw tagungswirtschaft und fragen etwa nach deren Nachhaltigkeitsrichtlinien, den Veranstaltungsort mit Fragen zu Umweltmanagementsystemen, den Messebauer mit Fragen zur Bauweise und verwendeten Materialien. Entsprechende Dokumente sind hochzuladen. Die Fragen können weitergegeben werden, sei es an den Veranstaltungsort, die Messe Frankfurt in Bezug auf die IMEX und den Veranstalter, die IMEX Group (Regent).
„Wenn jemand keine Antwort hat oder seine Antwort nicht belegen kann, heißt das ‚Nein‘“, macht Jürgen May deutlich. Für Dienstleister sei das ein kostenloser Nachhaltigkeitscheck, meint er. „Wir machen die Partner auf ihre Performance aufmerksam. Dabei wollen wir sie nicht verlieren: Wir wollen, dass sie sich verbessern.“ Das führt zum Verhaltenskodex (10). May: „Erst wenn keine Verbesserungen zu sehen sind, werden Konsequenzen gezogen.“
Foto: 2bdifferent
„Glaubwürdigkeit und Transparenz sind das A und O beim Thema Nachhaltigkeit.“
Jürgen May, Gründer der CSR-Beratungsagentur 2bdifferent
Simone Hammer, verantwortlich für Sales und Marketing bei der tw tagungswirtschaft, hört das mit Erleichterung. „Das nimmt mir die große Sorge, mich von bewährten Partnerschaften verabschieden zu müssen. Ich kann produktiv an ihnen arbeiten.“ Ihr ist wichtig, ihre Partner nicht auszuschließen, sondern sie mitzunehmen auf eine – wie Hammer sagt – Reise für die kommenden drei Jahre. „Es ist realistisch, nicht gleich 100 Prozent anzustreben, sondern den Prozess zu sehen. 75 Prozent können für den Anfang gut sein und lassen sich steigern.“
Die Ergebnisse aus dem Basischeck und der CO2-Bilanzierung durch Forliances fließen in die Auswertung. „Diese Auswertung wird jedes Jahr wiederholt und zeigt die Verbesserungen auf“, beschreibt Kreislaufexperte Dr. Christoph Soukup das Verfahren. Die Stoffstromanalyse steht zwar erst 2024 an, doch die ersten Materialprüfungen haben bereits begonnen. „Wir verwenden Fundus-Material und nachhaltige Mietmöbel“, berichtet Andrea Walburg. Die geschäftsführende Gesellschafterin von imb troschke hat die Zahlen parat:
Der Stand der tw tagungswirtschaft ist sechs Jahre alt und war bisher in den Jahren 2018, 2019, 2022 und 2023 im Einsatz (2020 und 2021 fiel die IMEX wegen der Corona-Pandemie aus). Der tw-Stand auf der IMEX 2023 hatte eine Standfläche von 30 Quadratmetern und ein Gewicht von 1,816 Tonnen. Die Wände bestanden aus Stahlrahmen und lackierten Platten, der Boden aus Spanplatten, verkleidet mit einem Teppich. Mit Teppich, Molton, Abdeckfolie, Gaffa Tape, Klebeband und Schrauben fielen nur 12,15 kg Müll an, doch ärgert sich Andrea Walburg, dass der Teppich nicht zurückgenommen wurde.
„Wenn jemand einen Cradle-to-cradle-Teppich produziert, aber erst ab einer Mindestfläche zurücknimmt, ist das kein Kreislauf“, kritisiert Christoph Soukup. Für ihn ist wichtig, in eine Denkweise zu kommen, bei der Recycling der letzte Schritt ist oder die geringste Strategie – wenn einem sonst nichts einfällt. „Wir beginnen mit Weglassen“, erinnert Soukup an den Grundgedanken der Kreislaufwirtschaft.