Erwartungsmanagement

Was Ihre Teilnehmer erwarten? Fragen Sie nach!

Der ITCS ist Tech-Konferenz, IT-Jobmesse und Festival in einem und findet 2021 rein digital statt. Die Herausforderung ist, alle Elemente der Präsenzmesse zu digitalisieren und die Bedürfnisse der Teilnehmer zu berücksichtigen. Foto: ITCS Online

Die Erwartungen von Teilnehmerinnen und Teilnehmern an ein bewegendes, spannendes und nachhaltig wirkendes Event haben sich vor allem in den letzten eineinhalb Jahren der Pandemie deutlich verändert. Was sie darüber hinaus von Ihnen als Planer und von Ihrem Eventangebot erwarten und wie Sie diese Erwartungen erfüllen können, das erfahren Sie in diesem Beitrag von Bloggerin Katrin Taepke.

Der plötzliche Lockdown im Frühjahr 2020, die zaghaften Versuche erster Hybrid-Events und der gefühlt nicht enden wollende Dauer-Lockdown 2020/2021 haben die meisten von uns sehr geprägt. Egal, ob als Veranstalter oder als Teilnehmer. Neben den klassischen Veranstaltern von Messen, Kongressen und Events sind nun auch Aussteller und Sponsoren zu Veranstaltern geworden. Das führt bis heute zu einem sehr großen Angebot an Veranstaltungen vor allem im Online-Format. Allein dieser Corona-Effekt zeigt, wie sehr sich die Eventlandschaft und damit auch die Ansprüche der Teilnehmer geändert haben. Wer will, kann seit Monaten vermutlich täglich an mehreren relevanten Events teilnehmen und wird in seiner Auswahl stets ein Stückchen anspruchsvoller. Darüber hinaus sind Eventbesucher verunsichert. „Welche Regeln gelten eigentlich zum Tag des Events – und sind Präsenzevents wirklich sicher? Bis wann kann ich mich umentscheiden und was tut der Veranstalter für die Sicherheit vor Ort?” Fragen, auf die Teilnehmer heutzutage eine Antwort verlangen.

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Was Teilnehmer wirklich wollen

Selbst wenn Sie sich die allergrößte Mühe geben, die Wünsche und Erwartungen aller Teilnehmer können Sie schlichtweg nicht erfüllen. Menschen sind einfach sehr unterschiedlich und Sie können es nicht allen recht machen. Was Sie jedoch für ein gelungenes Event und größtmögliche Resonanz tun können:

  • Ihre Teilnehmer oder Ihre Community befragen, was sie sich wünschen, sowie
  • ein paar allgemeine Regeln und Tipps beherzigen, die auf viele Teilnehmer zutreffen.

Wer herausfinden möchte, wie das eigene Event aussehen sollte, damit es die Mehrheit der Teilnehmer anspricht, kann zu zahlreichen digitalen Umfragetools greifen. Beliebte Tools für Online-Umfragen sind beispielsweise:

Fragen Sie Ihre Teilnehmer ruhig nach allen Aspekten, die Ihr Event betrifft. Lieber zwei- oder dreitägig? Ganztägig oder über mehrere Tage verteilt? Lieber online, offline oder hybrid? Welche Themen oder Speaker sollten Sie berücksichtigen? Mit oder ohne Rahmenprogramm, mit oder ohne Abendprogramm?

Sieben Tipps für Ihren Online-Fragebogen

  • Stellen Sie die richtigen Fragen
  • Bilder sagen mehr als tausend Worte
  • Belohnen Sie das Mitmachen
  • Nutzen Sie ein digitales Tool
  • Bewerben Sie den Online-Fragebogen
  • Denken Sie auch an die Offliner
  • Teilen Sie die Ergebnisse

Betreiben Sie außerdem Marktforschung via Social Media. Postings, die besonders viele Likes oder auch kritische Kommentare erhalten, deuten auf ein relevantes Thema für Ihre Zielgruppe hin. Hier lohnt sich auf jeden Fall ein zweiter Blick. Beiträge, die wirklich niemand kommentiert oder likt, sind höchstwahrscheinlich auch als Eventthema wenig interessant. Darüber hinaus sind Call for Papers eine hervorragende Idee, wenn Sie wissen wollen, was Ihre Teilnehmer inhaltlich interessiert und bewegt. Erhalten Sie zahlreiche Einreichungen zu ein und demselben Thema? Dann deutet auch dies auf eine gewisse Relevanz in der Zielgruppe hin.

Was sich Teilnehmer vor dem Event wünschen

Der Trend zu immer kurzfristigeren Anmeldungen der Teilnehmer lässt sich seit einigen Jahren beobachten. Allerdings bedeutet dies mitnichten, dass Sie als Planer Ihre Event-Einladungen demzufolge auch erst kurz vor dem Eventtag versenden sollten. Schließlich sind die Kalender der meisten Teilnehmer auch ohne Ihr Event sehr gut gefüllt. Dazu kommen die bereits beschriebenen unzähligen Events anderer Anbieter. Deshalb ist eine frühzeitige Einladung, mindestens jedoch ein Save the Date, das absolute A und O für ein gelungenes Event. Auch wenn Ihre Teilnehmer erwarten, dass sie in letzter Sekunde zusagen oder auch ihre Buchung ändern dürfen, eine frühzeitige Einladung erwarten sie dennoch. Wollen Sie das als Planer managen können, brauchen Sie unbedingt digitale und effiziente Lösungen für Ihre Registrierung und Ihr Teilnehmermanagement. Am besten eignen sich solche Portale, in denen Ihr Teilnehmer selbstständig umbuchen kann und in Echtzeit sowohl eine neue Bestätigung als auch eine neue Rechnung erhält. Apropos Anmeldung: Ein einfaches, schlankes Anmeldeportal erwarten Teilnehmer in Zeiten, in denen nahezu alles digitalisiert wurde und wird, ebenso. Wer für ein einstündiges Webinar im Rahmen einer Eventreihe mehr als die E-Mail-Adresse, die Anrede und den Namen des Gastes abfragt, verliert diesen womöglich schon lange bevor das Event überhaupt stattgefunden hat. Neben den regulären Umbuchungen von Workshop A auf B sollten Sie außerdem daran denken, dass Teilnehmer heutzutage ihre Eventzusagen auch stark vom Pandemiegeschehen abhängig machen. Spontane Wechsel von einer Online- auf eine Präsenzteilnahme setzen diese voraus. Berücksichtigen Sie dieses kurzfristige Teilnehmerverhalten möglichst schon in Ihrer Eventkonzeption und ermöglichen Sie den Wechsel mithilfe von digitalen Tools und gut abgestimmten Terminen mit allen Beteiligten – der Location, dem Caterer, dem AV-Dienstleister und vielen weiteren. Darüber hinaus erwarten Ihre Teilnehmer vor allem bei Online-Events, dass Sie sie rechtzeitig an die Eventstarts erinnern. Die meisten Planer haben solche Erinnerungen bereits für Präsenzevents verschickt. Allerdings waren die oft mit größerem zeitlichen Vorlauf und mit anderen Inhalten versehen, zum Beispiel zur Anreise. Wer heute ein Online-Event bucht, erwartet, dass Sie möglichst punktgenau an das Event erinnern. Eine Erinnerung eine Woche, einen Tag sowie eine Stunde und manchmal sogar 10 Minuten vor Eventbeginn hat sich bei Online-Events als Best Practice herausgestellt. Auch wenn Ihnen das fast wie Spam-Mail vorkommt – die Teilnehmer an den Bildschirmen werden es Ihnen danken.

Was Teilnehmer während des Events erwarten

Vermutlich spielt dieser Aspekt bereits bei der Event-Buchung eine Rolle, doch spätestens jetzt fällt er so richtig auf: Diversity auf der Bühne. Egal, ob Sie ein Online-, Hybrid- oder Präsenzevent organisieren, Menschen identifizieren sich mit anderen Menschen. Ihre Teilnehmer suchen daher Gemeinsamkeiten mit jenen, die Sie auf die Bühne geholt haben. Je unterschiedlicher der Mix, den Sie anbieten, desto mehr Personen können sich mit Ihren Referent:innen identifizieren. Das spiegelt sich letztendlich entweder in Ihren Anmeldezahlen oder in den Eventbewertungen wider.

Mehr Frauen auf die Bühnen!

Finden Sie Rednerinnen, Referentinnen & Moderatorinnen für Ihre Konferenz:

  • Die Speakerinnen-Liste will die Sichtbarkeit von Frauen überall da steigern, wo öffentlich gesprochen wird. Mithilfe der Speakerinnen-Liste wird es für Veranstalter leichter, Expertinnen für ihre Events zu finden.
  • Die Women Speaker Foundation vermittelt über 600 Rednerinnen und Moderatorinnen mit Business-Hintergrund und erstklassigen Referenzen. Wir haben Expertinnen aus den unterschiedlichsten Bereichen und Branchen.

Neben spannenden Speakern wollen sich Teilnehmer auf Events aktiv einbringen und miteinander austauschen können. Interaktion und Networking sollten Sie daher unbedingt bei jedem virtuellen, hybriden oder physischen Event ermöglichen. Nutzen Sie dafür sowohl interaktive Eventformate von klassischen Workshops über BarCamps, Table Sessions, ‚GehSprächen‘ und vielen anderen als auch digitale Tools, die die Interaktion fördern. Binden Sie Umfragen ein und sammeln Sie Fragen und Anmerkungen in der beliebten Q&A-Runde mithilfe von Interaktionstools ein. Event-Apps und Matchmaking-Tools fördern das Networking besonders stark und sorgen dafür, dass sich auf Ihrem Event die passenden Gesprächspartner finden. Darüber hinaus lockern Online-Fotomosaike, die sowohl Ihre Teilnehmer an den Bildschirmen als auch jene vor Ort mit ihren Selfies befüllen können, enorm auf und sorgen für eine lebendige Erinnerung an Ihr Event.

Live-Events vor Ort

Keine Frage, nach monatelangem Lockdown und mitten in der vierten Welle sehnen sich viele von uns nach Veranstaltungen vor Ort – allerdings nicht um jeden Preis. Sicherheit steht für viele Teilnehmer wie auch für die entsendenden Unternehmen an erster Stelle. Sorgen Sie daher als Veranstalter dafür, dass sich Ihre Teilnehmer vor Ort sicher fühlen. Das mag auch bedeuten, dass Sie bei den Hygieneregeln strenger sind als die Vorschriften am Veranstaltungsort. Schließlich kommen zu Ihrem Event vermutlich Personen aus unterschiedlichsten Regionen. Möglicherweise kann das auch bedeuten, dass Sie der 2G-Regel Vorrang geben, weil sich dann mehr der geimpften und genesenen Teilnehmer sicher fühlen und demzufolge zu Ihrem Event anreisen. Sie sind sich unsicher, was Ihre Teilnehmer oder Ihre Community bevorzugen? Dann befragen Sie diese doch mithilfe eines der oben bereits genannten digitalen Umfragetools.

„Keine Frage, nach monatelangem Lockdown und mitten in der vierten Welle sehnen sich viele von uns nach Veranstaltungen vor Ort – allerdings nicht um jeden Preis. Sicherheit steht für viele Teilnehmer wie auch die für entsendenden Unternehmen an erster Stelle.“

Katrin Taepke

Neben der Sicherheit vor Ort spielt auch Nachhaltigkeit eine immer größere Rolle. Auch wenn es Ihre Teilnehmer möglicherweise noch nicht proaktiv artikulieren. Wählen Sie, wenn möglich, eine Location, die sich auch bequem mit den öffentlichen Verkehrsmitteln erreichen lässt und möglichst kurze Wege für die meisten Teilnehmer bedeutet. Geben Sie darüber hinaus Ihren Gästen einen echten Anreise-Grund. Wer das Gefühl hat, dass er oder sie Ihr Event auch rein online konsumieren hätte können, kommt beim nächsten Mal kaum wieder. Oder anders ausgedrückt: Sorgen Sie dafür, dass Teilnehmer ausreichend Zeit fürs Networking haben, integrieren Sie interaktive Eventformate und machen Sie das Event zu einem haptischen Erlebnis. Frontalbeschallung, schlechtes Catering und eine vollgestopfte Eventagenda sollten spätestens jetzt der Vergangenheit angehören.

Online-Events

Nach eineinhalb Jahren Online-Events und unzähligen Videokonferenzen macht sich bei vielen Menschen die “Zoom-Müdigkeit” breit. Wer jetzt noch Teilnehmer an den Bildschirmen begeistern will, sollte sich von rein frontalen Streamings und 0815-Themen verabschieden. Sie brauchen ein Thema, das den Nerv Ihrer Teilnehmer trifft und sollten bei der Event-Plattform oder dem Videokonferenz-Tool Ihrer Wahl darauf achten, dass es möglichst einfach bedienbar ist. Darüber hinaus sollte jeder Teilnehmer selbst entscheiden können, welche Informationen er von sich preisgibt – seien es die Informationen über seine Person im Rahmen der Anmeldung, ein Profilfoto auf der Plattform, ein Videobild oder sein Name auf der Teilnehmerliste. Bedenken Sie auch, dass Networking zwar häufig in der Eventbranche und beim Feature-Vergleich von Plattformen genannt wird, doch nicht jeder Teilnehmer will automatisch netzwerken. Manch einer möchte einfach nur dem Inhalt folgen. Andere wiederum wollen, so wie auf Präsenzevents auch, mit den Referenten im Anschluss an einen Vortrag in Kontakt kommen. Bieten Sie dafür neben den klassischen Q&A-Runden auch „Meet the Speaker”-Calls in Tools wie wonder.me, spatial.chat, trember oder den integrierten Breakout-Sessions Ihrer Lieblingsplattform an.

Hybrid-Events

Hybrid-Events sind die Königsklasse der Eventformate, schließlich vereinen Sie hier zu einem einzigen Zeitpunkt zwei Events – das vor Ort und das an den Bildschirmen. Wie auch immer Sie es kombinieren und konzipieren, achten Sie darauf, dass jeder Teilnehmergruppe ein einzigartiges Erlebnis zuteil wird und dass die Teilnehmer im Rahmen des Events gesehen beziehungsweise wahrgenommen werden. Dafür müssen Sie keinesfalls jeden Online-Teilnehmer mit Videobild reinholen. Oftmals reicht es schon, wenn auch diese sich an Umfragen und im Sessionchat aktiv beteiligen können und wenn ihre Selfies ebenfalls im Online-Fotomosaik sichtbar werden.

„Hybrid-Events sind die Königsklasse der Eventformate, schließlich vereinen Sie hier zu einem einzigen Zeitpunkt zwei Events – das vor Ort und das an den Bildschirmen.“

Katrin Taepke

Nach dem Event

Orientieren Sie sich bei den Wünschen und Erwartungen Ihrer Teilnehmer an dem, was Sie schon von Präsenzevents kennen und fügen Sie die Chancen digitaler Formate hinzu. Viele Teilnehmer wollen heutzutage möglichst schnell und lange Zugang zu den Aufzeichnungen erhalten und darüber hinaus die neu geknüpften Kontakte halten, ihr neu erworbenes Wissen anwenden können, von den gehörten Referenten und Themen inspiriert bleiben sowie Teil einer Community werden. Halten Sie daher Ihre Event-Plattform auch nach dem Online- oder Hybrid-Event offen und sorgen Sie dafür, dass das anschließende Networking einfach bleibt. Beispielsweise indem jeder Teilnehmer auf seinem Profil seine Social-Media- Profile eintragen kann.

Fazit

Wünsche und Erwartungen von Teilnehmern sind gerade in diesen Zeiten vielfältig und ändern sich häufig sehr kurzfristig. Wollen Sie wissen, was Ihre Teilnehmer wirklich bewegt, können Sie Online-Umfragen durchführen und Eventkonzepte kreieren, die für unterschiedlichste Charaktere etwas bieten – vom klassischen Vortrag übers digitale Networking bis hin zu interaktiven Eventformaten.

Katrin Taepke

Foto: Katrin Taepke

Katrin Taepke

Katrin Taepke ist Veranstaltungsprofi und Bloggerin und betreibt den Blog MICEstens digital. Auslöser war ihre Suche nach einem passenden Tool für das Teilnehmermanagement. Taepke sieht sich viele Lösungen an, spricht mit vielen Anbietern, lernt viel – und investiert viel Zeit. Sie unterstützt andere Eventplaner, entweder im direkten Austausch oder über Blogbeiträge auf anderen Webseiten, und launcht 2018 ihre eigene Seite: www.micestens-digital.de Dort schreibt sie über Tools für Teilnehmermanagement, für digitalisierte Prozesse rund ums Eventmanagement, für interaktive Eventformate oder virtuelle Events.

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