Event-Marketing in der Praxis

So gewinnen Sie Teilnehmer für Ihr Online-Event

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Die Zahl der Online-Events ist in der Pandemie nach oben geschossen und sorgt bei Teilnehmern für die Qual der Wahl. Darüber hinaus stellt sich bei vielen die viel zitierte Zoom-Fatigue ein. Das führt dazu, dass Eventplaner sich anstrengen müssen, um Teilnehmer für ihr Online-Event zu gewinnen. Ein attraktives Event-Konzept und ein stimmiges Event-Marketing sind das A und O, meint Bloggerin Katrin Taepke in ihrem Beitrag.

Online-Events gibt es mittlerweile wie Sand am Meer – selbst wenn in der Pandemie nicht alle Präsenzveranstaltungen sofort ins Internet gewandert sind. Aussteller, Sponsoren, Medienpartner und andere Akteure, die sich sonst auf Präsenzmessen und -events zeigen, mussten im März 2020 von heute auf morgen ihre Marketingkanäle und -strategien anpassen. Wer irgendwie sichtbar und im Kontakt mit seiner Community oder Zielgruppe bleiben wollte, wurde kurzerhand selbst zum Eventveranstalter. Folglich schoss die Zahl der Online-Events in den letzten eineinhalb Jahren nach oben und sorgt beim Teilnehmer bis heute für die Qual der Wahl. Darüber hinaus stellte sich schon ziemlich schnell die oft zitierte Zoom-Müdigkeit ein. Beides zusammen führt dazu, dass Eventplaner sich wirklich ins Zeug legen müssen, um Teilnehmer für ihr Online-Event gewinnen zu können – selbst bei kostenfreien Angeboten. Daher sind ein stimmiges Event-Marketing sowie ein attraktives Event-Konzept das A und O bei der Gewinnung Ihrer Teilnehmer.

Mit dem Konzept steht und fällt der Erfolg Ihres Online-Events

Wer wirklich erfolgreich Teilnehmer gewinnen will, braucht ein attraktives Event-Konzept. Keine Angst, dafür müssen Sie keineswegs seitenlange theoretische Schriftstücke verfassen, die am Ende des Tages niemand lesen will. Hier geht es um praxisrelevante Fragen. Die können Sie auch für sich auf einem Bierdeckel oder in Ihren Gedanken klären.

Der Inhalt muss den Nerv treffen

Erinnern Sie sich noch einmal kurz an den Wettkampf der Veranstalter um die Aufmerksamkeit und die Zeit ihrer Zielgruppe. Viele Personen könnten täglich an mehreren interessanten Events zu nahezu identischen Themen teilnehmen. Da das niemandem möglich ist, wählen sie aus. Ein Kriterium ist der Inhalt – und dieser muss den Nerv des Teilnehmers treffen. Fragen Sie sich daher, was Ihren potenziellen Teilnehmern wirklich unter den Nägeln brennt. Genau darum sollte sich Ihr Online-Event drehen und eben nicht um ein Produkt-Update, um eine politische Botschaft oder ein Event, das halt im jährlichen Terminkalender steht.

„Menschen wollen Menschen zuhören und folgen. Sie identifizieren sich mit Personen, die ihnen ähnlich sind. Je diverser der Referentenmix, desto besser für die Zahl der Anmeldungen.“

Katrin Taepke, Eventprofessional und Bloggerin

Die Sprecherinnen und Sprecher müssen überzeugen

Menschen wollen Menschen zuhören und folgen. Außerdem identifizieren sie sich mit Personen, die ihnen ähnlich sind. Daher ist es so enorm wichtig, dass sie mitreißende Speaker finden. Je diverser der Referentenmix, desto besser für die Zahl der Anmeldungen. Zwar mag es organisatorisch leichter sein, „in ein und demselben Referentenbecken zu fischen”, spannender wird jedoch ein Mix aus unterschiedlichen Geschlechtern, Herkünften, Religionen, Karrierestufen, Biografien und Einstellungen zu dem Event-Thema.

Die Agenda muss Networking, klassische Vorträge und interaktive Eventformate beinhalten

Niemand will sich stundenlang am Rechner frontal beschallen lassen. Allerdings ist alleiniges Networking oder ausschließliches Treffen in Breakout-Rooms ebenso wenig attraktiv für eine Event-Teilnahme. Der Mix macht’s. Bieten Sie den unterschiedlichen Teilnehmercharakteren unterschiedliche Eventformate und Interaktionsgelegenheiten. Erst jetzt sollten Sie sich Gedanken um das Event-Marketing machen.

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Denken Sie an alle Marketingkanäle

Während das Sprichwort „Viel hilft viel” in den allermeisten Situationen des Lebens keineswegs zutrifft, könnte das jedoch genau das Motto für Ihr Event-Marketing sein. Vergegenwärtigen Sie sich noch einmal der Vielzahl der konkurrierenden Online-Eventtermine und der unzähligen Werbemailings, die Menschen Tag für Tag erhalten. Wollen Sie mit Ihrem Online-Angebot bei Ihrer Zielgruppe wahrgenommen werden, müssen Sie oft und mit den passenden Botschaften im Posteingang Ihrer Zielgruppe erscheinen. Gerade bei Online-Events dürfen potenzielle Teilnehmer das Gefühl haben, an Ihrem Event nicht vorbeizukommen.

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Ihr eigener Newsletter

Wohl einer der mächtigsten Marketingkanäle ist Ihr eigener Newsletter. Achten Sie hierbei auf eine durchdachte Kommunikation über mehrere Wochen oder auch Monate hinweg. Nutzen Sie Anlässe wie Save-the-Dates, Frühbuchertermine, erste Keynote-Speaker, weitere Highlights, letzte Chancen für Spätbucher und vieles mehr, um auf Ihr Online-Event aufmerksam zu machen. Planen Sie die Mailings vorab und legen Sie dabei grob die Inhalte fest. So vermeiden Sie, dass Sie Adhoc-Nachrichten ohne strategische Ausrichtung versenden.

Newsletter und Target-Mailings anderer Anbieter

Nutzen Sie die Verteiler Ihrer Partner und sämtlicher Multiplikatoren, die Ihnen zu Ihrer Branche einfallen. Welche Aussteller, Sponsoren, Hochschulen, Institute, Referenten, Institutionen, Fachzeitschriften, Blogs und weitere könnten Sie bitten, für Sie ebenfalls die Werbetrommel zu rühren? Denken Sie dabei sowohl an die kostenfreien Möglichkeiten als auch an Kanäle, die Sie kostenpflichtig buchen können. Machen Sie es Ihren Partnern so einfach wie möglich, Ihre Botschaften ebenfalls zu teilen. Produzieren Sie Bilder, Texte, Banner, Links, die sich leicht teilen lassen und auf den jeweiligen Partner zugeschnitten sind. Referenten können beispielsweise ein Banner mit dem Hinweis zu ihrem eigenen Vortrag teilen und sind über kopierbare Textvorlagen von Ihnen meist sehr dankbar.

Social-Media-Kampagnen

Social Media ist weit mehr als zwei oder drei Postings mit der Ankündigung Ihres Online-Events. Bauen Sie eine Verbindung zu Ihrer Community auf. Stellen Sie Fragen. Posten Sie Aktuelles aus der Branche und beobachten Sie die Reaktionen Ihrer Follower. Beiträge mit vielen Likes oder heftigen Diskussionen sind meist hervorragende Inhalte für nachgefragte Sessions.

„Bauen Sie eine Verbindung zu Ihrer Community auf. Stellen Sie Fragen. Posten Sie Aktuelles aus der Branche und beobachten Sie die Reaktionen Ihrer Follower.“

Katrin Taepke, Eventprofessional und Bloggerin

Darüber hinaus können Sie je nach Zielgruppe auch bezahlte Werbeanzeigen in den sozialen Netzwerken für Ihr Online-Event nutzen. Prüfen Sie vorab sehr genau, ob sich Ihre Zielgruppe wirklich auf dem Netzwerk aufhält und beobachten Sie, wo die Event-Konkurrenz Werbung schaltet. Manchmal lohnt es sich ganz bewusst, auf einen anderen Kanal und damit auf die „Blue-Ocean- Strategie“ zu setzen.

Kurze Werbetrailer erhöhen die Aufmerksamkeit

Noch mehr als Bilder ziehen kurze Videos in den sozialen Medien die Aufmerksamkeit auf sich. User konsumieren sie lieber und die Netzwerke stufen sie daher in ihren Algorithmen höher ein als klassische Text- oder Bildbeiträge. Praxistipp: Laden Sie Ihr Video direkt auf der Plattform hoch, statt nur auf ein Video bei YouTube oder ähnlichen Portalen zu verlinken. Soziale Netzwerke sind daran interessiert, dass die User auf ihrer eigenen Plattform so lange wie möglich bleiben und zeigen daher direkt hochgeladene Videos häufiger an als verlinkte.

Recrutainment oder die Besonderheiten Ihrer Aussteller

Egal, ob Sie selbst Aussteller sind, ein Online-Event oder eine virtuelle Messe veranstalten oder Inhalte ohne weitere Partner präsentieren wollen, bauen Sie unbedingt Unterhaltung in Ihr Online-Event sowie in das Event-Marketing ein. Welche besonderen Erlebnisse oder Aktionen erwarten mich als Teilnehmer auf Ihrem Online-Event? Ein Quiz, ein limitiertes Angebot, eine Rabattaktion, ein besonderer Star? Überlegen Sie sich einen Magneten und bewerben Sie diesen besonders.

Printwerbung – wenn es zur Zielgruppe passt

In Zeiten, in denen wir gefühlt nur noch hinter dem Rechner sitzen, freuen sich die meisten über einen postalischen Gruß. Vorausgesetzt, es passt zu Ihrer Zielgruppe und Sie haben die Postanschriften Ihrer potenziellen Teilnehmer, ist eine ansprechend gestaltete Printwerbung eine gute Möglichkeit, um aus der Masse der Event-Einladungen hervorzustechen

Fortbildungen: Virtual Events Institute (VEI)

VEI events are packed full of market-leading speakers, discussing the latest trends and technologies impacting the market. Topics range from: how to maintain audience attention and engagement; how to create compelling content; how to encourage diversity; talent and the new roles within events; how to choose the right platform; new technologies; how to price your virtual event. Other topics for 2021 include Cyber Security, Start-ups and Pitches, Data and Measurement.

Die häufigsten Fehler beim Marketing für ein (Online-)Event

Event-Marketing kann vor dem Hintergrund der anspruchsvoller werdenden Zielgruppe und der Vielzahl der Online-Events wirklich herausfordernd sein. Haben Sie Ihr Event-Konzept durchdacht aufgestellt und an alle Marketingkanäle gedacht, gilt es nun, die häufigsten Fehler in der Einladungsphase zu vermeiden. Hier sind die Klassiker, die Sie ab sofort getrost auslassen können:

  • Sie starten die Registrierung zu spät Auch wenn niemand mehr eine Anreise oder ein Hotel buchen muss, laden Sie frühzeitig ein. Die Terminkalender Ihrer potenziellen Teilnehmer füllen sich schneller als so manch einer denkt. Je nach Event können das mehrere Wochen oder sogar mehrere Monate sein.
  • Sie nutzen den falschen Verteiler für Ihre Einladungen Adressieren Sie genau die Personen, die Sie erreichen wollen. Sparen Sie sich Nachrichten an „die Geschäftsleitung” oder an „info@-Adressen”. Besser ist es, Sie haben im Laufe der Zeit einen guten Verteiler mit personalisierten Adressen aufgebaut.
  • Ihre Event-Website oder das Anmeldeformular sind nicht benutzerfreundlich Teilnehmer werden immer anspruchsvoller und bringen weniger Geduld beim Ausfüllen von Online-Formularen oder beim Surfen über Websites auf. Ist Ihre Registrierung zu lang oder hat sie zu viele Pflichtfelder, verlieren Sie sehr schnell die Gunst der Menschen. Oftmals ist die Abfrage der E-Mail-Adresse vollkommen ausreichend, auch wenn die Kollegen aus dem Sales gern wesentlich mehr abfragen würden.
  • Ihre Einladungstexte schrecken ab Hand auf’s Herz: Wie einladend sind Ihre Texte? Nutzen Sie mehr aktive oder mehr passive Formulierungen? Haben Ihre Sätze im Durchschnitt mehr oder weniger als 20 Wörter? Wie oft sprechen Sie von „Wir haben” statt „Sie erhalten, Sie erfahren, Sie lernen”? „Interessierte Unternehmen werden gebeten, ihre Interessenbekundung bis spätestens zum XX unter der E-Mail info@... einzureichen” klingt nur für die wenigsten potenziellen Teilnehmer verlockend und steht erstaunlich oft auch heute noch auf Event-Einladungen.

Fazit

Event-Marketing ist komplex geworden. Längst reicht es nicht mehr, einige Einladungsmailings oder Pressenachrichten zu versenden. Wer in Zeiten unzähliger Online-Events zahlreiche Teilnehmer anlocken möchte, braucht zunächst ein durchdachtes Event-Konzept und darauf aufbauend umfangreiche Marketingmaßnahmen in allen Kanälen – frühzeitig und häufig. Vermeiden Sie darüber hinaus die häufigsten Stolpersteine bei der Gestaltung Ihrer Einladungen und Anmeldeseiten, stehen die Chancen auf gefüllte virtuelle Eventhallen allerdings sehr gut.

Katrin Taepke

Foto: Katrin Taepke

Katrin Taepke

Katrin Taepke ist Veranstaltungsprofi und Bloggerin und betreibt den Blog MICEstens digital. Auslöser war ihre Suche nach einem passenden Tool für das Teilnehmermanagement. Taepke sieht sich viele Lösungen an, spricht mit vielen Anbietern, lernt viel – und investiert viel Zeit. Sie unterstützt andere Eventplaner, entweder im direkten Austausch oder über Blogbeiträge auf anderen Webseiten, und launcht 2018 ihre eigene Seite: www.micestens-digital.de Dort schreibt sie über Tools für Teilnehmermanagement, für digitalisierte Prozesse rund ums Eventmanagement, für interaktive Eventformate oder virtuelle Events.

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