Sicherheitskonzepte

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Bitte freilassen: Um den Mindestabstand zu wahren, sind einige Stühle im Mozartsaal des Mannheimer Congress Center Rosengarten nur mit Platzhaltern besetzt. Foto: m:con, Christian Luettich

Sicherheitskonzepte

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Bitte freilassen: Um den Mindestabstand zu wahren, sind einige Stühle im Mozartsaal des Mannheimer Congress Center Rosengarten nur mit Platzhaltern besetzt. Foto: m:con, Christian Luettich

Neue Ansätze und Konzepte sind aufgrund der anhaltenden Corona-Pandemie aus der Veranstaltungsindustrie nicht mehr wegzudenken. Viele Kongresshäuser haben Hygienekonzepte entwickelt und bieten Kunden und Teilnehmern neue Alternativen für sicheres Tagen.

Wer derzeit das Mannheimer Kongresszentrum Rosengarten betritt, sieht gleich zu Anfang: in Sachen Hygiene und Sicherheit hat sich hier einiges getan. Direkt am Eingang werden Besucher darauf hingewiesen, dass im gesamten Haus ein Mindestabstand von 1,5 Metern gilt, der über Markierungen auf dem Boden entsprechend gekennzeichnet ist. Die Ein- und Ausgänge sind speziell ausgewiesen, Besucherströme über Pfeile gekennzeichnet und eine Registrierung funktioniert nun kontaktlos. Die Kongressgesellschaft m:con hat für das Congress Center Rosengarten gemeinsam mit einem externen Beraterteam das Hygienekonzept erarbeitet, mit dem bis zu vier analoge Veranstaltungen unter Einhaltung der geltenden Vorschriften im Hinblick auf Abstand und Hygiene wieder ermöglicht werden sollen.

Das Konzept umfasst unter anderem eine Überarbeitung der Bestuhlungspläne, das Führen von Anwesenheitslisten, Abstandsregelungen, Desinfektionsmittelspender, Hygiene-Handouts für Teilnehmer sowie überarbeitete Pläne für Catering und die Nutzung von Treppen und Aufzügen. Im Mozart- und Musensaal des Rosengartens wurde ein Strömungstest durchgeführt, bei dem gezielt Nebel freigesetzt wurde, um die Belüftungssituation und die Verteilung der Aerosole in den Sälen sichtbar zu machen. Der Test zeigte, dass die Luft nach oben abgesaugt wird. „Mit der Erarbeitung des Hygienekonzeptes und alternativer Veranstaltungskonzepte hat die m:con die vergangenen Wochen bestens genutzt, um sich und das Congress Center Rosengarten auf die neuen Anforderungen vorzubereiten und die Positionierung Mannheims als Kongressstandort zu erhalten“, sagt Bürgermeister und Aufsichtsratsvorsitzender Michael Grötsch.

Ihr Hygienekonzept zeigen die Mannheimer anschaulich in einem Video, das einmal durch die neuen Maßnahmen „hindurchführt“.

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Die Konzerte der Musikalischen Akademie waren die ersten kulturellen Veranstaltungen unter Berücksichtigung des neuen Hygienekonzeptes. Vom 20. bis 22. Juli 2020 spielte das Orchester unter Einhaltung der Corona-Regelungen vor den erlaubten 250 Personen im Mozartsaal. Auf der Ebene 2 des Rosengartens wurde ein Studio eingerichtet, um schnell und unkompliziert Streamings für jegliche Konferenzformate umzusetzen. So kann die m:con ebenso hybride oder rein digitale Veranstaltungen und Großkongresse durchführen.

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Auch im Estrel Kongresszentrum (ECC) in Berlin sind bereits erste Veranstaltungen unter den neuen Auflagen über die Bühne gegangen, für die neue Abläufe und Konzepte entwickelt wurden. So misst beispielsweise ein Sanitäter am Eingang zur Convention Hall I die Temperatur bei allen ankommenden Gästen. Beim Check-In bekommen Teilnehmer tragbare digitale Abstandsmesser der Firma Kinexon ausgehändigt, die Infektionsketten für Veranstaltungsteilnehmer datenschutzkonform rückverfolgen können. Im Plenum sitzen die Gäste auf Stühlen mit kleinen angefügten Beistelltischen, die gleichzeitig als Abstandshalter und Ablagefläche dienen. Zudem gibt es einen übersichtlichen, Covid-19 konformen Veranstaltungsleitfaden, in dem verschiedene Punkte, wie Raumkonzepte, Hygiene, Ein- und Auslass-Management, Besuchersteuerung oder Catering aufgeführt und erklärt werden. Unter den neuen Bedingungen fand so am 29. Juni die Mitgliederversammlungen des GCB (German Convention Bureau) und EVVC (Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren) erstmals als hybride Veranstaltungen im ECC statt und zeigten: nach langer Pause sind Präsenzveranstaltungen wieder möglich. Das Event war ein Mix aus Live-Event mit bis zu 70 Gästen in verschiedenen Raumvarianten des ECC sowie einem virtuellen Venue von Proske, in dem digitale Inhalte wie Live-Streaming oder Video-Konferenzen eingespielt werden konnten.

Bitte den Pfeilen folgen: Um Besucherströme zu steuern werden die Laufwege mit Pfeilen markiert und Abstände auf dem Boden gekennzeichnet. Foto: Estrel Berlin, Hannibal Hanschke

Timo Feuerbach, EVVC-Geschäftsführer, über Flexibilität, Wirtschaftlichkeit und das Vertrauen in die Veranstaltungswirtschaft.

Einfach und sicher: Digitale Tools Um die leeren Hallen wieder mit Leben zu füllen, setzt auch Düsseldorf Convention auf neue digitale Tools für mehr Sicherheit und hat die digitale Lösung Kinexon SafeZone für Events, Tagungen und Kongresse neu im Portfolio. Die sensorbasierte Technik kombiniert eine präzise Nachverfolgbarkeit mit der Erinnerung an die Abstandsregeln. Das digitale Wearable hilft zudem Kunden, ihre Mitarbeiter zu schützen und gleichzeitig den laufenden Betrieb zu sichern. „Uns ist wichtig, dass im Fall einer Infektion nicht alle Teilnehmer einer Tagung Gefahr laufen, anschließend prophylaktisch in Quarantäne zu müssen. Über die Sensoren lässt sich präzise prüfen, wer mit Infizierten einen kritischen Kontakt hatte. Natürlich anonymisiert und datenschutzkonform. So sind internationale Konferenzen auch 2020 sicher und für die Teilnehmer attraktiv“, sagt Jens Ihsen, Direktor Düsseldorf Convention. Über Armbänder warnt die Technik ihre Träger, sobald sie einer anderen Person zu nah kommen. Den Abstand können die Sensoren bis auf zehn Zentimeter genau bestimmen und helfen so dabei, vor allem in unübersichtlichen Situationen Kontakte zu organisieren. Gleichzeitig macht das System mit Sensor-ID und Echtzeitmessung die Nachverfolgbarkeit im Sinne des Infektionsschutzes sicher.

IHK Lehrgang: Fachbeauftragte/r für Hygiene im Veranstaltungswesen

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Gießen-Friedberg hat innerhalb kürzester Zeit die Weiterbildung zum Themengebiet „Fachbeauftragte/r für Hygiene im Veranstaltungswesen“ etabliert. Seit dem 2. Juni 2020 wird der neue Lehrgang, der in Zusammenarbeit mit Experten aus dem Veranstaltungssektor und Wissenschaftlern aus der Medizin entstanden ist, angeboten. 40 Prozent der Zeit umfasst Theorie, 60 Prozent Praxisbeispiele und Unterweisungen in Ober-Mörlen und Fredenhagen in Offenbach erlauben einen effektiven Praxistransfer. Zweck des Lehrgangs ist es, die im Stufenleitplan „Veranstaltungssicherheit im Kontext von COVID-19: Handlungsempfehlung des Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL)” geschaffenen und bei „Back to Live“ verifizierten Grundlagen zu vermitteln. Die Inhalte orientieren sich an den Leitlinien und Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts. Erwerben können das Zertifikat Branchenbeschäftigte mit einer anerkannten, abgeschlossenen, mehrjährigen Berufsausbildung oder mit fünfjähriger einschlägiger Berufserfahrung im Veranstaltungswesen. https://www.saveevents.org/de/maßnahmen

Die Berliner Eventlocation Axica hat sich zur Veranschaulichung ihrer neuen Konzepte eine ganz besondere Herangehensweise überlegt und hat Eventplaner, Partner und Kunden vom 11. bis 14. August 2020, zu einer „Woche der Begegnung“ eingeladen. Ziel der Veranstaltungsreihe war die Präsentation von Meeting- und Eventkonzepten, die unter Beachtung der Auflagen gut umsetzbar, sicher und abwechslungsreich sind. Geschäftsführer Marc Mundstock und sein Team haben verschiedene Themenwelten und Bestuhlungs-Szenarien entwickelt, die sie zeigen wollten. Vorgestellt wurden auch Konzepte für hybride Events. Das neu erarbeitete Hygienekonzept steht unter dem Motto „Sicherheit ja. Anonymität nein“ und umfasst Punkte wie das Tragen eines Mund-Nasen-Schutzes, einen kontrollierten Zugang zur Location, geregelte Wegeleitungen, die Einhaltung des Mindestabstands sowie die Bereitstellung von Desinfektionsmitteln an den Knotenpunkten. Es basiert auf dem Leitfaden des Visit Berlin Convention Office.

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Das Convention Bureau hat in Zusammenarbeit mit Visit Berlin Convention Partner ein elfseitiges Hygienerahmenkonzept für sichere Veranstaltungen während der Corona-Pandemie entwickelt. Auf einem ersten Live-Event am 9. Juli präsentierte das Berlin Convention Office von Visit Berlin das neue Hygienekonzept der Berliner MICE-Branche und zeigte im TIPI am Kanzleramt sowie im KPM Hotel & Residences, wie der Leitfaden in die Praxis umgesetzt werden kann. „Mit unserem ersten Kundenevent haben wir gezeigt, dass zielgerichtete und attraktive Veranstaltungen auch in der neuen Zeit möglich sind. Gemeinsam mit unseren Partnern setzen wir ein Aufbruchssignal für die Branche. Die Voraussetzungen für sichere Veranstaltungen sind mit den gesetzlichen Öffnungen, Branchenstandards und den hohen Qualitätsansprüchen der Berliner MICE-Wirtschaft gegeben.“, sagt Marco Oelschlegel, Director Conventions des Berlin Convention Office von Visit Berlin. Unterstützung finden Eventmanager auch bei anderen Convention Bureaus wie dem Cologne Convention Bureau oder dem Stuttgarter Convention Bureau, das alle Planer zu den geltenden Regelungen, Hygienekonzepten der Locations und Hotels und verfügbaren Kapazitäten berät.

Sicher und Sauber: Hygienelabels in Hotels

Die Türen öffnen sich wieder, die Hotellerie ist bereit für ihre Gäste. Um den Aufenthalt auch bei Meetings und Events so sicher wie möglich zu gestalten, haben viele Hotels neue Hygienekonzepte und Abläufe für sicheres Tagen entwickelt.

Größere Fläche zum gleichen Preis Im Bereich Pricing hat die Schweiz ein beachtliches Konzept für Veranstaltungsplaner vorgelegt. Im Congress Center Basel, in der Messe Basel oder in der Messe Zürich werden Veranstaltern für ihre Events zusätzliche Quadratmeter oder größere Räume ohne Aufpreis zur Verfügung gestellt, sollten die unter normalen Umständen nötigen Räumlichkeiten und Ausstellungsflächen wegen Auflagen zu Covid-19 für die erwartete Anzahl Gäste nicht ausreichen. Die Einhaltung des Mindestabstands kann so leichter gewährleistet werden. Zudem werden Rabatte auf die Raummiete angeboten, sollten Einreisebeschränkungen oder verhaltene Buchungsaktivitäten aufgrund von Corona zu Besuchereinbußen gegenüber den gängigen Frequenzen führen. „Wir wollen unseren Kundinnen und Kunden aber auch die Planung vor Ort erleichtern“, sagt Jonas Scharf, der Leiter des Congress Center Basel. „Um dies zu erreichen, möchten wir sie an unserem umfassenden Know-how rund um die Vorgaben des Bundesamts für Gesundheit teilhaben lassen.“ So hat sein Team eine Vorlage für ein Schutzkonzept für die Locations mit einer Grundausstattung zur Durchführung von Events bereits ausgearbeitet. „Das bewahrt Organisatoren ebenfalls vor zusätzlichen Ausgaben“, so Scharf.

Der Raum San Francisco des Congress Center Basel bietet viel Platz für Meetings aller Art. Foto: MCH Group, Sara Barth

Auch die deutschen Messegelände haben an ihren Hygiene- und Sicherheitskonzepten gefeilt. Eine Übersicht über die Maßnahmen und Hygienepläne verschiedener Messegelände stellt der Verband der deutschen Messewirtschaft Auma auf seiner Webseite bereit.

Ob Messehalle, Kongresszentrum, Eventlocation oder Hotel, die neuen Anforderungen an Live-Events und deren Locations haben alle zu einem Umdenken gezwungen. Doch neue Konzepte und innovative Ideen zeigen, dass Begegnung auch in Zeiten von Corona möglich ist. Die ersten Voraussetzungen dafür sind geschaffen und erste Beispiele zeigen: Live kann wieder funktionieren.

Sina Goy

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