Hybrid Events

Back to live – zumindest hybrid

Beim Format "Back to Live” kamen 100 Besucher nach Offenbach, weitere 1.000 waren online dabei. V.l.n.r.: Moderator Aljoscha Höhn, Famab-Geschäftsführer Jan Kalbfleisch, Famab-Vorstandsvorsitzender Jörn Huber und Prof. Dr. med Klaus-Peter Hunfeld. Foto: Famab

Hybrid Events

Back to live – zumindest hybrid

Beim Format "Back to Live” kamen 100 Besucher nach Offenbach, weitere 1.000 waren online dabei. V.l.n.r.: Moderator Aljoscha Höhn, Famab-Geschäftsführer Jan Kalbfleisch, Famab-Vorstandsvorsitzender Jörn Huber und Prof. Dr. med Klaus-Peter Hunfeld. Foto: Famab

Viele Jahre erregten Hybrid Events Neugier, sorgten oftmals für die Diskussion über eine eventuelle Kannibalisierung, waren aber nie das Maß aller Dinge. Seit 2020 sind diese Formate aber genau das, weil nichts mehr so ist, wie es einmal war. Von der re:publica über den Famab bis hin zum Frankfurt Finance Summit: Wer veranstaltet, tut dies hybrid.

Auch Deutschlands Vorzeigekonferenz hat es erwischt. „Durch die Absage der #rp20 ist uns nicht nur ein großer wirtschaftlicher Schaden entstanden, sondern wir alle haben schmerzlich gemerkt, wie wichtig die re:publica als Ort der digitalen Gesellschaft ist. Daher bieten wir mit dem #rpCampus noch eine weitere Plattform, um sich zu vernetzen und euren und unseren Inhalten Gehör zu verschaffen“, sagt re:publica-Mitgründer und Geschäftsführer Andreas Gebhard. Nachdem die re:publica im Mai ins digitale Exil ausgewandert ist, kehrt sie nun mit einem hybriden Format auch auf die analoge Bühne zurück, dem #rpCampus. Vier Themenwochen widmen sich vom 6. September bis zum 4. Oktober 2020 jeweils unter einem Schwerpunkt aktueller Debatten unserer Zeit. Dabei wird unter der Woche täglich auf der Online-Plattform campus.re-publica.com ein kostenfreies digitales Programm mit live-gestreamten Kurzvorträgen, Panel-Diskussionen, Interviews und Tutorials präsentiert. Übrigens auch auf YouTube: Als nämlich der Server der re:publica im Mai unter dem Ansturm auf die eigens für re-publica.tv gelaunchte Streamingseite zusammenbricht, war YouTube der rettende Kanal. Jetzt werden direkt im Vorfeld beide Plattformen beworben.

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Im Mai musste die re:publica ins digitale Exil. Im Herbst folgt mit dem #rpCampus nun ein hybrides Format.

Jede Themenwoche endet mit einem Werkstatt-Tag, an dem das digitale Programm um ein analoges Format ergänzt wird: im Rahmen einer Corona-konformen, hybriden Veranstaltung zum Austausch und Dialog zwischen den Besuchern und den Akteuren des Programms. Als Kulisse dient eine denkmalgeschützte Fabrikhalle in Berlin-Neukölln. „Mit dem re:publica Campus starten wir ein völlig neues Format in Berlin. Ich bin sehr aufgeregt und gespannt darauf, wieder einen Prototypen zu gestalten und zu testen – Mit Allen für Alle!“, so Andreas Gebhard.

Die Berliner Veranstalter sind freilich nicht die einzigen, die – aus hinlänglich bekannten Gründen – mit hybriden Formaten experimentieren. Als einer der ersten Verbände wagt sich der Kommunikationsverband Famab am 9. Juni 2020 „Back to Live“. In der Offenbacher Fredenhagenhalle sind zu diesem Zeitpunkt lediglich 100 Zuschauer zugelassen, doch neugierig wie eine Veranstaltung während COVID-19 aussehen kann, verfolgen rund 1.000 Zuschauer von zuhause aus den Livestream. „Wie so oft bei uns, war Back to Live eine spontane Idee: Wir haben einfach genug von den fruchtlosen Diskussionen mit den politischen Entscheidungsträgern. Und wir wollen auch nicht andauernd nur jammern, wie arm wir dran sind. Wir sind eine Branche von Macherinnen und Machern. Wir sind es gewohnt, komplexeste Veranstaltungen unter den widrigsten Bedingungen durchzuführen. Und auch die nun notwendigen Corona-Maßnahmen sind für die Profis unserer Zunft absolut machbar“, sagt Jörn Huber, Vorstandsvorsitzender des Famab.

Grundlage der Konferenz sind konkrete Handlungsempfehlungen, die das Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL) zusammen mit Virologen und Arbeitsmedizinern für die Veranstaltungssicherheit während COVID-19 entwickelt hat. Unter frühzeitiger und durchgängiger Einbeziehung von Behörden, Medizinern und Experten für Veranstaltungssicherheit wurde das Konzept schließlich genehmigt und dient durchaus als Showcase für interessierte Planer: Bei Rundgängen durch den Eventbereich zeigen Vertreter des Famab, wie sie die Sicherheitsvorkehrungen umsetzen und trotzdem Wert auf das Liveerlebnis legen. In unterschiedlichen Diskussionspanels unter der Moderation von Aljoscha Höhn ist – unausweichlich – „Sicherheit auf Veranstaltungen“ das Thema schlechthin. Besonders wertvoll nicht nur für die virtuellen Gäste sind die Ausführungen von Prof. Dr. med Klaus-Peter Hunfeld, der die Erstellung des RIFEL-Stufenplans begleitete.

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Veranstaltungssicherheit im Kontext von COVID-19

Das Research Institute for Exhibition and Live-Communication (RIFEL) hat einen Stufenleitplan für Politik und Gesundheitsbehörden erarbeitet, um aufzuzeigen, wie sichere Veranstaltungen im Kontext von COVID-19 aussehen können. Die darin enthaltenen Empfehlungen stehen im Einklang mit den „Key Planning Recommendations for Mass Gatherings in the Context of COVID-19“, den Standards zum Arbeitsschutz SARS-CoV-2 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sowie den allgemein gültigen Richtlinien und Definitionen des jeweiligen bauordnungsrechtlichen Regelwerks der Bundesländer, insbesondere der Versammlungsstättenverordnungen, der Länderbauordnungen und der Richtlinien zu Fliegenden Bauten.

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Auch die dfv Euro Finance Group betritt mit ihrem Frankfurt Finance Summit am 22. Juni 2020 hybrides Neuland mit 100 Gästen im Hotel Hilton Frankfurt City Centre und 500 Online-Besuchern. „Durch den hybriden Charakter hatten wir eine höhere und internationalere Reichweite innerhalb der Kernzielgruppe als bei rein analogen Veranstaltungen, und wir konnten hochkarätige Sprecher gewinnen, die durch eine Online-Zuschaltung an den Paneldiskussionen teilgenommen haben, was das Programm insgesamt deutlich aufgewertet hat“, berichtet Sven Hoffmann, Geschäftsführer des Veranstalters. Das gesamte Veranstaltungsprogramm – unter anderem mit Bundesfinanzminister und zukünftigem SPD-Kanzlerkandidat Olaf Scholz – wird live gestreamt und die zuhause oder im Büro gebliebenen Gäste können im virtuellen Plenum Fragen platzieren und damit in Interaktion mit Panellisten und anderen Teilnehmern treten.

Zudem bietet der Veranstalter vier digitale Roundtables in jeweils zwei Zeitfenstern für seine Online-Teilnehmer an. „Hier haben hochkarätige Sprecher, wie BaFin-Präsident Felix Hufeld, in Echtzeit auf Teilnehmerfragen reagiert. Diese besondere Interaktion und das exklusive Netzwerken haben viele Teilnehmer als gelungen empfunden, denn es zeigt, dass auch online ein Zugang zu Networking-Möglichkeiten besteht, der bei analogen Konferenzen so essentiell ist“, erläutert Hoffmanns Kollege und Vorsitzender der Geschäftsführung Andreas Scholz. Die größte Herausforderung bei der Organisation und Planung lag im einwandfreien technischen Set-up: „Es ist wichtig, die digitalen Komponenten nicht zu unterschätzen und gerade am Tag der Veranstaltung genug geschultes Personal für technischen Support vor Ort zu haben“, weiß Hoffmann. „Andererseits muss man einplanen, dass die Kommunikation mit zugeschalteten Sprechern und auch den Teilnehmern, die online an der Konferenz teilnehmen, ebenso viel Arbeitsaufwand bedeutet, wie die analoge Organisation“, fügt Scholz hinzu. Als Fazit stellt die hybride Ausrichtung für die dfv Euro Finance Group „definitiv einen Mehrwert“ dar.

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Das German Convention Bureau (GCB) hat seine diesjährige Mitgliederversammlung am 29. Juni 2020 erstmals hybrid durchgeführt.

Ebenso hat das German Convention Bureau (GCB) seine diesjährige Mitgliederversammlung am 29. Juni 2020 zum ersten Mal hybrid durchgeführt: analog im Estrel Congress Center Berlin und digital im Proske Virtual Venue. „Mit der hybriden Mitgliederversammlung sind wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im ,New Now' eingegangen. Gefragt ist nicht mehr nur eine einzige, monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten. Wir wollten all unseren Mitgliedern die Teilnahme entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen ermöglichen“, erläutert Matthias Schultze, Managing Director des GCB, den Hintergrund. Parallel zur GCB-Mitgliederversammlung führte auch der Europäische Verband der Veranstaltungscentren (EVVC) seine Jahreshauptversammlung durch. Die virtuellen Elemente der Mitgliederversammlung wurden im Proske Virtual Venue angeboten. In dieser virtuellen Veranstaltungs-Location konnten die Teilnehmer in unterschiedlichen Räumen online zusammenkommen, die Veranstaltungen live verfolgen und sich mittels Chat- und Kommentarfunktion auch direkt in der Veranstaltung einbringen. Neben dem Live-Stream konnten die Online-Teilnehmer auch ihre Stimmen bei den obligatorischen Abstimmungen abgeben.

„Grenzenlose Kommunikation“ auf der BOCOM am 3. September 2020

Der ursprünglich für 23. April geplante räumlich-verteilte und hybride Kongress „BOCOM – Experience Borderless Communication“ fand nun am 3. September mit neuem Konzept statt. Er soll als Austauschplattform fungieren um bestehende Ansätze in Bezug auf virtuelle und hybride Formate zu reflektieren, Erkenntnisse der letzten Monate zu diskutieren und gemeinsam neue Lösungen zu erarbeiten.

Dass derzeit die meisten Veranstaltungen digital oder hybrid stattfinden, ruft selbstverständlich Anbieter, Locations und auch ganze Destinationen auf den Plan, wie zum Beispiel in Mainz: Mit „mainzplus digital – powered by wikonect“ bietet die Mainzer Kongressgesellschaft Mainzplus Citymarketing gemeinsam mit der Kongressagentur wikonect ein Produkt zur Entwicklung und Vermarktung hybrider Formate. Vor Ort finden die Events in den Mainzer Veranstaltungsräumen Rheingoldhalle, Kurfürstliches Schloss, Frankfurter Hof oder KUZ Kulturzentrum Mainz statt, während die virtuellen Teilnehmer das Geschehen gleichzeitig online verfolgen. Konkret sind u.a. vielfältige Studio- und Live-Produktionen möglich. Außerdem übernehmen die Partner die gesamte Planung und Inszenierung des Events inklusive Studio- und Setbau. Im Rahmen der medizinischen Fachtagung „Repro Facts“ am 17. Juli wurde das hybride Eventkonzept erstmals erfolgreich realisiert: 100 Teilnehmer trafen sich in der Mainzer Rheingoldhalle, weitere 300 Teilnehmer verfolgten den Live-Stream zugeschaltet. „Mit mainzplus digital erwecken wir das virtuelle Veranstaltungserlebnis zum Leben. Somit ermöglichen wir unseren Kunden eine enorme Reichweite – und dies alles unter Berücksichtigung der geltenden Bestimmungen bezüglich COVID-19. Menschen aus der ganzen Welt können über große Distanzen miteinander vernetzt und somit vereint werden. So bleibt der Wissensaustausch in der Tagungs- und Kongressbranche weiter bestehen“, erläutert August Moderer, Geschäftsführer von Mainzplus Citymarketing.

Mainzplus Citymarketing bietet gemeinsam mit der Kongressagentur wikonect ein Produkt zur Entwicklung und Vermarktung hybrider Formate an. Foto: Wikonect, Sven Bratulic

Worauf Veranstalter bei hybriden virtuellen Veranstaltungen achten sollten, beleuchtet eine aktuelle Studie von MCI Deutschland. Bei einer Befragung unter mehr als 500 Berufstätigen in Deutschland, die regelmäßig an externen Events, Kongressen oder Messen teilnehmen, haben sich Trends wie immersives Storytelling, Involvement und Partizipation herauskristallisiert. Was die Befragten an virtuellen Alternativen schätzen, ist vor allem Kostenersparnis (70%), Zeitersparnis (69%) sowie Klimafreundlichkeit (63%). Für die Mehrzahl der Befragten punkten virtuelle Events zudem dadurch, dass sie „sofort und langfristig verfügbar“ (58%) sowie „personalisierbar“ (48%) sind. Was Teilnehmer virtueller Events am meisten vermissen, sind spontane Gespräche (70%), das persönliche Kennenlernen (68%), informeller Austausch (64%) und die Möglichkeit, Beziehungen aufzubauen (62%). Andersherum wurde gefragt: Was macht den Reiz von Face-2-Face-Events aus? Die Antworten: Produkte mit allen Sinnen erleben und anfassen zu können (66%), die Atmosphäre vor Ort mit allen Sinnen zu erfassen (62%), dem eigenen Alltag zu „entfliehen“ (58%) sowie emotional involviert zu sein (56%).

„Diese Aussagen belegen für uns, dass Unternehmen die Gesamtheit der Situation noch mehr als bisher aus der Perspektive ihrer Zielgruppen betrachten sollten. Das bedeutet: sich zu hinterfragen, wie sie auf deren externe Erlebnissituation noch besser reagieren und deren Bedürfnisse noch sorgsamer bedienen können“, erklärt Andreas Laube, Geschäftsführer von MCI Deutschland. „Die reine Teilnahme an virtuellen Events bringt dem Unternehmen nicht viel. Um deren volle Aufmerksamkeit zu erhalten und sicherzustellen, dass die gesendeten Botschaften eins zu eins ankommen, müssen die User hundertprozentig involviert werden. Genau das steht für uns schon während der Kreationsphase im Zentrum aller Überlegungen.“

Hybrid Event in Riga: Die politische Seite der 5G Technology

Im November 2020 wird das dritte 5G Techritory Forum die Entscheidungsträger für den 5G-Einsatz in Europa in der lettischen Hauptstadt Riga erneut zusammenbringen.

Der Kommunikationsverband Famab wagte sich bereits am 9. Juni wieder „Back to Live. Foto: Famab

Das Beste und Wichtigste für Planer virtueller Events verständlich zu erklären, ist das Konzept des Event Manager Forums. Mit Themen wie Regie-Tipps im virtuellen Raum, Tools für virtuelle Messen und Events, Monetarisierung und vielen Erfahrungsberichten von Veranstaltern, die ihr Event bereits virtualisiert haben, haben die Veranstalter des Event Manager Forums im Juni 2020 einen Nerv getroffen. Die von Null an konzipierte und organisierte virtuelle Eventreihe lockte rund 8.000 Eventmanager an die Bildschirme und in die Event-App. „Diese verbrachten mehr als 14.000 Stunden in der Event-App und den Live-Streams” berichtet Holger Marggraf, Co-Veranstalter und Geschäftsführer der Event-Tech-Partner GmbH. „Wir haben viel positives Feedback von unseren Teilnehmern erhalten” berichtet auch Katrin Taepke, Bloggerin auf MICEstens digital. Welche Erfahrungen sie bei der Umsetzung des Event Manager Forums gemacht hat, schildert sie in zehn Learnings zur virtuellen Eventreihe.

Ähnliche Erkenntnisse hatte die re:publica bereits im Mai gewonnen, hat aber aufgrund ihres Ursprungs als Digitalkonferenz ohnehin einen gewissen Wissens- und Erfahrungsvorsprung. Wenn nun der Campus hybrid startet, wollen die Veranstalter diesen teilen. Nach den Themenwochen „MuseumFutures“, „Wechsel:Wirkung“ sowie „Über:Leben“: bildet die Themenwoche Netzfest den Abschluss des #rpCampus. „Auch das Netzfest wurde in diesem Jahr von uns und den Berlinern schmerzlich vermisst. Mit dem kostenlosen, digitalen Volksfest für alle hat die re:publica vor zwei Jahren begonnen, die wichtigen Fragen der digitalen Gesellschaft mit möglichst vielen unterschiedlichen Interessierten zu diskutieren. Für das hybride Netzfest im September hat unser Team nun sicherheitskonforme Formate entwickelt, die zeigen werden: Das digitale Leben geht uns alle an“, sagt re:publica-Mitgründer Johnny Haeusler. „Gerade die Zeit des Home Office und geschlossener Schulen hat bewiesen, dass es nicht genügt, Digitalisierung als technisches Phänomen zu betrachten. Im vielzitierten ‚neuen Normal‘ geht es auch um digitale Kultur, Kompetenzen und Bildung. Und das Netzfest wird sich dieser Themen auf dem re:publica Campus annehmen.“ Mit dabei ganz sicher auch Erkenntnisse, die den zukünftigen hybriden Formaten nicht schaden werden.

Christian Funk

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