Business Events
So finden Sie die passende Plattform
So unterschiedlich wie Events sind auch die Event-Plattformen am Markt. Foto: Screenshot
So unterschiedlich wie Events sind auch die Event-Plattformen am Markt.
Online-Events sind spätestens seit der Corona-Pandemie eine echte Alternative oder auch Ergänzung zu Präsenz-Veranstaltungen. Mit Blick auf die Energiekrise, die explodierenden Kosten und die Pandemie suchen Planer erneut die passende Plattform für ihre Business Events. Die hier vorgestellten Fragen und Vorgehensweisen von Gastautorin Katrin Taepke helfen Ihnen dabei.
Vor allem mit Blick auf den kommenden Winter stellen sich zahlreiche Veranstalter:innen und Event-Manager:innen erneut die Frage: Können Events in Präsenz stattfinden oder brauchen wir eine digitale Alternative? Wer die für sich richtige digitale Plattform finden will, muss sich zunächst darüber klarwerden, was er oder sie umsetzen will und wie demzufolge das Online-Event und damit die Event-Plattform idealerweise aussehen soll. Was Sie als Planer:in zuerst festlegen sollten,
- Welche Funktionen Plattformen bieten,
- Welche weiteren Auswahlkriterien Sie unbedingt im Blick behalten sollten,
- Wie Sie die für Sie passende Plattform finden,
- Plus: Wann es sich lohnt eine Plattform individuell designen zu lassen.
digital talk: Plattformen für Business Events
Beim digital talk der tw tagungswirtschaft am 27. September 2022 nehmen Enrico Dreßler, Geschäftsführer von smartEvents, Stephanie Hellstedt, Geschäftsführerin von InvitePeople und Christian Holtz, Digital Platform Specialist bei magnid, Tools in den Tech-Check. Moderator ist Felix Rundel.
digital talk: Plattformen für Business Events
Beim digital talk der tw tagungswirtschaft am 27. September 2022 nehmen Enrico Dreßler, Geschäftsführer von smartEvents, Stephanie Hellstedt, Geschäftsführerin von InvitePeople und Christian Holtz, Digital Platform Specialist bei magnid, Tools in den Tech-Check.
Was Sie zuerst klären sollten
Wie bei Ihrer gesamten Eventplanung hängt auch die Auswahl der passenden Event-Plattform maßgeblich davon ab, was Sie erreichen und umsetzen wollen. Soll Ihr Networking-Event vor allem den Austausch der Teilnehmenden untereinander fördern, brauchen Sie Networking-, Matchmaking- und Interaktionsfeatures. Besonders beliebt sind hierfür zum Beispiel digitale „Networking-Karusselle“ für 1:1 Videocalls oder eben auch der Textchat von Teilnehmer:in zu Teilnehmer:in. Wollen Sie hingegen ein Event zur Leadgenerierung veranstalten, sollten Sie wertvolle Aktivitätsdaten Ihrer Teilnehmenden erfassen und auswerten können. Außerdem ist es für den Vertrieb sehr sinnvoll, wenn er potenzielle Interessenten über die Plattform ansprechen kann – sei es über eine Chatfunktion oder über 1:1 Videocall-Anfragen.
Beantworten Sie sich unbedingt die Frage: Was will ich mit diesem Event erreichen? Am besten legen Sie dafür Ziele fest, die SMART sind ((Spezifisch (Specific), Messbar (Measurable), Erreichbar (Achievable), Relevant (Relevant) und Zeitgebunden (Time-bound)). Leiten Sie dann daraus ab, wie das Eventerlebnis aus Sicht der Teilnehmenden idealerweise aussehen soll und welche Kriterien und Features Must-haves sind und welche Nice-to-haves sind.
„Es war und ist beeindruckend, wie schnell in der Pandemie unsere Kunden ihre Teilnehmer erfolgreich zu Online-Events eingeladen haben, die sonst wenig mit Rechnern oder dem Internet zu tun hatten.“
Enrico Dreßler, Geschäftsführer von smartEvents
Diese Funktionen bieten Event-Plattformen
Event-Plattformen für Online-Events können heute bereits richtig viel und haben sich im Laufe der Corona-Pandemie sowohl stets weiterentwickelt als auch einander angenähert. Dies gilt vor allem für die Plattformen, die mehr sind als ein reines Videokonferenz-Tool wie Zoom, Teams und Co.
Da sich Event-Plattformen in der Pandemie oft aus Teilnehmer-Management-Tools und Event-Apps heraus entwickelt haben, bieten einige bereits zahlreiche Funktionen rund um den Einladungsprozess und das Management der Teilnehmenden – bis hin zur Zahlungsabwicklung.
Haben Sie intern bereits eine solche IT-Lösung im Einsatz, sollten Sie mit potenziellen Anbietern klären, wie Sie Schnittstellen schaffen (lassen) können. Mit dem manuellen Export von Listen aus dem einen Tool und dem Import in das andere Tool sollten Sie auf keinen Fall anfangen. Hier verschwenden Sie viel Zeit und Ihre Daten sind fast nie aktuell. Zudem melden sich Teilnehmer:innen immer kürzer zu Veranstaltungen an; erst recht bei Online-Events.
Interaktion hält die Teilnehmenden bei der Stange und macht den großen Unterschied zu langweiligen, frontal gestalteten Online-Events aus. Das wissen auch die Anbieter. Deshalb können Sie heute zwischen zahlreichen Tools und Features auswählen. Einige sind bereits fest integriert, andere lassen sich mit wenigen Klicks einbinden. Für die Interaktion eignen sich:
- Umfragen
- Abstimmungen
- Q&A-Runden
- der Session-Chat
- sowie Whiteboards.
Für das Networking sind beliebt:
- Breakout-Rooms
- 1:1 Videocalls – terminiert, spontan oder dank Zufallsgenerator
Fürs Matchmaking eignen sich:
- Vorschläge des Tools zu Personen, die man kennenlernen sollte,
- Networking-Karusselle
- durchsuchbare und filterbare Teilnehmerlisten.
„In einem Live-Event würde ich vermutlich nicht so viele interessante Menschen auf Augenhöhe – vom Azubi bis zum CEO – kennenlernen, wie ich es auf einem Online-Event im Rahmen eines Speed-Networking selbst erleben durfte.“
Stephanie Hellstedt, Geschäftsführerin von InvitePeople
Wer noch mehr Engagement in sein Online-Event einbauen möchte, kann sich die Features zu Gamification genauer ansehen. Diese eignen sich auch für Business Events und sind ausdrücklich kein Online-Spiel, sondern bringen spielerische Elemente in Ihr Event. So finden Sie als Veranstalter:in schneller die besonders aktiven und interessierten Personen und können diese gezielt ansprechen – wenn z.B. Leadgenerierung Ihr Eventziel ist.
Wer ein Business-Event veranstaltet und dabei weitere Unternehmen präsentieren will, braucht auch Flächen dafür. Hier gibt es verschiedene Ansätze: Die klassische Web-Präsentationsfläche, wie in einem Ausstellerkatalog. Visuell angereicherte Präsentationsflächen in 2D. In 3D-getauchte Event-Welten.
Foto: magnid
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Für alle drei Varianten gibt es gute und weniger gute Gründe. Finden Sie die für sich passende Variante. Je visueller eine Plattform, desto mehr heben Sie sich mit dieser von anderen ab. Dafür kostet die Erstellung jedoch deutlich mehr Zeit und Geld und birgt die Gefahr, dass sich Teilnehmende in dieser Welt „verlaufen“. Zahlreiche und zugleich kreative Add-Ons sind vor allem im Laufe der Pandemie entstanden. Prüfen Sie, ob das ein oder andere auch für Sie interessant sein kann:
- Virtueller Selfie-Booster (Fototool)
- Online-Fotomosaik
- Virtueller Applaus
- Networking-Plattformen wie wonder, spatial.chat, gather.town und Co.
Schauen Sie nun einmal auf Ihre Event-Ziele und überlegen Sie, mit welchen Funktionen, Sie welches Ziel realisieren können. Seien Sie dabei ruhig etwas kreativ und mutig. Während viele Planer ein „Fotomosaik“ oder „Gamification“ schnell als zu verspielt abstempeln, liegt hier viel Potenzial für Interaktion und für den Unterschied zu vielen anderen Mitveranstalter·innen. So könnten Sie beispielsweise Ihr Fotomosaik branden, mit zielgerichteten Fragen und Statements bestücken und an zahlreichen Stellen der Customer Journey einsetzen.
Weitere Auswahlkriterien
Sie wissen nun ungefähr, was Ihre Event-Plattform leisten soll und wie das Erlebnis für die Teilnehmenden, die Ausstellenden und die Vortragenden aussehen soll? Dann werfen Sie unbedingt noch einen zweiten Blick auf die Wunschliste das „Drumherum“ von Event-Plattformen. Stellen Sie sich Fragen wie: Welche IT-Systeme haben Sie intern schon eingekauft, d.h. lizenziert? Wie online-affin sind Ihre potenziellen Teilnehmenden? Was darf das Ganze kosten? Wie sind die Anforderungen an den Datenschutz, Privatsphäre und die DSGVO?
Wichtige Fragestellungen
- Welche IT-Systeme haben Sie intern schon eingekauft, d.h. lizenziert? Denken Sie dabei z.B. an Videokonferenz-Tools, Lösungen für das Teilnehmer- oder Event-Management, CRM-Datenbanken, Newsletter-Tools, Content-Management-Systeme und ähnliches.
- Wie online-affin sind Ihre potenziellen Teilnehmenden? Können Sie es ihnen zumuten, etwas herunterladen und zu installieren oder soll es browser-basiert erlebbar sein? Erwartet ihre Zielgruppe vielleicht eine Metaverse-ähnliche Plattform?
- Brauchen Sie unterschiedliche Sprachversionen?
- Wollen und müssen Sie anderen Partnern und Sponsoren eine Präsentationsfläche und neue Kontakte auf dem Online-Event ermöglichen?
- Wie umfangreich sollen die Reportings sein?
- Gibt es die Möglichkeit, die Aufzeichnungen auf der Plattform zu hosten und an 365 Tagen zur Verfügung zu stellen?
- Wie viele Social-Media-Sharing-Funktion sind schon eingebaut?
- Können Sie die Plattform live einmal bei einem Demo-Event oder bei anderen Veranstalter:innen erleben?
- Ist die Plattform barrierefrei? Welche Lösungen bietet sie für Menschen mit Einschränkungen?
- Wie sind die Anforderungen an den Datenschutz, Privatsphäre und die DSGVO? Müssen die Server in der EU stehen? Welche Datenschutz-Zertifizierungen muss der Anbieter vorweisen können? Akzeptieren Ihre Teilnehmenden offen einsehbare Listen der Anwesenden?
- Wie skalierbar ist die Plattform? Wie leicht können Sie sie für weitere große und kleine Events nutzen?
- Wie schnell können Sie die Plattform auch für Hybrid-Events nutzen? Gibt es z.B. eine mobile Variante?
- Wie viel Zeit, Ressourcen und Know-how bringen Sie intern mit, um die Plattform einzurichten und die benötigten Medien zu produzieren? Ist Ihnen grundsätzlich Self-Service, Full-Service, ein Chatbot, ein persönlicher Ansprechpartner oder ein Hilfe-Webportal lieber?
- Was darf das Ganze kosten? Verteilen Sie die Kosten auf mehrere Veranstaltungen pro Jahr? Wollen Sie strategisch den Part Online- und Hybridevents ausbauen? Wie setzen sich die Kosten konkret zusammen?
Sie sehen, die Liste der Fragen ist lang und vermutlich finden Sie auch für Ihr Online-Event noch weitere Fragen, die Sie intern klären sollten. Umso wichtiger ist es, dass Sie diesen Prozess abgeschlossen haben, bevor Sie unzählige Anbieter anfragen. Nur wer zielgerichtet sucht, findet eine passende Lösung. Muss ich eine Plattform designen lassen?
Wer eine Software sucht, fragt sich früher oder später, ob er oder sie lieber ein eigenes Tool entwickelt oder ein existierendes einkauft. Die Antwort darauf lautet – wie bei nahezu allen IT-Projekten und -Entscheidungen – existierende Standardlösungen decken meist 80 Prozent der Anforderungen an die Software ab. Nur in wenigen Fällen lohnt es sich, aufgrund der noch fehlenden 20 Prozent, eine eigene Entwicklung anzustoßen.
Hinzukommt, dass gerade in der Eventbranche zahlreiche und unterschiedlichste Konzepte und Anbieter am Markt vertreten sind. Eine Eigenentwicklung dürfte wahrscheinlich mehr Zeit und Geld kosten, als die meisten Planer:innen dies heute vermuten. Zudem sind die existierenden Lösungen inzwischen ausführlich erprobt, „Kinderkrankeiten“ beseitigt und in vielen Schleifen und dank zahlreicher Events permanent weiterentwickelt worden.
Nur wer sehr hohe Ansprüche, individuelle Anforderungen und ein ausreichendes Polster an Zeit und Budget mitbringt, sollte darüber nachdenken, eine eigene Plattform zu designen. Das kann sich zum Beispiel dann lohnen, wenn eine Messegesellschaft viele Veranstaltungen darüber umsetzen oder ein Konzern zahlreiche Events weltweit darüber laufen lassen will.
„Einer unserer Kunden war so von unserer Plattform und dem Erfolg des Online-Events begeistert, dass sie die Plattform anschließend für viele ihrer Mitarbeiter-Events weitergenutzt haben. Dieses Team hat so richtig verstanden, was man mit digitalen Tools und Plattformen erreichen kann. Ein tolles Erlebnis – auch für uns.“
Christian Holtz, Digital Platform Specialist, magnid
Fazit
Wer für sein Business Event eine Event-Plattform sucht, hat die Qual der Wahl. Was zunächst herausfordernd erscheint, hat jedoch auch seine Vorteile. Ausgereifte Plattformen, wettbewerbsfähige Preise und umfangreichste Module für das eigene Event sorgen für eine belebende Vielfalt an Angeboten. Mit den hier vorgestellten Fragen und Tipps finden Sie sicherlich eine, die auch zu Ihrem Vorhaben passt.