Delegate Journey

Mit dem Zug ins Königreich?!

Bloggerin Katrin Taepke macht sich auf den Weg: von Bayreuth nach Brüssel mit der Deutschen Bahn, von Brüssel nach London mit dem Eurostar. Foto: Adobe

Wie schwierig kann es schon sein, in Corona-Zeiten mit dem Zug statt mit dem Flugzeug nach London zu einem B2B-Event zu reisen? Welche Hürden Bloggerin Katrin Taepke bei ihrer Reise nehmen muss und wie ihr dabei die IT im Allgemeinen und die Event-IT im Speziellen geholfen haben, erfahren Sie in ihrem persönlichen Reisebericht mit Tipps für Veranstalter:innen und Teilnehmer:innen.

Für die Schnell-Leser:innen: Die Kombination aus Pandemie, Brexit und einer nachhaltigen Reise mit dem Zug macht die Teilnahme an einem Business-Event in London und damit außerhalb der EU wirklich zu einer administrativen Herausforderung.

Für alle, die hinter die Kulissen schauen wollen: Gut, zugegeben, ich hätte mir die Reise zum Business-Event nach London auch leichter machen und beispielsweise einfach den Flieger nehmen können. Doch in Zeiten des extremen Klimawandels kann ich einfach nicht mehr tatenlos zusehen und über nachhaltige Events bloggen. Getreu dem Motto „less talking, more action“ beschloss ich, eine Zugfahrt von Süddeutschland nach London zu buchen.

Hürde Nr. 1: Die Buchung einer Zugfahrt.

Während die Deutsche Bahn sogar auf ihrer Homepage damit warb, direkte Verbindungen nach London anzubieten, konnte ich keine buchen. Nicht dass es keine Verfügbarkeiten gab, nein, die Verbindung konnte aus technischen Gründen nicht gebucht werden. Angezeigt wurde sie. Buchbar war sie zu keinem Zeitpunkt. Ich habe es mehrfach getestet. Meine Lösung: Dann fertige ich Screenshots der bevorzugten Hin- und Rückreise an und buche die Fahrt in zwei Schritten. Zuerst von Bayreuth nach Brüssel und zurück über die Deutsche Bahn und anschließend von Brüssel nach London und zurück über die Website des Eurostars.

Von Brüssel nach London: Den Eurostar buchen Foto: Adobe

Hürde Nr. 2: Großbritannien liegt nicht mehr in der EU.

Ausgerechnet am 1. Oktober 2021 wurde wieder die Reisepass-Pflicht für Bürger aus der EU eingeführt. Natürlich war meiner längst abgelaufen. Auf zum Rathaus in Bayreuth. „Gott sei Dank haben die eine Online-Terminvergabe“. Allerdings zeigte der Kalender keine Verfügbarkeiten im September, Oktober oder November an und dann stellte ich fest, dass die Terminwahl schlichtweg nicht anklickbar war. In keinem Browser, in keinem Inkognito-Modus. Aber es gab eine Hotline für die Online-Terminvergabe (?!). Nach einigen Minuten Geduld konnte ich dort endlich einen kurzfristigen Termin vereinbaren und einen Express-Pass beantragen. Der Rest des Prozesses klappte schnell und reibungslos.

Hürde Nr. 3: Corona

Mit den Vorschriften für diesen Part habe ich mich am meisten beschäftigt und sicherlich gut und gern mindestens einen Arbeitstag investiert.

Test- und Quarantänepflicht auch für Geimpfte?! Wer bis vor Kurzem in das United Kingdom einreisen wollte, musste sich trotz vollständiger Impfung vor Antritt der Reise in Quarantäne begeben und nach Ankunft im Land noch einmal testen lassen. Die Buchung solch eines Tests ist Voraussetzung, um ein weiteres Formular namens „Passenger Locator Form“ ausfüllen und ins Land einreisen zu können. Beides wird bei der Einreise kontrolliert werden. Das Gute: Den Test konnte ich online buchen. Die Herausforderung: Auf der Seite der genannten Testzentren gab es keine (!) einzige Anschrift, aus der der Ort der Zentren hervorging. Auch auf anderen Webseiten mit Testzentren fehlten die Anschriften. Einzig in der Nähe des Tagungszentrums gab es eines mit einer Anschrift. Jedoch war das vermutlich ein „Drive-through-Center“. Ob dem tatsächlich so war, kann ich gar nicht sagen, ich konnte es einfach nicht herausfinden. Schließlich fand ich ein buchbares Zentrum direkt am Zielbahnhof. Kleine eingebaute Hürde hier: Auf der Legende des Geländeplans des Bahnhofs war es mit der Nummer 58 angegeben, die jedoch auf dem Plan schlichtweg nicht existierte.

Vorschriften, die sich zu Reisebeginn ändern Um es ein wenig komplizierter zu machen, änderten sich die Einreisebestimmungen am Tag meiner Einreise. Wer meint, ich habe hier einfach Pech gehabt, dem sage ich, dass sich die Vorschriften in den nächsten Wochen und Monaten sicherlich noch mehrfach ändern werden. Schon allein innerhalb unserer Bundesländer. Dieses Zusammentreffen von Stichtag und Einreisetag bewirkte, dass ich widersprüchliche Informationen von Anbietern, wie dem gebuchten Eurostar, und Behörden, wie den Webseiten der britischen und der deutschen Regierung, erhielt. Manche bezogen sich auf die Zeit bis zum Stichtag, andere berücksichtigten die Zeit danach. Wo ist hier die Herausforderung? Sie liegt zum Beispiel in der Test-Buchung für die Zeit zwei Tage nach der Einreise, dem sogenannten „Day 2 Test“. Circa 20 verschiedene Tests ließen sich in dem Center vorab buchen – und welches der richtige Test sei, hänge von Einreisebestimmungen und dem Herkunftsland ab. Wenn sich jedoch genau diese Vorschriften ändern, weiß man plötzlich nicht mehr, welchen Test man denn nun auswählen kann und muss.

Die Einreiseanmeldung nach Deutschland. Foto: Adobe

Wer mit dem Zug durch andere Länder fährt Doch, ich glaube, ich habe alles mitgenommen, was an Hürden so drin war. Denn wer mit dem Zug durch andere Länder fährt, kommt eben nicht mehr direkt aus Deutschland, wo die Inzidenzen anders sind als in Belgien oder Frankreich. Nach einiger Recherche-Zeit fand ich heraus, dass ich für Belgien ebenfalls eine „Passenger Locator Form“ ausfüllen muss – auch wenn ich lediglich durchreise. Diese lässt sich nur in einem kleinen Zeitfenster vorab ausfüllen und wird auch für die Rückreise erneut gebraucht. Wer also meint, mit der Ankunft in London wäre die Bürokratie vorbei, hat sich zu früh gefreut.

Es geht los – Tools und Tipps für die Reise

Jetzt wird’s leichter. Versprochen. Die administrative Hürde war die größte. Nachdem ich alle Formalitäten erfolgreich beendet habe, lade ich mir alle Tickets und Formulare in mein Smartphone. Außerdem prüfe ich noch einmal den digitalen Impfausweis. Doch mit Blick auf den Austritt Großbritanniens aus der EU frage ich mich gerade, wie das mit dem Daten-Roaming ist. Und was mache ich eigentlich, wenn mein Smartphone unterwegs kaum noch Akku hat und die Powerbank versagen sollte? Dann bin ich lost. Deshalb beschließe ich, all die mühsam erarbeiteten Buchungen, Formulare und Wegbeschreibungen, die auf dem mobilen Gerät schlummern, auch noch einmal auszudrucken. Ja, da haben Sie richtig gelesen. Ich habe das ausgedruckt. Schätzungsweise drucke ich pro Jahr so 20 Blatt Papier und habe mit dieser Reise also mein Druck-Budget für 2021 verbraucht.

Wertvolle Apps und Tools für die Reise:

  • DB Navigator – inklusive Reiseauskunft, gebuchter Tickets und Pünktlichkeitsanzeige
  • Eurostar App – für das Ticket
  • Booking App – für die Unterkunft
  • CovPass App – die europäische Lösung für den Impfnachweis
  • Tube Map – für die U-Bahn in London
  • Event App – für Infos zum Event und für Terminvereinbarungen auf diesem

Außerdem packe ich einen Laptop ein, schließlich will ich die lange Zugfahrt auch effizient nutzen können. Darüber hinaus erweist sich der Laptop schon im zweiten ICE als äußerst hilfreich, da ich sehr intensiv wegen der Verspätung des ersten ICEs nach einer Alternative für den Anschluss in Frankfurt suche. Am Laptop ist das deutlich komfortabler als in der App – schon allein wegen der vielen Browsertabs. Nachdem mir der Umstieg in Frankfurt doch noch gelang – dafür musste ich jedoch einen ICE spontan nehmen, den ich gar nicht gebucht hatte, und in einen zweiten schon in Frankfurt am Hauptbahnhof statt am Flughafen einsteigen –, kann die Reise weitergehen.

Praxistipp Bahnfahrt

Nutzen Sie die Pünktlichkeitsanzeige und achten Sie permanent auf Durchsagen am Bahnhof, damit Sie mögliche Verspätungen erkennen und reagieren können, bevor es Hinweise zu alternativen Zugverbindungen vom Bahnpersonal gibt.

Endlich in Brüssel angekommen, geht es auf zum Check-in für den Eurostar, welcher zugleich Grenzkontrolle ist. Hier werden wirklich alle Dokumente geprüft, die ich an den Tagen zuvor in mühevoller Kleinstarbeit ausgefüllt und auch ausgedruckt hatte. Mein Versuch, ganz digital den Impfnachweis vorzuzeigen, scheiterte jedoch gleich beim ersten Mal. Da dieser nicht als Code gescannt wurde, sondern nur von einer Person angeschaut wurde, wurde gleich einmal die deutsche Sprache der App bemängelt. Nun gut, ich hätte mein Smartphone auf Englisch einstellen können. Aber so zog ich in der Eile des Gefechts einfach noch den Papierausweis hervor und konnte passieren.

Den richtigen Covid-Test buchen. Foto: Adobe

Angekommen in London, ging alles sehr schnell und einfach. Das Testcenter ist schnell gefunden und der Andrang dort so gering, dass ich bereits vor meinem gebuchten Zeitslot drankomme. Zwei Tage später erhielt ich mein Testergebnis, das zu meinem Erstaunen dann niemanden mehr interessiert.

Auf zur U-Bahn. Hier erweist es sich als Glück, dass ich eine „Oyster-Card“ für die Benutzung der Metro besitze. Diese lässt sich leicht am Automaten mit Bargeld oder Kreditkarte aufladen und die U-Bahn ist somit stets zum korrekten Tarif sehr bequem nutzen. Möglich wäre inzwischen auch die Bezahlung via Apple-Pay über das iPhone, was ich übrigens kurz vor der Fahrt ebenfalls aktiviert habe. Als Zahlungsmittel für den Fall der Fälle.

Praxistipp

Aktivieren Sie bei Reisen ins Ausland zumindest kurzfristig Zahlungsmittel wie Apple-Pay oder Google-Pay. So bleiben Sie stets zahlungsfähig.

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Die Pandemie hat viele Abläufe in der Veranstaltungsplanung verändert. Wir stellen Ihnen in einem kurzen, kostenfreien Webinar die wichtigsten Learnings für eine effiziente und sichere Veranstaltungsbuchung 2022 vor.


Am nächsten Tag geht es zur Konferenz – und hier ist alles ganz einfach. Einmal den Impfnachweis vorzeigen, den Nachnamen am Check-in gegen ein gedrucktes Badge austauschen und schon geht es los. Dank der 3G-Regel fühlt es sich ein wenig an „wie immer“ und ich kann der Konferenz ganz entspannt folgen und neue Kontakte knüpfen.

Auf dem Rückweg ist es deutlich leichter. Das Boarding und die Grenzkontrolle habe ich bereits geübt und alle Dokumente erneut parat. Beim Einreisen nach Deutschland erhalte ich eine SMS von der Bundesregierung mit dem Hinweis auf Quarantäne- und Testpflichten. Was ich mit dieser Information mache, bleibt ganz allein meine Sache.

Tipps für Veranstalter: innen von Business-Reisenden zu internationalen Events

Unabhängig davon, ob Sie nun Event-Teilnehmende aus anderen Ländern zu sich einladen oder ob Sie zu einer Veranstaltung ins Ausland reisen, seien Sie sich dieser administrativen Hürden rund um die Pandemie bewusst.

Die Einreise aus einem als noch ziemlich sicher geltenden EU-Land wie Deutschland mag noch relativ einfach sein. Aus anderen Ländern dieser Erde wird es vermutlich noch einmal schwieriger sein, alle Hürden zu überspringen. Möglicherweise sind diese auch so hoch, dass es sich für Ihre Zielgruppe kaum noch lohnt, tatsächlich anzureisen.

Was unbedingt auf die Webseite Ihrer Veranstaltung gehört:

  • Welche Einlassregeln gelten bei Ihrem Event? 2G, 3G, 3G+?
  • Welche Masken akzeptieren Sie bei Ihrem Event? FFP2 oder medizinische?
  • Welche Regeln gelten für ausländische Gäste bei der Einreise? Eine Zusammenfassung nach dem Motto: „Geimpfte und Genesene aus folgenden Ländern können einreisen. Ansonsten gelten folgende Quarantänebestimmungen.“ Plus wertvolle Links
  • Sollten Tests für die Event-Teilnahme oder für die Einreise vorgeschrieben sein, wo können sich die Personen testen lassen? Wichtig: Plus Anschrift, E-Mail, Telefon oder Buchungsformular für den Testslot, optional mit einer Karte verbunden

Versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Teilnehmenden. Woher reisen diese an und welche Informationen benötigen diese demzufolge? Ein Satz wie „Die gültigen Einreisebestimmungen finden Sie auf der Website der Bundesrepublik Deutschland” hilft Ihren Teilnehmer:innen kaum weiter. Seien Sie so konkret wie möglich und so unverbindlich wie nötig, damit Sie die Informationen auch stets aktuell halten können. Verlinken Sie daher nur auf Webseiten, die tatsächlich Ortsunkundigen weiterhelfen und unterschiedliche Kontaktmöglichkeiten bieten – auch außerhalb der regulären Sprechzeiten von Ämtern und Behörden.

Katrin Taepke

Foto: Katrin Taepke

Katrin Taepke

Katrin Taepke ist Veranstaltungsprofi und Bloggerin und betreibt den Blog MICEstens digital. Auslöser war ihre Suche nach einem passenden Tool für das Teilnehmermanagement. Taepke sieht sich viele Lösungen an, spricht mit vielen Anbietern, lernt viel – und investiert viel Zeit. Sie unterstützt andere Eventplaner, entweder im direkten Austausch oder über Blogbeiträge auf anderen Webseiten, und launcht 2018 ihre eigene Seite www.micestens-digital.de. Dort schreibt sie über Tools für Teilnehmermanagement, für digitalisierte Prozesse rund ums Eventmanagement, für interaktive Eventformate oder virtuelle Events.

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