Planungssicherheit ist das A und O

Erst wird der World Health Summit 2020 in Berlin in ein Hybrid-Format überführt und dann, sechs Tage von Beginn, komplett digitalisiert. Foto: Screenshot

Nach dem Lockdown im Frühjahr führen die steigenden Infektionszahlen zum Lockdown Light im November. Das macht alle Planungen für Veranstaltungen zunichte und stellt Planer und ihre Partner erneut vor große Herausforderungen. Flexibilität, technische Lösungen und ein Schutzschirm für Veranstaltungen sollen Planern Planungssicherheit geben.

Die Dynamik der Pandemie versetzt Tagungsplaner und ihre Dienstleister in permanente Habachtstellung: Je nach Infektionsgeschehen und den entsprechenden Verordnungen müssen sie ihre Veranstaltungen absagen, verschieben oder ins Internet verlegen. Ein Härtefall ist die IndTech 2020. Die wichtigste Konferenz der Europäischen Kommission für Industrielle Technologie findet alle zwei Jahre statt und zwar in Kooperation mit dem Land, das die EU-Ratspräsidentschaft innehat und 2020 folglich mit Deutschland, genauer dem Bundesministerium für Bildung und Forschung und dem Projektmanagement Jülich. 2014 war der Austragungsort Athen, 2016 Amsterdam, 2018 Wien und 2020 ist es Mainz. Der Titel der EU-Konferenz ist „IndTech 2020 – Transition to Sustainable Prosperity“, Themen sind Batterietechnologien, Biologisierung und Digitalisierung, Produktions- und Fertigungstechnologien sowie die Kreislaufwirtschaft. Die Organisatoren EU-COM, EEN und Dechema wollen eine Diskussionsplattform für Interessierte aus Forschung, Industrie und Politik zu zukünftigen Trends und technologische Herausforderungen schaffen.

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Die Planung der IndTech 2020 beginnt vor drei Jahren. Tagungsort ist der Kongressaal der Rheingoldhalle Mainz. Als das Dach des Kongressaals im Mai 2019 Feuer fängt, wird der Kongress mit 1.000 Teilnehmern in den Gutenbergsaal verlegt. Die Planungen laufen weiter, bis aufgrund der Corona-Pandemie im April die Entscheidung fällt, den Kongress hybrid durchzuführen. Das Team der Kongressgesellschaft, mainzplus Citymarketing und die Projektpartner entwickeln gemeinsam ein alternatives Eventkonzept. Da die Lage unsicher bleibt und der technische Aufwand enorm ist, wird im Sommer entschieden, die IndTech 2020 komplett digital abzuhalten. Das vierte Konzept wird erstellt und am 27. und 28. Oktober 2020 live aus dem digitalen Veranstaltungsstudio, dem Gutenbergsaal, gesendet.

Bis die IndTech 2020 in Mainz komplett digital abgehalten wird, wird das Konzept der wichtigsten Konferenz der Europäischen Kommission für Industrielle Technologie vier Mal umgeschrieben. Foto: mainzplus Citymarketing

„Wir sind sehr dankbar, dass wir die seit über drei Jahren geplante IndTech trotz aller Umstände in Mainz halten konnten“, sagt Henning Schildt, Bereichsleiter Congress bei mainzplus Citymarketing. Immer wieder muss sein Team umdenken, denn die Situation ändert sich von Woche zu Woche. Für ihn und seine Kollegen ist die Konferenz ein gutes Beispiel dafür, wie mainzplus Citymarketing und die Partner sich immer wieder neu auf die sich ändernden Rahmenbedingungen einstellen und neue Formate entwickeln. Wichtig sind lokale Partner wie die Firma „filmproduktion rhein-main German Broadcast“. Mit der Software der Mainzer IT- und Videospezialisten lässt sich die IndTech planen, inszenieren und schließlich in alle Welt übertragen. Vor Ort sind rund 50 Veranstaltungsmedientechniker und IT-Fachkräfte im Einsatz, die schnell und agil handeln. Ebenso wichtig ist die Infrastruktur. Die Rheingoldhalle bietet die Voraussetzungen für die Übertragung. Glasfasertechnologien mit einer symmetrischen Bandbreite von bis zu 10Gbit/s sorgen für ein flächendeckendes WLAN-Netzwerk. Zeitgleich können acht bis zehn Kamerasignale gesendet werden.

Während die Mainzer die IndTech 2020 übertragen, antwortet Ronald Kötteritzsch auf die redaktionelle Anfrage der tw tagungswirtschaft zum Thema Planungs(un)sicherheit. „Im Lauf der wenigen zurückliegenden Tage dürfte sich der Artikel zum Thema Planungssicherheit bzw. Planungsunsicherheit erledigt haben.“ Wer den Director Marketing & Sales bei der Leipziger Messe, Congress Center Leipzig kennt, weiß, dass er die Dinge auf den Punkt bringt. „Inzwischen ist wohl nur sicher, dass in den kommenden Monaten kaum etwas bzw. nichts an Veranstaltungen stattfinden wird“, meint Kötteritzsch. Er behält Recht und erhält die Absage für die 22. Herbsttagung der Mitteldeutschen Gesellschaft für Pneumologie und Thoraxchirurgie, die für den 7. November 2020 geplant ist. Und während das 5. Mitteldeutsche Neuroradiologie-Symposium am 3. November 2020 informiert, dass dieses aufgrund der aktuellen Lage rein virtuell stattfindet, hält die 35. GPGE- Jahrestagung und Heiner Brunner Seminar noch acht Tage vorher an ihrer Tagung vom 11. bis 14. November fest. Schließlich ist der Kongress bereits von März auf November umgezogen und von Rostock nach Leipzig.

Nach dem Lockdown im Frühjahr finden Veranstaltungen teilweise wieder statt. Maßgeblich sind die Verordnungen der Bundesländer, die Kongresse und Messen unter Einhaltung strenger Hygiene- und Sicherheitsstandards regeln. 87,3 Prozent der Tagungsstätten haben in Deutschland wieder ihren Betrieb aufgenommen, bestätigen nach den Sommermonaten die Untersuchungen zur Corona-Krise des Europäischen Instituts für Tagungswirtschaft EITW im Auftrag des German Convention Bureau (GCB) und des Europäischen Verbandes der Veranstaltungs-Centren (EVVC). Seit 2. November gilt nun der „Lockdown Light“. Hierfür fassen Bundeskanzlerin Angela Merkel und die Regierungschefs der Länder am 28. Oktober 2020 den Beschluss zur Bekämpfung der SARS-Cov2-Pandemie. Die Bürger werden angehalten, die Kontakte zu anderen Menschen außerhalb des eigenen Hausstands auf ein absolut nötiges Minimum zu reduzieren. Der Aufenthalt in der Öffentlichkeit ist nur mit den Angehörigen des eigenen und eines weiteren Hausstandes jedoch in jedem Falle maximal mit zehn Personen gestattet. Institutionen und Einrichtungen, die der Freizeitgestaltung zuzuordnen sind, werden geschlossen. Dazu zählen neben Theatern, Opern und Konzerthäusern auch Messen.

"Das Gebot der Stunde heißt für uns alle: Kontakte reduzieren" Die Zahl der Corona-Neuinfektionen nimmt weiter stark zu. Bundeskanzlerin Angela Merkel appelliert in ihrem Video-Podcast am 24. Oktober 2020 erneut an die Bürger in Deutschland, auf nicht notwendige Reisen und Feiern zu verzichten. Sie sagt: „Das Gebot der Stunde heißt für uns alle: Kontakte reduzieren, viel weniger Menschen treffen.“

Am 3. November 2020 sagt die Leipziger Messe folglich auch ihre Eigenveranstaltung, die „protekt“, ab, an der sie bis eine Woche vor Beginn festhält. Trotz des genehmigten und praxiserprobten Hygienekonzepts „Safe Expo“ ist der Leipziger Messe aufgrund weiterer rechtlicher Einschränkungen eine verlässliche Durchführung der Konferenz für den Schutz kritischer Infrastrukturen nicht möglich. Neuer Termin ist der 10. und 11. November 2021. Die restlichen Veranstaltungen, die bis Jahresende noch geplant sind, sind überwiegend interne Gremien- und ähnliche Sitzungen von Organisationen oder Firmen. In dieser Zeit der Planungsunsicherheit ist für Kötteritzsch Flexibilität das wichtigste und das Gespräch mit den Kunden. Dafür müssen er und seine Kollegen über den aktuellen Stand von Verordnungen etc. auf dem Laufenden sein und auskunftsfähig.

COVID-19-Dashboard

Das COVID-19-Dashboard des Robert Koch-Instituts (RKI) zeigt tagesaktuell die COVID-19-Fälle der letzten 7 Tage/100.000 Einwohner, basierend auf den Auswertungen der Gesundheitsämter. Zudem verfasst das RKI verfasst täglich einen Lagebericht.

„Es könnte so ähnlich werden wie beim letzten Mal“, meint Kötteritzsch. „So lange die Infektionszahlen hoch sind und ansteigen, wird kaum etwas an Tagungen stattfinden können. Vermutlich wird diese Zeit etwa so lange andauern, wie sonst die übliche Grippe-Saison dauert.“ Ab Frühjahr 2021 hofft er auf eine Wiederbelebung wie im September 2020. Bis dahin rechnet er mit einem Wechselbad der Gefühle. Kötteritzsch; „Jetzt müssen wir uns wieder darauf einstellen, dass wir weiterhin beratend für unsere Kunden da sind, aber unsere Säle und Hallen für Wochen leer sein werden. Wir kümmern uns um zukünftige Projekte und Bewerbungen, und auch für uns im Team ist wichtig, dass wir viel miteinander reden.“

„Bei aller Unsicherheit spiegeln uns Agenturen ebenso wie Verbände, dass deren Mitglieder eine enorme Sehnsucht nach Präsenzveranstaltungen haben.“

Ronald Kötteritzsch, Director Marketing & Sales bei der Leipziger Messe, Congress Center Leipzig

Im benachbarten Bundesland Thüringen plant Wirtschaftsminister Wolfgang Tiefensee derweil eine Übernahme von Ausfallkosten. Im Falle einer Verschärfung geltender Infektionsschutzbestimmungen, die zu einer Absage einer Veranstaltung führen, würde das Land dem Veranstalter einen gewissen Anteil der dafür bereits angefallenen Kosten ersetzen. „Ziel der geplanten Ausfallbürgschaft ist es, das Vertrauen der Branche in geltende Rahmenbedingungen zu stärken und damit auch weiterhin die Durchführung von Veranstaltungen zu ermöglichen“, erklärt Tiefensee und ergänzt. „Planungssicherheit ist für die Veranstaltungswirtschaft im Moment das A und O.“ Thüringen hat die Notwendigkeit einer solchen Ersatzleistung für ausgefallene Veranstaltungen auch an den Bund herangetragen. Laut Tiefensee jedoch „bislang leider erfolglos“.

Die Österreicher sind da weiter: Am 14. Oktober 2020 beschließt der Nationalrat einstimmig einen Schutzschirm in Höhe von 300 Mio. Euro für Haftungen für Veranstaltungen. Der Bund übernimmt nicht stornierbare Kosten, wenn schon in die Wege geleitete Veranstaltungen nicht oder nur reduziert stattfinden können. Das soll der Veranstaltungswirtschaft eine gewisse Planungssicherheit geben, die wegen COVID-19 große Einbrüche zu verzeichnen hatte. Die rechtliche Grundlage wird über eine Änderung des Bundesgesetzes über besondere Förderungen von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU-Förderungsgesetz) geschaffen. Förderrichtlinien sollen im Detail festlegen, welche Kosten tatsächlich erstattet werden können. Bundesministerin Elisabeth Köstinger (ÖVP) zufolge hat kein anderes EU-Land einen solchen Schutzschirm aufgespannt.

Susanne Baumann-Söllner: Es braucht jetzt konkrete Maßnahmen, die Vertrauen schaffen und die Planungssicherheit auch in diesen schweren Zeiten spürbar erhöhen. Foto: IAKW-AG, Andreas Hofer

Österreichs größtes Kongresszentrum, Austria Center Vienna (ACV), begrüßt den Schutzschirm für Veranstalter und sieht darin ein wichtiges Argument sein, trotz unsicherer Zeiten 2021 Kongresse in Wien durchzuführen. „2020 ist für Wien und die gesamte internationale Kongressindustrie ein absolutes Katastrophenjahr. Veranstalter sind daher massiv verunsichert, was die Planungen für 2021 angeht. Daher braucht es jetzt konkrete Maßnahmen, die Vertrauen schaffen und die Planungssicherheit auch in diesen schweren Zeiten spürbar erhöhen“, sagt Susanne Baumann-Söllner. Die Direktorin des Austria Center Viennas weiß aus ihrer Berufspraxis, dass bei Großveranstaltungen eine monatelange Planungsvorlaufzeit notwendig ist und kurzfristig notwendig gewordene Änderungen der Rahmenbedingungen schnell das wirtschaftliche K.O. bedeuten können. Baumann-Söllner: „Wir begrüßen daher den angekündigten Schutzschirm, weil er den Veranstaltern Ausgaben ersetzt, welche nicht mehr stornierbar sind. Dieses Modell könnte für den angeschlagenen Kongressstandort Wien einen wichtigen Impuls bedeuten und auch international schnell Nachahmer finden.“

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