Christians Watchlist

Wichtige Tools fürs Arbeiten im New Normal

Virtuelle Veranstaltungen und Home Office gehören inzwischen zum Alltag. Doch welche Tools sollte man kennen und nutzen? Foto: Imago, Ólafur Steinar, Rye Gestsson

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Wichtige Tools fürs Arbeiten im New Normal

Virtuelle Veranstaltungen und Home Office gehören inzwischen zum Alltag. Doch welche Tools sollte man kennen und nutzen? Foto: Imago, Ólafur Steinar, Rye Gestsson

Die Corona-Pandemie hat zwangsweise zur Turbodigitalisierung geführt. Wir stellen Tools und Technologien vor, die man für ein produktives Arbeiten im New Normal kennen sollte und die die Organisation und Umsetzung von hybriden und virtuellen Events erleichtern.

Christian Funk

Als tw-Redakteur halte ich für Sie in dieser Rubrik die Augen offen nach spannenden Tools, neuen Technologien und Dingen, die Sie kennen sollten. Es gibt Tools, die ich hier einmal vorstellen soll? Schreiben Sie sie mir christian.funk@dfv.de.

Zoom, Gotomeeting & Co.

Video-Conferencing ist das neue Meeting. Schon vor Corona war nicht jedes Meeting produktiv, aber dafür können die unterschiedlichen Tools, die im Home Office eingesetzt werden, ja nichts. Wir listen hier einige der gängigsten Videokonferenz-Tools auf:

  • Ein komfortables Tool, um Videokonferenzen mit Screen-Sharing abzuhalten, ist Google Hangouts. Hierfür benötigt man einen kostenlosen Google-Account, den Chrome-Browser und wie bei jedem anderen Videokonferenz-Tool selbstverständlich eine Webcam und ein Mikrofon. An einer Videokonferenz können bis zu zehn Nutzer teilnehmen, eine Chatfunktion ist für zu 150 Teilnehmer vorhanden.
  • GoToMeeting ist ein bekanntes und recht einfach zu bedienendes Tool vom Softwareanbieter Citrix. Neben Audio- und Video-Meetings ist auch das Teilen von Bildschirminhalten möglich. Allerdings können hier im Video nur sechs Personen konferieren und das Tool ist kostenpflichtig.
  • Skype dürfte den meisten Nutzern ebenfalls bekannt sein. Das für Unternehmen als Konferenz-Tool entwickelte Skype for Business wurde 2017 zu Microsoft Teams, das neben Gruppenarbeit und Messaging eben auch Online-Meetings ermöglicht. In der Premium Version von Teams ist zudem das Aufnehmen von Meetings möglich. Diese Version stellt Microsoft übrigens im Zuge der aktuellen Krise bedingt durch das Coronavirus bis 2021 kostenfrei zur Verfügung.

An wie vielen Videocalls Sie auch seit dem Frühjahr teilgenommen haben, eines dieser Tools haben Sie mit Sicherheit bereits genutzt. Foto: imago, Will Lester

  • Auch Zoom ist ein verlässliches Tool für Videokonferenzen mit Instant-Messaging und Content-Sharing. Insgesamt sind bis zu 1.000 Videoteilnehmer möglich, während bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm sichtbar sein können.
  • Webex ist ebenfalls ein renommiertes Tool für Videokonferenzen und Online-Zusammenarbeit aus dem Hause Cisco. Zudem stehen Bildschirmfreigabefunktionen und virtuelle Meetingräume zur Verfügung, was weltweit viele Unternehmen nutzen. Nach Angaben von Cisco nutzen 93 % der Fortune 100-Unternehmen Cisco Webex Produkte für die Zusammenarbeit.

Slack

Komplexe Projekte werden übersichtlicher in der Kommunikation, wenn man auf E-Mails verzichtet. Eine Alternative ist Slack. Foto: photothek, Thomas Trutschel

Wer in Projekten mit mehreren Leuten arbeitet, kennt das Problem: E-Mails sind für Projektarbeit wie Veranstaltungsorganisation einfach zu unübersichtlich. Die Flut von Benachrichtigungen – oftmals cc – führt zu Frust. Um diesen Frust zu vermeiden, bietet sich ein Messenger-Dienst wie Slack an. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um ein Tool mit Chat-und Messaging-Funktionen. Der Unterschied liegt in der Aufteilung in Kanäle, die wie Chatrooms aufgebaut sind. Alle Gruppenmitglieder der verschiedenen Kanäle können dabei in Echtzeit kommunizieren. Darüber sind beispielsweise auch Dokumente und Dateien teilbar. Nutzer können Slack zudem mit Cloud-Diensten wie Dropbox verknüpfen

Cloud-Speicher wie Dropbox / Tresorit

Um nicht ungeheure Datenmengen per Mail hin und her zu senden, bieten sich im Home Office simple Lösungen wie Dropbox oder Tresorit an. Foto: Imago, Xinhuao

Daten sind das neue Gold, heißt es ja oft. Doch gewisse Datenmengen haben mitunter beachtliche Größen. Dass es eigentlich überhaupt keinen Sinn macht, Daten per Mail zu verschicken, war schon vor Corona bekannt. Im Büro greift man auf Netzlaufwerke zu, doch nicht jedes Unternehmen kann schnell für die entsprechende IT-Umgebung für Zugriff auf Laufwerke von zuhause aus dafür sorgen. Als Lösung bieten sich Cloud-Speicher an wie Dropbox oder Google Drive. Doch Vorsicht: Für die Speicherung sensibler und vertraulicher Daten bietet sich eher eine Lösung mit End-to-End-Verschlüsselung an, zum Beispiel Tresorit.

Plattformen für virtuelle Events

Wer komplexere Veranstaltungen online (oder hybrid) organisieren möchte, für den kann die Zusammenstellung verschiedener Tools und die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern schnell im digitalen Debakel enden. Hierfür könnten Komplettlösungen für virtuelle Veranstaltungen und deren Organisation eine Alternative sein.

  • Einer der bekanntesten und größten Anbieter ist hierbei Cvent. Der amerikanische Event-Software-Dienstleister bietet eine umfassende Plattform für virtuelle Events, ohne auf Einzellösungen zurückgreifen zu müssen: Von der Erstellung der Eventwebsite über die Registrierung bis hin zu Video-Sessions und der kompletten virtuellen Veranstaltung. In der Lösung enthalten sind zudem interaktive Features wie Q&A und Upvotings. Eingebettet in das bewährte Eventmanagement-System. Ein Vorteil für Planer, die noch nicht über ausreichend Erfahrung mit virtuellen Events haben, ist der Support des Unternehmens mit über 1.000 Mitarbeitern.

Cvent & Co. bieten Komplettlösungen für virtuelle Veranstaltungen und deren Organisation an. Foto: cvent

  • Auch Ungerboeck hat Komponenten erarbeitet, mit denen sich unter den veränderten Bedingungen einfach Events ausrichten lassen. Die Software von Ungerboeck bietet jetzt zusätzlich virtuelle Funktionalitäten für die Registrierung, Live-Streaming von Sessions sowie die „on demand“-Aufnahmen für eine Event-Microsite , zudem gibt es Lösungen für virtuelle Ausstellungen und Tools zur Interaktion. „Unsere neue Lösung für virtuelle und hybride Events ist vollständig in die Ungerboeck Event Management Plattform integriert. Unser Produkt soll Event-Profis nicht nur bei der Vermittlung von Online-Inhalten an ihr virtuelles Publikum unterstützen, sondern vor allem auch die Online-Teilnehmer mehr in die Veranstaltung mit einbeziehen, und wertvolle Einblicke in die Veranstaltungserfahrung der Teilnehmer geben. Durch die neu hinzugefügte Hybride Event-Plattform können wir nun das gesamte Veranstaltungserlebnis abdecken – Onsite, Online und Ongoing“, sagt Manish Chandak, CEO von Ungerboeck.
  • Eventmobi hat bereits frühzeitig Energie in die Entwicklung und Integration neuer Features auf der umfassenden Event-Management-Lösung investiert und bietet auf einer Plattform alle Tools und Technologien für virtuelle, hybride und physische Events an. Zu den zentralen Funktionen zählen Registrierung, Event-Websites und E-Mail-Einladungen erstellen, Event-Apps im eigenen Design, ein virtuelles Eventportal für alle Konferenzinhalte einschließlich Livestreams und Video-on-Demand, Networking etwa als 1:1-Videochat, Privatnachrichten, Livestream-Chat und Gruppendiskussionen, Terminbuchungen, interaktive Formate mit Umfragen, Q&A und Gamification-Elementen, Echtzeitstatistiken und Reporting. In einem Webinar gibt es die Möglichkeit, mehr zu erfahren.

Anbieter für virtuelle Messen

Während der Corona-Krise, in deren Zeitraum es schlicht nicht möglich ist, Präsenzmessen durchzuführen, ist das rein virtuelle Veranstaltungsformat eine wertvolle Alternative. Für virtuelle Messen gibt beispielsweise folgende spezialisierte Anbieter:

  • Der Dienstleister, mit dem Xing Events die Vexcon durchführt, ist Expo IP. Das Unternehmen ist bereits 18 Jahre am Markt, hat über 100 virtuelle Messen begleitet und mehr als 3.500 Webinare durchgeführt. Der Anbieter hat verschiedene Möglichkeiten im Portfolio für eine Alternative zu Live-Events. Für den virtuellen Messestand liefert das Unternehmen Standard-Layouts, genauso sind aber individuelle Designs möglich. Im Prinzip sind keine Programmier-Kenntnisse notwendig. Als multimediale Inhalte des Messestands sind Dokumente, Präsentationen, Bilder-Galerien oder Videos möglich. Der Austausch zwischen Aussteller und Besucher erfolgt im Livechat. Kombiniert wird das Ganze mit Webinaren oder Livestreams von Vorträgen, für deren Durchführung sämtliche Möglichkeiten ebenfalls im Baukasten von Expo IP erhältlich sind. Wie Unternehmen ihre Veranstaltung in die virtuelle Welt verlagern können, hat EXPO IP in einem Whitepaper Schritt für Schritt aufgeführt.

Wer auf Messe-Flair nicht verzichten will, kann auf komplett virtuelle Umgebungen zurückgreifen. Foto: xing events

  • Ubivent, eine Tochter von Meetyoo Conferencing, entwickelt und betreibt eine Plattform für virtuelle Events und bietet Services rund um Online-Events, virtuelle Konferenzen, Webmessen und Live-Streaming an. Die Komponenten bilden, ähnlich wie bei einem physischen Messegelände, eine in sich geschlossene virtuelle Umgebung. Unterstützt werden Gruppen von mehreren Dutzend bis hin zu mehreren Zehntausend Teilnehmern. Zu den Kunden zählen etwa BASF, John Deere, MAN, Microsoft, Roche, SAP oder das Bundesministerium für Bildung und Forschung. Unter www.virtuelle-online-messe.de hat das Unternehmen die Vorteile sowie einige Beispiele aufgelistet.
  • Auch Völkel ITK stellt eine virtuelle Plattform für Messen und Events mit der Integration von Livestream-Übertragung oder 360°-Rundgängen. Die Plattform bietet ein Set aus virtuellen Räumen, das beliebig für jeden einzelnen Event zusammengestellt werden kann. Normalerweise wird eine Empfangshalle von einem Templateset ausgewählt, danach sollten weitere virtuelle Räume dazu ausgewählt werden, zum Beispiel ein Auditorium, von wo aus Vorträge gestreamt oder Diskussionsrunden gesendet werden können. Dazu kann eine Networking Zone für die Besucher konfiguriert werden für den geschlossenen oder öffentlichen Chat. Schließlich die Messehallen für die Aussteller, die sich mit Lösungen, Dienstleistungen und Services darstellen, (Videos, downloadbare Flyer, Whitepaper usw.) Auch Chat- und Video-Kommunikation kann an den virtuellen Messeständen integriert werden. Wie auch bei Ubivent und Expo IP sind Standard-Templates für die virtuellen Räume und Messestände vorhanden, und auch hier können individuell Designs erstellt werden.

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