Verbandsmanagement

Chancen der digitalen Transformation nutzen

Die Infotage Verband & Tagung und Verband & Technik werden zum „Festival für Verbände und Veranstaltungsplaner“ und öffnen sich für Unternehmen. Foto: Kölner Verbände Seminare

Die Corona-Pandemie verändert die Herausforderungen für Verbände. Oben auf der Agenda stehen jetzt: die Chancen der digitalen Transformation für den Verband zu nutzen und der Ausbau digitaler Angebote für Veranstaltungen. Der Bedarf an Aus- und Weiterbildung ist ebenso groß wie das Bedürfnis nach Austausch. Das neue achtwöchige „Festival für Verbände und Veranstaltungsplaner“ will beidem nachkommen.

„Der verbaende.com-Infotag Event & Technik findet dieses Jahr digital und als Präsenzveranstaltung statt“, schreibt Stefan Kirchner auf LinkedIn. Der Bereichsleiter Veranstaltungen bei den Kölner Verbände Seminaren plant ein achtwöchiges „Festival der Ideen“, dessen Höhepunkt eine Präsenzveranstaltung am 29. September 2021 sein wird. Und das zwischen Köln und Bonn, denn in Nordrhein-Westfalen, nicht in Berlin, sitzen die meisten der über 15.000 Verbände, 8.500 davon mit einer Geschäftsstelle. Dafür bekommt Kirchner viel Zuspruch. Schließlich befindet sich Deutschland seit Oktober im Lockdown und viele Veranstaltungsplaner haben für 2021 längst auf digitale Formate umgestellt. Vor der Pandemie ging in Deutschland jede dritte Veranstaltung auf das Konto der Verbände und vergleichbarer Organisationen. In der Studie der „Tagungs- und Kongressmarkt Deutschland 2018“ beziffert die Unternehmensberatung ghh consult das Gesamtvolumen des Kongressgeschäftes auf ca. 86 Mrd. Euro. Im Fall der Verbände sind das Mitgliederversammlungen, Kongresse, Konferenzen, Tagungen und Seminare, also Informations-, Bildungs- und Netzwerkveranstaltungen. Stefan Kirchner betont: „Verbände sind also (auch) Veranstalter!“ Das Kontaktverbot ist für Verbände aus zwei Gründen besonders problematisch: Zum einen erzielen Verbände rund ein Drittel ihrer Einnahmen über ihre Veranstaltungen oft mit Begleitausstellung. Zum anderen sind sie per Satzung verpflichtet, einmal im Jahr eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Weil ihre Jahrestreffen – anders als etwa Firmenmeetings – in der Vergangenheit nicht abgesagt werden konnten, galten sie in der Eventbranche als „Bank“. Bis Corona kam und das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“. Verlängert bis Ende 2021 können Verbände ihre Mitgliederversammlung ohne Präsenz der Teilnehmer vor Ort durchführen, selbst wenn die Satzung dies nicht vorsieht: Die Mitgliederversammlung kann im virtuellen Raum durch elektronische Kommunikation abgehalten werden, Mitglieder können ihre Stimmen schriftlich abgeben, ohne selbst teilzunehmen, und Beschlüsse können im Umlaufverfahren ohne Versammlung gefasst werden.

Das „Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht“ erlaubt Verbänden, ihre Mitgliederversammlung virtuell abzuhalten. Foto: Screenshot

Diese Informationen können Verbände und interessierte Dienstleister bei der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement e.V. (DGVM) nachlesen. Die DGVM ist die Dachorganisation für hauptamtlich geführte Verbände in Deutschland. Ihre Hauptaufgabe ist es, Führungskräfte und Mitarbeiter der Verbände in der täglichen Praxis zu unterstützen, Impulse zu liefern und Gelegenheiten zum Erfahrungsaustausch. In der Coronakrise sind der Bedarf nach Weiterbildung und das Bedürfnis nach Austausch besonders groß. Die Kölner Verbände Seminare legen deshalb ein digitales Angebot nach dem anderen auf, ob Seminar, Workshop, Forum oder eben ein Festival. Gefragt sind Themen wie die Rechtsentwicklungen im Verbandsbereich und da wiederum das Veranstaltungsrecht mit Fragen wie: Inwiefern sind Online-Mitgliederversammlungen durchführbar? Wie sollten künftig Veranstaltungsverträge geschlossen werden, damit Verbände die damit verbundenen Risiken nicht alleine tragen müssen?

Advertorial

VIENNA: A PLEASURE DOING BUSINESS.

Die Meeting Destination Wien besticht durch einzigartige Vorteile. Die lebenswerteste Stadt der Welt bietet den perfekten Rahmen für Ihr Event. Freuen Sie sich auf ein aufgeschlossenes, multikulturelles Ambiente im Herzen Europas, das neue Synergien fördert...

Stefan Kirchner steht im ständigen Kontakt mit den Verantwortlichen in Verbänden. Erst im März hat er eine Umfrage zum Thema Veranstaltungen durchgeführt. Ihr zufolge haben 93% der befragten 103 Verbände bereits Erfahrungen mit hybriden und digitalen Veranstaltungen gemacht. Auf die Frage „Wie werden Sie Ihre Verbandsveranstaltungen (Messen, Kongresse, Mitgliederversammlungen, Seminare) 2021 durchführen?“ antworten 86% rein virtuell oder hybrid. Je 8% warten das Ende der Pandemie ab oder bleiben bei Präsenzveranstaltungen. 73% der befragten Verbände können sich „ganz sicher“ vorstellen, auch über 2021 hinaus digitale Veranstaltungen zu besuchen. 20% halten das für „ziemlich wahrscheinlich“.

„Die Pandemie war für uns ein explosionsartiger Beschleuniger ohnehin geplanter Veränderungen. So standen zum Beispiel die Einführung hybrider Konferenzen und Seminare, elektronisch gestützter Gremiensitzung und e-Klausuren zum Erwerb der Mitgliedschaft ganz weit oben auf der strategischen Agenda.“

Michael Steinmetz, Hauptgeschäftsführer der Deutschen Aktuarvereinigung

„Wir haben die Krise genutzt, um unseren Mitgliedern durch eine Vielzahl von Onlineveranstaltungen die Bedeutung des Verbandes gerade in der Krise zu verdeutlichen. Wir haben in der Krise – durch die Krise – mehr bewegt als die Jahre zuvor“, schreibt Volker Thum, Hauptgeschäftsführer vom Verband der Deutschen Luft- und Raumfahrtindustrie, zu den Herausforderungen der Verbände in der DGVM-Jahresumfrage 2021. Zu Beginn eines jeden Jahres befragt die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement ihre Mitglieder zu ihren Herausforderungen, leitet daraus die Top 5 der Verbandstrends ab und vergleicht diese von Jahr zu Jahr.

Zu Jahresbeginn befragt die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement (DGVM) ihre Mitglieder zu ihren Herausforderungen und leitet daraus die Trends im Verbandsmanagement ab. Hier dargestellt im Vergleich der Jahre 2018 bis 2021. Grafik: DGVM

Während die Mitgliedsverbände 2020 die drei größten Herausforderungen in der klassischen Verbandsarbeit sahen, genauer der Profilschärfung, Mitgliederbindung und Kommunikation, sind es 2021 die Chancen der digitalen Transformation für den Verband zu nutzen, der Ausbau digitaler Angebote für Aus- und Weiterbildung, Veranstaltungen, Konferenzen und das Profil des Verbands schärfen. Interessant dabei ist, dass Platz 2 „Ausbau digitaler Angebote für Aus- und Weiterbildung, Veranstaltungen, Konferenzen“ ein Neueinsteiger ist. Das verdeutlicht zum einen, dass sich die Verbände vor der Pandemie eher wenig mit der Digitalisierung ihrer Veranstaltungen befasst haben und zum anderen, dass Veranstaltungen für Verbände wichtig sind.

Top-5-Trends im Verbandsmanagement 2021:

  1. Chancen der digitalen Transformation für den Verband nutzen (2020: 2. Platz)
  2. Ausbau digitaler Angebote für Aus- und Weiterbildung, Veranstaltungen, Konferenzen (Neueinstieg)
  3. Profil des Verbandes schärfen (Marke/Image schärfen und ausbauen (2020: 1. Platz)
  4. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit neu denken, verstärkt soziale Medien einsetzen (2020: 3. Platz)
  5. Mitgliederkommunikation intensivieren (2020: 4. Platz)

Wie für andere Organisationen, die ihre Veranstaltungen aus der Not heraus und im Eiltempo von offline auf online umstellen müssen, ist Mut gefragt und die Bereitschaft zum Learning by doing. „Wichtig ist, einfach mal zu machen. Gerade bei den neuen Online-Formaten muss nicht alles von Anfang an perfekt sein. Was allerdings nicht geht, ist einfach das Präsenzformat ins Netz zu übertragen. Online-Angebote müssen selbstständig und neu gedacht werden“, so Susanne Müller, Geschäftsführerin des Bundesverbandes MVZ dem Verbändereport gegenüber. Die Frage, wie es mit ihren Veranstaltungen weitergeht, beschäftigt folglich nahezu alle Verbände. „Persönliche Treffen fehlen, aber nicht immer. In Zukunft wird wesentlich selektiver mit Live-Veranstaltungen umgegangen werden. Events müssen den Mehrwert der persönlichen Teilnahme klarmachen. Verbände müssen hybrid denken“, meint Tobias Hain, Geschäftsführer des Industrieverband Massivumformung. Als Veranstalter der Kölner Verbändeseminare befasst sich Stefan Kirchner mit der aktuellen Situation der Verbände und ihrer Veranstaltungen und spricht etwa auf Einladung des Bundesverbands der Freien Berufe (BFB) zum Thema „(Digitale) Veranstaltungen: Chancen und Risiken“.

Sein Vortrag beginnt mit einem Rückblick: Nachdem im Frühjahr 2020 fast alle Veranstaltungen abgesagt oder verschoben wurden, fand im Sommer eine leichte Erholung statt. Im September 2020 waren es zwei Drittel weniger Veranstaltungen im Vergleich zum Vorjahr und drei Viertel weniger Teilnehmer. Das war primär bedingt durch die Begrenzung der Veranstaltungsgrößen und Abstandsregelungen, aber auch durch die Reiseverbote in den Organisationen und das fehlende Vertrauen der Teilnehmer selbst. Den Verbänden sind durch die ausgefallenen Veranstaltungen Einnahmen durch Teilnehmer und Sponsoren weggefallen und Umsätze weggebrochen.

Foto: Kölner Verbände Seminare

„Die Erholung der Veranstaltungswirtschaft wird weit über das Jahr 2021 benötigen.“

Stefan Kirchner, Bereichsleiter Veranstaltungen Kölner Verbände Seminare

„Die Erholung der Veranstaltungswirtschaft wird weit über das Jahr 2021 benötigen“, glaubt Kirchner. Ob diese je wieder an die Vor-Corona-Zeit anknüpfen kann, ist für ihn ungewiss. Schließlich sei das Vertrauen der Teilnehmer ebenso wenig kalkulierbar wie die politischen Rahmenbedingungen gekoppelt an wechselnde Inzidenzwerte. Selbst wenn digitale Veranstaltungen kostenintensiv sind und hybride Veranstaltungen die Kosten einer Präsenzveranstaltung übersteigen, sieht er hier Chancen und sagt: „Digitale Veranstaltungen werden sich auch in der Verbändelandschaft dauerhaft durchsetzen“.

Die Situation der Verbände als Veranstalter kennt Kirchner nicht nur aus deren Beobachtung und Befragung, sondern aus eigener Erfahrung: Als Veranstalter des Deutschen Verbändekongress 2020 hat er diesen erst im Frühjahr abgesagt, dann zwei Mal verschoben und im September als Hybrid-Veranstaltung in Berlin abgehalten, als sich Infektionslage kurz entspannte. Mit seinen Veranstaltungen will Kirchner Verbänden das digitale Rüstzeug liefern, und setzt die Infotage Verband & Tagung und Verband & Technik neu auf und macht aus dem Infotag 2021 das „Festival für Verbände und Veranstaltungsplaner“.

„Es ist keine Fusion unserer bisherigen Infotage“, betont Kirchner. „Er ist im Prinzip neu und der aktuellen Themenentwicklung und der generellen Entwicklung geschuldet.“ Da Kirchner auch im Herbst mit weiteren Restriktionen bei Präsenzveranstaltungen rechnet, plant er den Infotag über acht Wochen und das digital, hybrid und in Präsenz. Neu ist, dass sich der digitale Teil des Infotags für andere Zielgruppen öffnet, nämlich für Veranstaltungsplaner aus Unternehmen. „Daher auch der Name ‚Festival für Verbände und Veranstaltungsplaner‘“, erklärt Kirchner und ergänzt: „für die Teilnehmer wird das kein Gratisevent“.

Mitglieder der Deutschen Gesellschaft für Verbandsmanagement zahlen für ihre digitale Teilnahme 99 Euro, andere Verbände und Veranstaltungsplaner aus Unternehmen 149 Euro. Der Präsenztag bleibt den Verbänden vorbehalten und kostet diese 199 Euro. Ein Teil der Vorträge wird gestreamt. „Somit kann man den Präsenztag inhaltlich digital verfolgen“, so Kirchner. Er geht von 160 Teilnehmern aus, die sich in zwei Gruppen à 80 Personen auf den Vor- und Nachmittag verteilen sowie 20 bis 30 Aussteller. Die Aussteller werden nicht „abgefilmt“. Nur wer vor Ort ist, kann mit ihnen sprechen. „Das wäre aber zu wenig“, räumt er ein und nutzt die digitale Messeplattform XIBITRS, um Ausstellern die Möglichkeit zu bieten, um im September und Oktober Kontakte und Geschäfte zu machen.

In diesem Zeitraum wird es jede Woche eine Session zum Infotag geben. Die Themen reichen von „Die virtuelle Mitgliederversammlung – Folgen der Covid-19-Krise“ über „Mehr Interaktion als Erfolgsfaktor – Praxistaugliche Online-Formate kennen lernen“ und „Virtual Reality für die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen“ bis zu „Tipps und Tools auf dem Weg zur nachhaltigen Veranstaltung“.

Die Themen im September und Oktober: „Von digital bis analog: Vorträge, Workshops und Diskussionen"

  • Die richtigen Formate für Ihre Online-Verbandsveranstaltung wählen
  • Webinare, Mitgliederversammlungen, hybride oder virtuelle Kongresse umsetzen
  • Mehr Interaktion als Erfolgsfaktor – Praxistaugliche Online-Formate kennenlernen
  • Die virtuelle Mitgliederversammlung – Folgen der Covid-19-Krise

Erfahrungen hat Kirchner bei seinen digitalen Konferenzen gesammelt wie dem DiVeKo (Online-Forum Digitale Verbandskommunikation), dem Online-Forum Verbandsbesteuerung oder der mehrwöchigen Reihe „VerPraWeb“, „Verbandspraxis im Web“. Dort geht es am 26. Mai 2021 um das Thema „So werden sich Verbandsveranstaltungen verändern: Trendumfrage: Analog, hybrid oder digital? – Verbandsveranstaltungen im Wandel“. Der Hauptgeschäftsführer des Deutschen Kaffeeverbands, Holger Preibisch, sieht beide Seiten und eine Herausforderung: „Positiv: Virtuelle Veranstaltungen funktionieren! Herausforderung: Virtuelle Veranstaltungen sind eingeführt und die Erwartung ist, dass man auch künftig online teilnehmen kann: Wie wird dies hybrid funktionieren, finanziell, organisatorisch und als Erlebnis-Event? Negativ: Das Netzwerken, Plaudern und Fachsimpeln in kleiner Runde fehlte in 2020 und lässt sich nicht virtuell umsetzen.“

Share this article