Künstliche Intelligenz
Bot nennt die Zeiten des Buffets
KI in der Eventbranche. Dieses Bild wurde von DALL-E erstellt (Prompt by Plazz AG: 2024-02-14 09.29.19 - Imagine a bustling event scene where technology and human interaction blend seamlessly. In the foreground, a humanoid robot, sleek and modern in desing.webp)
KI in der Eventbranche. Dieses Bild wurde von DALL-E erstellt (Prompt by Plazz AG: 2024-02-14 09.29.19 - Imagine a bustling event scene where technology and human interaction blend seamlessly. In the foreground, a humanoid robot, sleek and modern in desing.webp)
Die Künstliche Intelligenz verändert das Event-Business. Ob bei der Planung, Durchführung oder Nachbereitung von Messen und Kongressen: KI-Tools entwickeln sich gerade zum Standardwerkzeug für Eventprofessionals.
Seit Monaten schon kommt kaum ein Kongress, eine Messe am Thema Künstliche Intelligenz vorbei. Und auch in diesem Jahr scheint das Thema gesetzt. Das mag auf internationalen Unterhaltungs-Shows wie der CES in Las Vegas noch naheliegend sein. Doch auch auf Ärztekongressen, Branchenevents der mittelständischen Industrie, ja selbst auf der Leipziger Buchmesse haben Vorträge und Diskussionen über KI ihren festen Platz.
Aber auch hinter den Kulissen beschäftigt das Thema das Eventmanagement. Denn während auf den Podien über Chancen und Risiken der neuen Technologie debattiert wird, kommt sie im Backoffice der Kongressveranstalter immer öfter zum Einsatz. Ob bei der Planung, Durchführung oder Nachbereitung – KI-basierte Tools können hier zu einer Arbeitserleichterung, Zeitersparnis oder mehr Effizienz führen.
„Ich betrachte KI als entscheidenden Faktor, um Veranstaltungen effektiver zu gestalten, die Erfahrung von Besuchenden zu verbessern und gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards zu gewährleisten“, sagt Bernd Korz, Gründer und Geschäftsführer von Alugha. Das Unternehmen aus Mannheim hat sich darauf spezialisiert, Online-Videos in andere Sprachen umzuwandeln. Gleichzeitig können über die Plattform Reden und Vorträge, beispielsweise bei einem internationalen Kongress, in verschiedene Sprachen direkt und live übersetzt werden. Das ist ein Beitrag zur Barrierefreiheit von Events, macht gleichzeitig aber auch Simultan-Dolmetscher überflüssig. Auch bei der Nachbereitung kann das KI-Tool Zeit sparen. Bei einem Zukunftskongress, bei dem es 16 Videovorträge auf Deutsch, Englisch und Chinesisch gab, wurden diese im Nachhinein mithilfe von KI in verschiedenen Sprachen vertont und untertitelt, darunter Arabisch und Hindi.
Vor allem der Bereich der Inhalteerstellung ist im Event-Business seit dem Launch von ChatGPT in den Fokus gerückt. Denn Content spielt bei jeder Messe und bei jedem Kongress eine zentrale Rolle, weshalb die Fähigkeiten der Generativen KI entsprechend begrüßt wurden. „Tools wie ChatGPT haben das Verfassen von Texten revolutioniert“, unterstreicht Andreas Beständig, Team Lead Marketing bei der Plazz AG. „Exzerpte, detaillierte Beschreibungen von Veranstaltungsorten oder andere spezifische Texte – KI kann das in kürzester Zeit erledigen.“ Gleiches gilt für die Erstellung von Grafiken oder Bildern. Anstatt stundenlang in Stock-Archiven nach dem perfekten Bild oder Video zu suchen, können Veranstalter über verschiedene KI-Tools spezifische und maßgeschneiderte Grafiken auf Anfrage generieren. Beständig. „Das verbessert nicht nur die Ästhetik und das Branding des Events, sondern macht auch den gesamten Designprozess agiler und kosteneffektiver.“
Ergebnisse kritisch hinterfragen
Event-Expertin Katrin Taepke hat auf ihrem Blog „Micestens Digital“ beschrieben, wie vielfältig GenAI-Tools wie ChatGPT genutzt werden können. Mit den entsprechenden Prompts können Namen für Events gefunden, Veranstaltungen beschrieben, Locations und Dienstleister gesucht oder Ideen für Sponsoring-Pakete geschnürt werden. Ihr Vorschlag für den passenden Prompt: „Erstelle mir eine Liste von Unternehmen bzw. Branchen, die Lösungen für [dein Thema] haben oder Dienstleistungen rund um [dein weiteres Thema] anbieten. Gehe anschließend darauf ein, welche Sorgen und Nöte diese Dienstleister und Anbieter haben. Erstelle daraus eine Liste, warum sie auf der Konferenz zum Thema [dein Thema] und [dein weiteres Thema] einen Stand mieten oder andere Sponsorings in Anspruch nehmen sollten.“
Einen Prompt-Vorschlag für eine Einladung nennen die IMEX Group und die Agentur Vok Dams in ihrem Whitepaper „KI in der MICE-Industrie“. Er lautet: „Schreibe mir eine förmliche Einladung für das Event XY am 21.11.2024 ab 17 Uhr in Berlin. Beim Event geht es um den Launch des neuen Produkts XY. Es herrscht eine exklusive und festliche Stimmung. Die Empfänger:innen der Einladungen sind Influencer:innen und Journalist:innen.“
Taepke weist allerdings darauf hin, dass jedes Ergebnis nicht sofort ungeprüft verwertet werden sollte. „Du solltest alle Ergebnisse kritisch hinterfragen und bei der Eingabe der KI-Prompts gut überlegen oder mehrfach testen. Außerdem empfehle ich dir einen Zweitcheck der Ergebnisse über Tools, die Ähnliches können.“
„Du solltest alle Ergebnisse kritisch hinterfragen und bei der Eingabe der KI-Prompts gut überlegen oder mehrfach testen.“
Katrin Taepke, Blog „Micestens Digital
Bot nennt die Zeiten des Buffets
Christoph Sedlmeir, Geschäftsführer der doo GmbH in München, betrachtet von KI generierte Textelemente aus diesem Grund auch eher als Auftakt für einen kreativen Prozess, gewissermaßen als „Turbo für einen schnellen, ersten Entwurf“. Der Output bildet die Basis, auf der man dann aufbauen und weiter feilen kann. Anders bei den visuellen Elementen. Hier beobachtet er häufig, dass das Eventmanagement die produzierten Elemente direkt übernimmt. Bei Vok Dams, einer Agentur für Events und Live-Marketing, verweist man zudem auf die Vorteile von Generativer KI für die auf den Events präsentierten Inhalte. „KI-Tools können vorhandenen Content wie von Reden und Präsentationen bearbeiten oder gänzlich neue Inhalte generieren. Bei Workshops ermöglichen sie zum Beispiel die effiziente Aufbereitung von Inhalten.“ Damit könnten Teilnehmer besser erreicht und Inhalte verständlich vermittelt werden.
ChatGPT hilft bei der Konzeption eines Webinars. Screenshot: doo.net
KI könnte also auch Inhalte personalisieren, eine Entwicklung, die gerade das gesamte Medien-Business fasziniert. Denn so wie alle User, Leserinnen oder TV-Zuschauer unterschiedliche Interessen haben, ist es auch bei den Besuchern von Messen und Events: Gerade bei größeren Veranstaltungen kostet es viel Zeit, sich einen Überblick zu verschaffen und die passenden Aussteller und Programmpunkte zu finden. Eine KI könnte hier wertvolle Hilfestellung leisten und bei einer individuellen Auswahl helfen. „Stellen Sie sich vor, jede Event-App wäre mit einem KI-Bot ausgestattet, der in der Lage ist, sämtliche Fragen der Teilnehmer zu beantworten – von der Wegbeschreibung zum nächsten Vortragsraum bis hin zu Informationen über bereits stattgefundene Slots oder den Öffnungszeiten für das Buffet“, sagt Andreas Beständig. „Solche Bots könnten einen enormen Mehrwert bieten.“
Diese Personalisierung könnte auch während des laufenden Betriebs in Echtzeit erfolgen. Bei Vok Dams weist man darauf hin, dass beispielsweise durch eine Analyse der Teilnehmerdaten unmittelbar Empfehlungen für Sessions, Aussteller oder Networking-Möglichkeiten gegeben werden könnten. Datengrundlage hierfür sind Social-Media-Interaktionen, Umfragen oder Live-Daten wie Besucherströme. Gerade die Auswertung der Besucherwege und ihrer Aufenthalte kann dann wieder für eine optimierte Planung der nächsten Veranstaltung herangezogen werden. Denn sie zeigt, wo Engpässe entstanden sind und wo die Bereitstellung von Ressourcen optimiert werden sollte.
Frühwarnsystem für die Security
Während einer Veranstaltung kann KI bei Business Events auch an anderer Stelle sinnvoll sein: bei der Sicherheit. Immer wieder experimentierten Händler mit KI, die beispielsweise einen Ladendiebstahl frühzeitig erkennt. Dazu lernt die Software, wie sich Käufer in Läden üblicherweise verhalten, welche Wege sie gehen und wie lange sie vor Regalen stehen. Weichen Menschen von diesen Verhaltensmustern ab, kann die KI dem Überwachungspersonal entsprechende Hinweise übermitteln. Die Methodik dieser Predictive Analytics könnte auch Sicherheitskräfte auf Events unterstützen und gewissermaßen als Frühwarnsystem für auftretende Probleme fungieren.
Durch den „direkt greifbaren Mehrwert“ hätten KI-Tools das Zeug dazu, zum Standardwerkzeug im Eventmanagement zu werden, sagt Christoph Sedlmeier. Auch die Koelnmesse verweist auf das große Potenzial für Aussteller und Besucher, für Mitarbeitende und Ausrichter. KI könne deutlich zur Optimierung beitragen. Wichtig sei allerdings, dass die Mitarbeitenden auf diese Reise mitgenommen würden, sagt Verena Gründel, Brand & Communication Director der Messe DMEXCO. „Die fortlaufende Schulung unserer Mitarbeitenden in relevanten KI-Anwendungen ist deshalb ein wesentlicher Bestandteil unserer Strategie. Nur so können wir die Chancen, die KI bietet, voll ausschöpfen und die Eventbranche zukunftsfähig gestalten.“
Helmut van Rinsum
Zehn KI-Tools für Event-Professionals, eine Auswahl
Adobe Firefly: Bietet eine Reihe von Tools für die Erstellung und Bearbeitung von Inhalten. Über Text-Prompts können Bilder kreiert werden, es können aber auch Objekte übermalt oder hinzugefügt werden.
Alugha: KI-Tool, das Videos in mehrsprachige Formate umwandelt. Unterschiedliche Sprachen werden in ein einziges Video integriert. Die Zuschauer können die Sprache des Videos wählen, die sie verstehen.
Canva Magic Studio: Bietet eine Reihe von Tools, die den Gestaltungsprozess vereinfachen. Reicht von Designvorschlägen über eine intelligente Bildauswahl bis hin zu Texten in markenspezifischem Tonfall.
ChatGPT: Hat sich als nützlich erwiesen, wenn Inhalte schnell generiert werden sollen. Zum Beispiel für die Beschreibung von Events, das Erstellen von Marketingmaterial oder das Beantworten von Teilnehmeranfragen.
Contentgroove: Für die Nachbearbeitung von Veranstaltungen geeignet. Verwandelt längere Videos in Highlight-Clips, die z.B. für Social Media gut verwendet werden können.
DALL-E: KI-Tool, das aus Textbeschreibungen Bilder kreiert. Inzwischen nur noch als kostenpflichtige Variante nutzbar. Eine kostenlose Alternative ist der Image-Designer von Microsoft Bing.
DeepL: Kann Inhalte präzise in verschiedene Sprachen übersetzen. Besonders hilfreich bei internationalen Events, um Teilnehmer in ihrer Muttersprache anzusprechen.
Fielddrive: Dienstleister, der verschiedene Technologien zum Kongress-Management anbietet. Dazu zählen auch das Teilnehmer-Tracking sowie Event-Analytics.
Kudo: KI-gestützte Plattform, die die Zusammenarbeit in mehrsprachigen Umgebungen erleichtert. Wurde speziell für Online-Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen entwickelt. Bietet Übersetzungen in Echtzeit an.
Zenus.ai: Setzt Gesichtsanalysetechnologien ein, um anonyme demografische Daten zu sammeln. Durch die Analyse der Gesichtsausdrücke können auch Engagement und Reaktionen auf Veranstaltungen gemessen werden.