Veranstaltungszentren als Impfzentren

Teil der Lösung sein

Bei voller Auslastung der Kapazitäten könnten in der Festhalle der Messe Frankfurt täglich 4.000 Menschen geimpft werden und über 250 Mitarbeiter im Zwei-Schicht-System an sieben Tagen in der Woche im Einsatz sein. Foto: dpa

Wegen Lieferengpässen bei den Impfstoffen laufen viele Impfzentren weit unter ihren täglichen Kapazitäten. Derweil hat die Veranstaltungswirtschaft unter Beweis gestellt, was sie auch gut kann: in wenigen Tagen Kongress- und Messehallen zu Impfzentren umbauen.

Rund 6.394.364 Impfdosen sind bis zum 2. März 2021 um 08.00 Uhr in Deutschland verabreicht worden, darunter 4.234.952 Erst- und 2.159.412 Zweitimpfungen. So die Angaben des Robert Koch-Instituts (RKI) in seinem „Digitalen Impfquotenmonitoring zur COVID-19-Impfung“. Wenn auch in kleinen Dosen, ruht die Hoffnung vieler Branchen und Betriebe etwa aus Kultur- und Theater, Tourismus, Hotellerie und Gastronomie auf den Impfungen. Besonders von der Pandemie betroffen, kommt ausgerechnet der Veranstaltungsindustrie und ihren Hallen eine sehr wichtige Aufgabe zu: die Bereitstellung der Räumlichkeiten.

„Es handelt sich um eine wichtige gesellschaftspolitische Aufgabe, die die Musik- und Kongresshalle Lübeck gerne übernommen hat“, erklärt Ilona Jarabek. Die Geschäftsführerin der Musik- und Kongresshalle Lübeck (MUK) ergänzt: „Es ist ein Hoffnungsschimmer für einen baldigen Restart im Veranstaltungsgeschäft.“ Damit spricht Jarabek als Präsidentin des Europäischen Verbands der Veranstaltungs-Centren (EVVC) auch im Namen der 750 Mitgliedshäuser. Im Fall von Lübeck fragt die Feuerwehr die Musik- und Kongresshalle Lübeck als Impfzentrum an. Die Gründe dafür sind neben den Standortfaktoren wie zentrale Lage und gute Verkehrsanbindung, Infrastruktur und Größe des Hauses, Sicherheits- und Brandschutzgegebenheiten auch die wegen des Veranstaltungsstopps verfügbaren Raumkapazitäten. Und außerdem, betont Jarabek: „das Vertrauen des Bürgermeisters sowie die allgemeine Akzeptanz und Bekanntheit in der Öffentlichkeit.“

Kriterien für Impfzentren

Beispiel Lübeck: Anforderungen der Feuerwehr Lübeck für mögliche Impfzentren wie die Musik- und Kongresshalle Lübeck:

  • Ausreichende Fläche, mindestens 200 qm Impffläche
  • Möglichkeit für Wartebereich inkl. Sitzgelegenheiten
  • Bereich für Registrierung/Anmeldung
  • Barrierefreiheit
  • Sozialräume für vier bis fünf Mitarbeiter
  • Betriebszeit mit ein halbes Jahr möglich, mit Option zur Verlängerung
  • Sanitäre Einrichtungen
  • Heizungsanlage
  • Stabile Stromversorgung
  • Ausreichend Anschlussmöglichkeiten für Kühlschränke
  • Internetanbindung
  • Separate Ein- und Ausgänge und Laufwege (Nutzung unter Pandemie-Bedingungen)
  • Parkmöglichkeiten in der Nähe
  • Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr

Vier Wochen nach der ersten Anfrage am 12. November 2020 ist das Impfzentrum am 14. Dezember 2020 bereit zur Übergabe an die Hansestadt Lübeck und ihre Betreiberin, die Feuerwehr. Die reine Errichtung des Impfzentrums dauert nur 60 Stunden. Alle erforderlichen Bereiche wie das Back Office, die Anmeldung, die Impfstraßen und Wartebereich sind in einem Raum, der Rotunde, integriert und die Wege kurz. In den Kabinen können parallel Beratungsgespräche und Impfungen durchgeführt werden und bis zu 1.000 Personen täglich gegen das Coronavirus geimpft werden. Der Impfvorgang von der Anmeldung bis Nachruhen beträgt ungefähr 20 Minuten, davon sind 15 Minuten Ruhezeit.

Derzeit sind in der Regel zwei oder drei der neun Impfstraßen im Einsatz und bis zu 30 Personen. Die Arbeit ist wie folgt verteilt: Die Projektleitung im Haus hat die Musik- und Kongresshalle inne mit je einem Projektleiter und einem technischen Projektleiter, die Organisation des Impfens ein medizinischer Leiter der Kassenärztlichen Vereinigung, das Einlassprozedere inklusive der Anmeldung ist durch die Bundeswehr besetzt, alle weiteren Tätigkeiten wie die Impfstoffbestellung oder die Materialbeschaffung übernehmen das Deutsche Rote Kreuz und die Johanniter Unfallhilfe. Für die Bereitstellung ihrer Räumlichkeiten als Impfzentrum erhält die MUK eine Nutzungspauschale.

Die Musik- und Kongresshalle als Impfzentren: Alle erforderlichen Bereiche wie das Back Office, die Anmeldung, die Impfstraßen und Wartebereich sind in der Rotunde integriert und die Wege sind kurz. Grafik: MUK

Selbst wenn das Team von Jarabek in enger und konstruktiver Zusammenarbeit mit der Feuerwehr Lübeck in kurzer Zeit ein tragfähiges Konzept erstellt und umsetzt, gibt es etliche Herausforderungen. „Teilweise kamen Informationen sehr kurzfristig und der Abstimmungsprozess musste schnell mit vielen Beteiligten vor Ort erfolgen. Das erforderte manchmal eine hohe Flexibilität“, berichtet Jarabek. In dieser Zeit hat sie die Feuerwehr Lübeck einmal mehr schätzen gelernt für deren gute Koordination und immer lösungsorientierte Umsetzung. Als sich beispielsweise die Beschaffung von Liegen als schwierig erweist, organisieren die krisenerprobten Feuerwehrleute diese aus verschiedenen öffentlichen Einrichtungen der Hansestadt. Als problematisch erwiesen sich während der Planungsphase die Disposition des Personals und dessen Einsatzzeiten.

„Die Einrichtung des Impfzentrums war kein ‚business as usual‘“, meint Jarabek. „Hier wurden Anforderungen gestellt, die nicht mit der üblichen Messeorganisation zu vergleichen ist.“ Wichtig war allen Beteiligten, dass das Impfzentrum einladend ist und Offenheit ausstrahlt. Während die Möblierung in den Farben Weiß, Grau und Schwarz gehalten ist, erfolgt die Beschilderung in sechs Farben. Zum Wohlfühlen tragen Grünpflanzen und ein Musikprogramm bei, das „musikalische Pflaster“ mit Konzerten junger Solisten. „Es gibt viele dankbare Rückmeldungen von Geimpften, die sich sehr positiv über die gute Organisation und die Atmosphäre vor Ort freuen“, erzählt Jarabek. Ebenso freut sie, dass ihr Team die Feuerwehr Lübeck besser kennengelernt und mit ihr einen guten neuen Partner gefunden hat. Das gibt Jarabek Zuversicht, denn „für jede noch so ungewöhnliche Anfrage gibt es Ideen und auch Lösungen“. Sie rechnet mit einer sechsmonatigen Nutzung des Impfzentrums und freut sich schon auf das festliche Finale zum Abbau mit allen Verantwortlichen Ende Juni 2021.

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Bis zum 30. Juni mit einer Option zur Verlängerung bis 30. September 20201 läuft der Vertrag zur Nutzung der Stadthalle Braunschweig als Impfzentrum. „Wir freuen uns, dass wir Teil der Lösung sein können“, bekräftigt Stephan Lemke, Geschäftsführer der Stadthalle Braunschweig. Bei der Planung des Impfzentrums haben die Braunschweiger darauf geachtet, dass der Betrieb der Stadthalle nicht vollständig eingestellt werden muss, und der Große Saal weiterhin zur Verfügung steht – wenn auch aktuell nur für Gremiensitzungen und Gerichtsverhandlungen. „Nach Ostern hoffen wir aber wieder auf Sinfoniekonzerte und erste Corporate Events“, gibt sich Lemke optimistisch. Gleichzeitig ist ihm klar, dass angesichts der schleppenden Impfstofflieferungen bundes- und europaweit Geduld gefragt sein wird.

In Braunschweig war es die Stadt, die mehrere Objekte angefragt und geprüft hat. Anhand des Impfzentrum-Konzeptes des Landes Niedersachsen legte das Team der Stadthalle sofort ein Konzept zur Umsetzung vor. Die Kriterien ähneln jenen in Lübeck, ebenso der Zeitablauf: Am 20. November 2020 nimmt die Geschäftsführung an der lokalen Task-Force Impfzentrum teil, zehn Tage später wird die Stadthalle Braunschweig als Impfzentrum bekannt gegeben. Am 15. Dezember 2020 ist die Fertigstellung der ersten vier Impfstraßen erfolgt und die Einsatzbereitschaft an das Land Niedersachsen gemeldet worden. Für die Errichtung des Impfzentrums benötigen Dienstleister wie Messebauer, Tischler und Elektriker sowie das Stadthallenteam zehn Tage. Ende Februar ist auf acht Impfstraßen mit 32 Impfkabinen aufgestockt worden, in denen 1.000 Personen pro Tag geimpft werden können.

Das Team im Impfzentrum Braunschweig: Seit Ende Februar können in acht Impfstraßen mit 32 Impfkabinen bis zu 1.000 Personen pro Tag geimpft werden. Foto: Stadthalle Braunschweig

Betreiber des Impfzentrums ist die Stadt Braunschweig und die Katastrophenschutzbehörde. Sie vereinbaren mit der Stadthalle ein umfängliches Leistungspaket: Um die Infrastruktur, Ausstattung, Hygiene, Sicherheit und Teile der Kommunikation kümmert sich die Stadthalle Braunschweig und stellt dafür derzeit fünf Mitarbeiter, drei Reinigungskräfte und rund um die Uhr bis zu zwölf Sicherheitskräfte bereit. Auf Seiten des Betreibers sind es ein Dutzend Verwaltungskräfte, mobile Impfteams und das Personal für die Impfstraßen. Auch die Stadthalle Braunschweig bekommt eine Miete für ihre und hat verschiedene Dienstleistungspauschalen vereinbart, die kostendeckend sind.

Die Kostensicherheit, genauer das schwierige Spannungsfeld zwischen „einfach machen und umsetzen“ und dann auch bezahlt zu bekommen, beschreibt Lemke als eine der größten Herausforderungen. Für ihn beginnen die eigentlichen Herausforderungen nach der Inbetriebnahme der Impfzentrums. Etwa der wachsende Platzbedarf, da Lagerflächen und Verwaltungsbereiche benötigt werden, die in keinem Konzept standen. Die Errichtung des Impfzentrums bezeichnet er eher als „business as usual“ und bemerkt: „Die Stadt Braunschweig hat schon gestaunt, wie flexible und schnell wir die Anforderungen umgesetzt haben.“ Für ihn war das nicht besonders, nur anders, das Zeichnen von Plänen, das Beauftragen von Dienstleistern und das gelegentliche Arbeiten am Wochenende. Gelernt hat er, dass die Zusammenarbeit mit dem Land und der Stadt nicht immer einfach ist und es schwierig ist, erst handlungsfähig zu sein, wenn Erlasse und Verordnungen vorliegen.

Bei der Messe Karlsruhe ist es ein Schreiben des Landes Baden-Württemberg mit der Abfrage von möglichen Kreisimpfzentren (KIZ) sowie zentralen Impfzentren (ZIZ), das die Stadt Karlsruhe am 9. November 2020 weiterleitet. Drei Tage später folgen der Anforderungskatalog des Landes und ein Besichtigungstermin der möglichen Hallen mit den Verantwortlichen der Stadt. Weitere vier Tage später kann die Stadt Karlsruhe in Abstimmung mit dem Landkreis die Messe als geeignete Liegenschaft als Kreisimpfzentrum melden. Zur Zusage des Landes, die Halle 2 der Messe Karlsruhe als Zentrales Impfzentrum zu nutzen, kommt Ende November die Zusage die innerstädtisch gelegene Schwarzwaldhalle als Kreisimpfzentrum zu nutzen. „Somit haben wir in den von uns betriebenen Fazilitäten aktuell zwei Impfzentren“, informiert Oliver Brück, Prokurist und Bereichsleiter der Messe Karlsruhe. Die Einrichtung der Impfzentren dauert von Anfang bis Mitte Dezember, wobei die reine Errichtung in fünf Tagen geschieht. Die fünf Bereiche umfassen Eingangskontrolle, Anmeldung, Information, Impfen, Nachbeobachtung. Maximal können am Tag 1.500 bis 1.700 Personen in 60 Kabinen geimpft werden.

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Als eine Herausforderung beschreibt Brück, die Hallenstruktur so zu entwickeln, dass die Abläufe optimal sind. Das brachte mit sich, dass Wände, die der Messebauer schon gestellt hatte, wieder abgebaut werden mussten, weil sonst der Ablauf gestockt hätte. Eine weitere Herausforderung war neben der Beschaffung von Personal die Einrichtung der IT und deren Support. Betreiberin der beiden Impfzentren ist die Stadt Karlsruhe. „Wir haben uns in der Arbeitsverteilung stark angelehnt an der Verteilung in einem ‚normalen‘ Krankenhaus“, so Brück. Die medizinische Leitung hat ein Arzt aus dem städtischen Klinikum inne. Ihn unterstützen rund 50 Personen aus medizinischen Berufen und stemmen gemeinsam das KIZ, ZIZ und die mobilen Impfteams. Die kaufmännische Leitung obliegt Britta Wirtz, Geschäftsführerin der Messe Karlsruhe. Ihr arbeiten 25 Mitarbeiter der Messe Karlsruhe sowie weitere 45 Mitarbeiter von Dienstleistern zu. Die Messe erhält eine Miete entsprechend den Vorgaben des Landes Baden-Württemberg.

Da es keine Erfahrungswerte gab, musste komplett neu gedacht und unter einem hohen Zeitdruck das Impfzentrum aufgebaut werden. „Die Erfahrungen einer termingerechten Fertigstellung aus dem Veranstaltungsbetrieb waren hier sehr hilfreich“, erklärt Brück. Er ergänzt: „Wir konnten hier auf unser strukturiertes Vorgehen, gelernte Aufgabenverteilungen und enge Abstimmungen im Team zurückgreifen.“ Ihm gefällt, dass die Messe als Tochter der Stadt in einem ganz anderen Zusammenhang ihre Kompetenzen einbringen konnte und dafür sehr gelobt wurde. „Wenn ein Projektteam mit den richtigen Menschen in Bezug auf ihre Kompetenzen und Fähigkeiten, gut und effizient zusammenarbeitet, kann auch jede noch so große Aufgabe bewältigt werden“, fasst Brück seine Lessons learnt zusammen. Die Art und Weise des Umgangs miteinander und die gemeinsame Begeisterung für das Projekt sind für ihn die wesentlichen Erfolgsfaktoren.

Zunächst waren die Impfzentren bis Mitte April angefragt, doch mittlerweile liegt eine Anfrage bis Ende Juni 2021 vor. „Wir freuen uns, mit unseren beiden Impfzentren einen wesentlichen Beitrag zur Pandemiebewältigung zu leisten und die Kompetenzen eines ‚Messe- und Kongressveranstalters‘ in eine ganz neue Herausforderung einbringen zu können“, bekräftigt Oliver Brück. Darüber hinaus sei der Aufbau und Betrieb der beiden Impfzentren für die Messe Karlsruhe und ihre Dienstleister in diesen veranstaltungsarmen Zeiten auch wirtschaftlich nicht unbedeutend.

Impfzentren auf Messegeländen

Versierte Partner

Foto: Stadt Köln

Auf den Messegeländen in Frankfurt, Berlin, Hamburg und Köln sind im Dezember in sehr kurzer Zeit Impfzentren errichtet worden. Für den Aufbau ihres Impfzentrums in der Festhalle der Messe Frankfurt brauchen die Frankfurter nur vier Tage.

Vorerst und auf unbestimmte Zeit soll das Impfzentrum im Volksbad Jena bestehen bleiben. Es ist ein Veranstaltungshaus in städtischem Eigenbetrieb von JenaKultur. Da die Werkleitung von Beginn der Pandemie an im Krisenstab der Stadt sitzt, kommt es zum Austausch mit der Kassenärztlichen Vereinigung Thüringen und das Volksbad neben anderen Locations als Impfzentrum ins Gespräch. Die Kriterien für das Impfzentrum, das in sieben Tagen entsteht, sind geeignete freie Kapazitäten, Erreichbarkeit, Parkflächen und ein barrierefreier Zugang. JenaKultur ist bei den Vorbereitungen involviert und steht weiterhin bei Fragen und Problemen zur Verfügung. Betreiber des Impfzentrums ist die Kassenärztliche Vereinigung Thüringen (KVT), die die Impfstelle eigenständig betreibt. Eine Miete zahlt die KVT nicht, kommt aber für die Betriebs- und Reinigungskosten auf.

Als größte organisatorische Herausforderungen bei der Errichtung des Impfzentrums erweist sich die Wegeführung der Impfpatienten, zumal diese nicht mit den Mitarbeitern von JenaKultur kollidieren sollten. Gelernt hat das Team von JenaKultur, dass es nicht immer auf alle Details vorbereitet sein kann und lösungsorientiertes Arbeiten in kurzer Zeit gefragt ist – etwas, das den Jenaern aus ihrem Berufsalltag nicht fremd ist. „Es ist ein positives Gefühl“, befindet Carsten Müller zum Einsatz als Impfzentrum. Der stellvertretende Werkleiter von JenaKultur fügt hinzu: „Somit leisten wir einen großen Beitrag zur Pandemie-Bekämpfung und wir kommen unserem Ziel ‚Veranstaltungen durchführen‘ ein Stück näher. Die Impfstelle ist gut ausgelastet und das Haus füllt sich wieder mit Leben. Auch wenn es leider noch keine Veranstaltungen sind.“

Kerstin Wünsch

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