Plattformen

Radikal verändert

Plattformen? Das „Festival der Skalierung“ hat für seine Online-Konferenz die passende Plattform gefunden und dafür mit dem Dienstleister Storytile zusammengearbeitet. Foto: Storytile

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Radikal verändert

Plattformen? Das „Festival der Skalierung“ hat für seine Online-Konferenz die passende Plattform gefunden und dafür mit dem Dienstleister Storytile zusammengearbeitet. © Storytile

Corona hat Meetings und Konferenzen aus dem analogen Raum in den virtuellen Raum verlagert. Und zwar auf Plattformen. Aber nicht nur die Events selbst, sondern auch die Organisation der Veranstaltungen findet auf Plattformen statt.

Bevor COVID-19 die ganze Welt und viele jahrzehntelang geltende Regeln und Verhaltensweisen auf den Kopf stellte, war es gerade in der Meeting- und Eventszene gang und gäbe, Trends zu identifizieren, Prognosen aufzustellen und Zukunftsszenarien zu entwerfen. Eines dieser Szenarien unmittelbar vor der globalen Pandemie drehte sich um die sogenannte Plattformökonomie. Das Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO hatte im Auftrag des German Convention Bureau (GCB) und Partnern wie der HSMA Deutschland und dem VDVO in einer Studie untersucht, wie sich Plattformen auf das Wesen von Veranstaltungen auswirken können. Beispielhaft lauteten zwei Thesen innerhalb der Studie: „Durch Plattformen wird sich das Nutzungsverhalten der Kunden in der Tagungs- und Kongressbranche radikal verändern“ oder „Immer mehr traditionelle Modelle werden durch Plattform-Modelle abgelöst werden.“ Wäre die aktuelle Situation für viele Betriebe der Veranstaltungsbranche nicht so dramatisch, man müsste schallend lachen, wie treffend diese Aussagen waren. Denn Corona hat Meetings und Konferenzen aus dem analogen Raum in den virtuellen Raum verlagert. Und zwar auf Plattformen. Aber nicht nur die Events selbst, sondern auch die Organisation derzeit in der Regel virtueller und hybrider Veranstaltungen findet auf Plattformen statt. Es gibt Kommunikationsplattformen, Kollaborationsplattformen und eben Plattformen zur Veranstaltungsplanung und -organisation. Diese Plattformen laufen internetbasiert und sind in Zeiten von Kontaktbeschränkungen und Home Office das Mittel der Wahl zur Bewältigung von Aufgaben. Laut Statistischem Bundesamt haben 2015 31% der deutschen Unternehmen solche Anwendungen benutzt und 2019 bereits 48%. Die Zahlen für 2020 liegen noch nicht vor, jedoch war beispielsweise die Arbeitsplattform Microsoft Teams über Wochen die – neben Tools wie Zoom & Co. – bei weitem gefragteste Software im Frühjahr und Sommer des letzten Jahres.

Die Arbeit mit Plattformen zur Organisation virtueller Events ist ein herausforderndes Unterfangen. Ein Blick hinter die Kulissen der Fachtagung Katastrophenschutz vom Deutschen Roten Kreuz. Foto: Storytile

Jetzt muss man allerdings im Plattform-Universum bei den Begrifflichkeiten aufpassen, dass man nicht durcheinander kommt und sich fühlt wie in Terry Pratchetts Scheibenwelt. „Der Begriff Plattform bezeichnet eigentlich ein digitales Geschäftsmodell, das Angebot und Nachfrage verknüpft und die Marktakteure im Rahmen der Plattform frei agieren lässt – wie beispielsweise Uber und Airbnb. Allerdings wird der Begriff heute häufig auch zu Marketingzwecken genutzt“, erklärt Lisa Jeller, Head of Events & Sponsorship beim Event-Technologie-Anbieter Eventmobi, die im Interview zum Thema auf die verschiedenen Plattformen eingeht. Denn die Plattformökonomie bezeichnet ein internetbasiertes Geschäftsmodell, das Anbieter und Kunden zusammenbringt. Und zwar auf einem digitalen Marktplatz. Bekannte Beispiele sind Unternehmen wie Lieferando (verbindet Restaurants mit Hungrigen) oder Uber (verbindet Autofahrer mit ÖPNV-Muffeln), die auf Plattformen Angebot und Nachfrage zusammenbringen. Die gegenwärtige Pandemie begünstigt diese Plattformökonomie, da viele Veranstaltungen – wie zum Beispiel Messen – virtuell stattfinden (müssen) und somit automatisch zum digitalen Marktplatz werden.

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Daneben gibt es die zuvor erwähnten verschiedenen Plattform-Typen. Daher kurz zur Definition:

  • Kommunikationsplattformen dienen dem Austausch von Informationen und Nachrichten, zum Beispiel als Chat- oder Messengerdienst. Bekannte Tools sind etwa Slack oder Jive.
  • Kollaborationsplattformen dienen Teams zur Bearbeitung von komplexen Aufgaben oder umfangreichen Projekten. Und zwar zeit- und ortsunabhängig sowie unternehmensübergreifend. Normalerweise umfasst eine solche Software Tools zur Kommunikation wie Chats und Funktionen zur Koordination und Kooperation innerhalb des Projekts. Diese Funktionen reichen vom Kalender und Prozesssteuerung über das Projektmanagement bis hin zur Ressourcenplanung und dem Datenmanagement. Neudeutsch spricht man vom Digital Workplace. Hier sind zum Beispiel Miro und Mural Tools mit umfangreichen Funktionen. Und dann gibt es noch die Event-Plattformen zur Organisation von Veranstaltungen wie Cvent, Ungerboeck, Eventmobi & Co.

Plattformen für virtuelle Events

Wer komplexere Veranstaltungen online (oder hybrid) organisieren möchte, für den kann die Zusammenstellung verschiedener Tools und die Zusammenarbeit mit mehreren Dienstleistern schnell im digitalen Debakel enden. Hierfür könnten Komplettlösungen für virtuelle Veranstaltungen und deren Organisation eine Alternative sein.

Diese Event-Plattformen müssen allerhand Funktionen bieten. Streaming, Timeline, moderierte Chat-Funktion, Eins-zu-Eins-Chats, Teilnehmerverzeichnis, Unterseiten, Teilnehmer-Map, Q&A-Bereich, Matchmaking, Workshops, Newsletter- und Anmelde-Formulare, Mail-Versand, Ticketing und natürlich jede Menge Schnittstellen für Funktionen, die ein Online-Event bieten möchte. Für Michael Regnath, Head of Sales bei der Event-Plattform Storytile, ist diese Fülle an Möglichkeiten aber essenziell: „Wichtig ist aus unserer Sicht eine maximale Flexibilität in der Hinsicht, dass es einerlei ist, in welcher Form das Event letztlich stattfinden wird. Dazu bieten wir unterschiedlichste Services an wie individuelles Design, Struktur und Features für die Plattform, Event-Konzeption bzw. -Digitalisierung, Live-Stream und Zuschaltungen vor Ort am Eventtag, Live-Blog, einen Foto- oder Videografen… und das alles aus einer Hand.“ Wichtig ist aus seiner Sicht, dass es Planer dann einfacher haben: „Denn in der Vergangenheit nutzte man als Eventveranstalter viele verschiedene Systeme wie z.B. WordPress für die Landingpage, Social Media Suite, Teilnehmermanagement-System, CRM-System für den Mail-Versand, Live-Blog-System für die Kommunikation und so weiter.

Doch wie sieht nun der neue Alltag für Veranstaltungen in der Plattformökonomie aus? Als das GCB seinen „Digital and Innovation Day“ am 26. November 2020 dem Thema „Hybride Events – das Beste aus zwei Welten“ widmete, waren die Teilnehmer und Referenten remote zugeschaltet. „Der Schlüssel für erfolgreiche Business Events der Zukunft liegt in der Verbindung – von Kundenbedürfnissen und Veranstaltungsangeboten, von persönlicher Begegnung und virtueller Vernetzung, von Bewährtem und Innovation“ sagte Matthias Schultze, Managing Director des GCB, beim Livestream der Veranstaltung aus dem Darmstadtium. „Die aktuelle Situation erfordert dabei von uns allen, noch agiler zu sein und gemeinsam an Lösungen zu arbeiten. Die Zeit von Alleingängen ist vorbei, gefragt sind Plattformen für den Austausch.“ Die digitale Plattform, auf dem der #DigiDay2020 stattfand, war das neue GCB Virtual Venue. Auch künftig finden dort Veranstaltungen, Seminare und Workshops des GCB als auch seiner Mitglieder ihr digitales Zuhause. Wie zum Beispiel ab 1. Juni 2021. Dann präsentiert das GCB nach der Absage der IMEX in Frankfurt mit Partnern ein umfangreiches hybrides Programm unter dem Motto „Germany – at the heart of future events“. Und zwar über mehrere Wochen. Die Bereiche „Education“ (Seminare und Webinare) und „Virtual Market Place“ (Produkte und Dienstleistungen an virtuellen Messeständen) laufen dabei über den neuen virtuellen Veranstaltungsort des GCB.

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Virtual Venues für Events gestaltet unter anderem die Proske GmbH. Neben virtuellen Räumen für Live- und Produktpräsentationen sowie 1:1-Interaktionen bietet die Plattform die Möglichkeit der Einbindung in existierende Technologien wie Event-Apps, Voting-Systeme, Virtual & Augmented Reality, Schnittstellen zu bestehenden Teilnehmer-Management-Systemen oder volle Kompatibilität mit Video-Konferenz-Lösungen wie GoToMeeting, Zoom & Co. „Das Bedürfnis nach virtuellen Meetings & Events, die über Videokonferenz-Lösungen hinausgehen, sehen wir unabhängig von Corona schon länger“, sagt Geschäftsführer René Proske. Die Agentur arbeitet derzeit zudem an neuen Optionen für das Lernen und Arbeiten in virtuellen Räumen der Anwendung. „Aus vielen Gesprächen mit namhaften Unternehmen und großen Organisationen kennen wir die Erwartungen an Virtualisierungen“, so René Proske. „Es geht dabei um die Installation intelligenter Touchpoints für die interne und externe Kommunikation.“ Auch für Sales und Marketing böten sich neue Vorgehensweisen an.

Patric Weiler, Director Strategy & Innovation des Unternehmens, beobachtet, dass sich klassische Informationsanforderungen und Beschaffungsvorgänge zunehmend in digitale Kanäle mit einer veränderten Customer Journey verlagern. „Ich würde sogar so weit gehen, virtuelle Events unumkehrbar als einen integralen Baustein im digitalen Ökosystem der Unternehmen zu bezeichnen“, sagt Weiler. „Dafür entwickeln wir derzeit intelligente Anwendungen für Bildung, Training und Marketing, die zu einem ‚new normal‘ in den Unternehmen beitragen können und unsere Kunden bei der Realisierung ihrer New Work-Strategien unterstützt“, schließt René Proske.

„Das A und O ist es, seine Zielgruppe und die Bedürfnisse zu kennen“

Michael Regnath, Event-Marketer und Head of Sales bei storytile, über die Digitalisierung von Events, die eigens konzipierte Event-Plattform, die Notwendigkeit einer frühzeitigen Planung und die Sehnsucht, auf der eigenen Hochzeit bis vier Uhr morgens auf den Tischen tanzen zu können.

Das German Convention Bureau nutzt aber nicht nur die Veranstaltungsplattform für „At the heart of future events“. Der Baustein "Innovation" findet im neu gelaunchten „Response Room“ statt, einer offenen Kollaborationsplattform. Dabei handelt es sich um ein interdisziplinäres Forum für Innovationen im Bereich von Business Events. Ziel ist der Aufbau einer weltweiten Community von Veranstaltungsplanern, Veranstaltern und Anbietern, um gemeinsam innovative Geschäftsmodelle zu entwickeln. Herzstück der Plattform sind die „Innovation Challenges“, bei denen die Nutzer gemeinsam an Herausforderungen und Problemstellungen arbeiten und Lösungen kreieren. Darüber hinaus bietet die Plattform einen Blog- sowie einen Event-Bereich. Offiziell gelauncht wurde der www.responseroom.io im Januar im Rahmen der PCMA Convening Leaders 2021. Partner des GCB in diesem Netzwerk sind die Professional Convention Management Association (PCMA) und die IMEX Group.

Das vergangene Jahr hat viele Unternehmen der Veranstaltungsbranche gefordert, aber auch gefördert. Plattformen spielten dabei eine entscheidende Rolle. „2020 war für die NürnbergMesse nicht nur das Corona-Jahr, sondern gleichzeitig auch der Turbo für die Digitalisierung“, sagt Peter Ottmann, CEO NürnbergMesse Group. Innerhalb weniger Monate musste die Messegesellschaft ihr Kerngeschäft komplett umkrempeln und digitale Plattformen für wichtige internationale Leitmessen wie die it-sa (Cyber-Security-Messe), Chillventa (Wärme- und Kältetechnologie) oder Braubeviale (Getränketechnologie) entwickeln. „Die neuen, digitalen Formate sind für unsere Kunden wichtige Brücken und sinnvolle Ergänzungen unserer Präsenzveranstaltungen“, so Ottmann. So trafen sich im Oktober zum Termin der Cyber-Security-Messe it sa über 3.600 Teilnehmer aus der IT-Sicherheitsbranche im digitalen Raum der „it sa 365“. Diese Plattform bietet ganzjährig Informationen zu den Produkten und Lösungen der beteiligten Anbieter, virtuelle Fachvorträge, Workshops und Diskussionsrunden, Branchen-News und zusätzlich Fachveröffentlichungen der Anbieter. Als zentrales Element für registrierte Nutzer bietet it-sa 365 eine Netzwerkfunktion, mit der Experten untereinander gezielt in den Dialog treten. Es gilt noch eine ganze Weile zu überbrücken: Die nächste physische Messe findet von 12. bis 14. Oktober 2021 in Nürnberg statt.

Die Fülle an Plattformen ist erstaunlich. Colja Dams hat mit seiner der Agentur Vok Dams unlängst eine offene Plattform für hybride Events gelauncht. Foto: Screenshot

Bei der Hardware Digital, die normalerweise in Luzern ihr zuhause hat, haben die Veranstalter einen Weg gewählt, der sich von dem der herkömmlichen, virtuellen Messe zu unterscheiden versucht – die Tatsache, dass das Wort herkömmlich in Verbindung mit virtuellen Messen steht, spricht übrigens Bände über das Jahr 2020. Die Schweizer haben ab dem 10. Januar 2020 nicht das Rahmenprogramm mit Webinaren und Networking-Funktionalitäten ins Zentrum ihrer Messe gestellt, sondern die Aussteller selbst – wie bei einer „echten“ Messe. Conteo, ein Schweizer Technologie-Anbieter für Messeveranstalter, hat die Plattform dazu entwickelt. Die Hardware digital lief nicht über einen gesamten Tag, sondern über zwei Wochen: Die Besucher, Fachleute aus der Eisenwaren- und Werkzeugbranche konnten dabei die Informationen über die Neuheiten und Angebote der Aussteller entdecken wie Menschen sich im Internet informieren. Nicht sechs Stunden am Stück vor dem Computer, sondern in Häppchen: mal zehn Minuten stöbern, mal ein Webinar am Arbeitsplatz, mal ein Video am Abend auf dem Smartphone. Die Veranstalter ziehen ein positives Fazit. Zwei Drittel der Aussteller der normalen Messe konnten für die digitale Durchführung gewonnen werden. Diese präsentieren im Schnitt rund sechs Beiträge auf der Plattform. Der typische Besucher hat die Hardware digital an den ersten fünf Tagen über fünf Mal besucht und 37 Minuten auf der Plattform verbracht (Webinare nicht eingerechnet). Dabei haben sich Besucher in Schnitt rund 40 Beiträge von Ausstellern angesehen und mit knapp zehn Ausstellern interagiert.

Diese 15 Fragen sollten Sie Ihrem Tech-Dienstleister stellen

Während der Covid-19-Pandemie sind virtuelle Events für die Veranstaltungsbranche zum absoluten Muss geworden. Für Veranstaltungsplaner gilt es bei der Organisation und Planung dieser Events besonders kreativ zu werden, um Lösungen zu finden, die eine zufriedenstellende Alternative für Live-Events und die Begegnung von Menschen darstellen. Das ist eine immense Herausforderung. Welche Fragen sich Planer zu Beginn der (virtuellen) Veranstaltungsplanung stellen sollten, hat der Eventtechnologie- und Plattform-Anbieter Eventmobi in einem E-Book zusammengefasst.

Die Herausforderung für Veranstaltungsplaner liegt nun darin, im Dschungel von Anbietern für Eventplattformen, Digital Workspaces und Kommunikations-Tools die richtigen auszuwählen, um sich in der Event-Plattform-Welt zurechtzufinden und gleichzeitig spannende Online-Events organisieren und durchführen zu können. Wie das funktionieren kann, erklärt Colja Dams, CEO der Agentur Vok Dams, in seinem Vortrag „The New Power of Hybrid Events“ zum Auftakt der Event-Reihe „RoadToBOE“ am 20. Januar 2021 im Popup-Studio der Messe Dortmund – ein Teaser auf die diesjährige BOE Red 2021 am 9. und 10. Juni in Dortmund.

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Er plädiert für eine „offene Plattform“, das heißt eine flexible, einfach digitale Lösung, die es ermöglicht, bewährte Dienste entsprechend ihres Konzeptes – wie zum Beispiel Zoom, Webex, Meetyoo, usw – für das jeweilige (hybride) Event zu bündeln. Dafür hat die Agentur eine eigene Plattform entwickelt. Gefolgt von der Konzeption sind viele bestehende und bewährte Online-Dienste in die „VOK DAMS Open Platform for Hybrid Events“ integrierbar. Über einen Single-Sign-On zugänglich, verschmelzen die Anwendungen auf einer individuell gebrandeten Oberfläche. „Wenn ich das berücksichtige und meine Plattform offen halte für alle möglichen Tools du somit auch maximal flexible Inhalte, entsteht ein echtes digitales Eventerlebnis auf Augenhöhe mit meinem Live Event“, so Dams. Dazu sei Agilität essenziell. „Die hat aber nicht in erster Linie mit Technologie zu tun, agil sein fängt im Kopf an und ist ein Mindset.“ Doch bei allem Technologieverständnis, bei aller Flexibilität für hybride und digitale Formate und bei allen Plattform-Gedanken „schlummert in allen von uns doch das Campfire-Gen, und alle zieht es dazu, uns live zu treffen. Zum Beispiel auf der BOE“, schließt Dams seinen Vortrag. Und wer weiß, vielleicht werden dann ja schon wieder Trends identifiziert, Prognosen aufgestellt und Zukunftsszenarien entworfen?

Christian Funk

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