Projektmanagement-Tools für Events
So sparen Sie wirklich Zeit
Foto: OMR22, Julian Huke Photography
Foto: OMR22, Julian Huke Photography
In diesem Beitrag erfahren Sie von Gastautorin Katrin Taepke, wie Sie mit digitalen Projektmanagement-Lösungen Ihre Eventplanung deutlich effizienter gestalten. Welches Kollaborationstool Sie dabei nutzen, ist fast egal, Hauptsache Sie kommen endlich weg von Excel, Datenablage auf dem Server und unzähligen E-Mails. Damit es konkret wird, statt einfach Buzzwords der Anbieter hintereinander zu reihen, schauen wir uns ein Planungsbeispiel der OMR an.
Es gibt unendlich viele Tools fürs Eventmanagement: Teilnehmer-Management-Systeme, Event-Apps, Abstract-Management-Tools, Votingtools, Event-Plattformen und viele mehr. Doch die allerwenigsten haben das, was Eventplanung wirklich ausmacht, in ihrem Portfolio. Genau deshalb nutzen viele Planer nach wie vor für den Kern der Planung Excel – mit allen Vor- und Nachteilen, die damit verbunden sind. Wollen Sie wirklich Zeit sparen, müssen Sie weg von diesem linearen Abarbeiten und dem manuellen Anstoßen von Folgeprozessen sowie den unzähligen Update-E-Mails an alle Beteiligten. Welches Kollaborationstool Sie letztendlich nutzen, ist fast unerheblich, Hauptsache, Sie wagen den Schritt in Richtung Projektmanagement-Tool.
Damit Arbeit wieder Spaß macht – die Balance zwischen Kreativem und Operativem halten
Hand aufs Herz: Wie viel Ihrer täglichen Arbeitszeit verwenden Sie fürs Kreative, fürs Strategische oder für echte Gespräche mit Teilnehmer:innen, Referent:innen oder Sponsor:innen? Und wie viel Ihrer Arbeitszeit verbringen Sie mit „work about work“? Also mit all den kleinteiligen Aufgaben wie dem Pflegen von Excel-Listen oder der Kommunikation rundum Änderungen? Laut einer Studie von Asana 2021 verbringen wir durchschnittlich 60 Prozent unserer Arbeitszeit genau mit diesem „Kleinkram“, der sehr aufwändig und wenig kreativ ist. Verschwendete Zeit, verschwendetes Potenzial und wenig Freude bei der Arbeit sind die Folgen davon. Doch es geht auch anders. Mit digitalen Tools, die Sie smart aufbauen und einsetzen.
Asana Studie: Nur 40 Prozent unserer Zeit verbringen wir mit strategischer oder kreativer Arbeit. Grafik: Asana
Das können Sie mit Projektmanagement-Tools umsetzen
Wie der Name es vermuten lässt, eignen sich Projektmanagement-Tools vor allem fürs Managen von Projekten. Das kann im Event-Management beispielsweise sein:
- die allgemeine Eventplanung vom Kick-Off bis zur Evaluierung,
- die Programmplanung inklusive aller Referent·innen, Dokumente, Vorträge, Technik, Probeläufe und Co.,
- die Belegung der Tagungsräume und Hallen inklusive deren Ausstattung,
- der komplette Prozess des Call for Papers,
- die Vergabe von Stand- oder Werbeflächen; kurzum das komplette Aussteller- und Sponsoren-Management
- die Einsatzplanung des Eventpersonals,
- und vieles mehr.
Projektmanagement-Tools – so starten Sie
Aller Anfang ist schwer. Machen Sie es sich daher so leicht wie möglich. Suchen Sie sich ein Tool heraus und fangen Sie einfach einmal an. Nehmen Sie ruhig Ihre vorhandene Excel-Tabelle und übertragen Sie diese in das Tool. Legen Sie nun Fristen und Verantwortliche für die jeweiligen Aufgaben fest. Schon kann es losgehen.
Automatisierungen und andere Optimierungen, wie die Vergabe von Tags und Kategorien, können Sie später noch einrichten. Machen Sie sich erst einmal mit dem Tool vertraut.
Diese Fragen helfen Ihnen beim Start
- Welcher Prozess soll vereinfacht werden? Wählen Sie einen einzigen aus.
- Wer sind die Beteiligten des Prozesses? Starten Sie mit einem kleinen Team. Aber achten Sie darauf, dass Sie nicht allein vor sich hin planen. So schöpfen Sie kaum Potenzial aus dem Tool.
Diese Fragen helfen Ihnen in der zweiten Planungsrunde:
- Ist Multi-Homing sinnvoll? Also die Ablage einer Aufgabe an zwei oder mehreren Stellen.
- Welche Automationen könnten Ihnen helfen? Gibt es Prozesse, die immer wiederkehren, die einfach ein Tool übernehmen kann. Z.B. die Information an Kolleg:in A, dass gerade ein/eine Referent:in zugesagt hat.
Ein Beispiel-Event im Projektmanagement-Tool Asana
Diese Projektmanagement-Tools können Sie nutzen
Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools mit sehr ähnlichen Funktionen und Prinzipien. Schauen Sie sich einfach einmal einige dieser Tools an, lassen Sie sich eine Demo zeigen und testen Sie für einen Probezeitraum das Tool Ihrer Wahl. Es wird immer Funktionen geben, die Sie hier oder da vermissen. Das perfekte Tool gibt es nicht. Doch mit den hier genannten kommen Sie schon sehr weit. Weitere Tools findet Google für Sie.
- Airtable
- Asana
- Awork
- Basecamp
- Factro
- Meistertask
- Monday
- Planio
- Trello
- Wrike
- Zoho Projects
Best Practise – wie die OMR die Buchung ihrer Werbeflächen mit Asana auf ein ganz neues Niveau gehoben hat
Das ist Ihnen noch zu theoretisch? Dann schauen Sie sich an, wie die OMR die Liste ihrer Werbeplatz-Buchungen von Aussteller:innen und Sponsor:innen aus der Excel-Welt in ein digitales Kollaborationstool übertragen hat. Dies hat auf der diesjährigen OMR Sonja Gusenbauer, Asana Solutions Consultant in EMEA, ausführlich vorgestellt. Die wichtigsten Insights und Learnings, die Sie auch auf Ihre Events übertragen können, haben wir in diesem Abschnitt zusammengefasst.
Das Resultat der Umstellung auf Asana: Enorme Zeitersparnisse und Teammitglieder, die stets auf dem Laufenden sind. Auch wenn jemand krank ist.
Die Ausgangslage – “it’s complicated”
Die OMR-Werbeflächen-Liste enthält die Übersicht aller gebuchten Werbeflächen rund um die Veranstaltung und um alle weiteren Angebote der OMR. Das bedeutet, in der ursprünglichen Excel-Tabelle koordinierten 4 Teams die Flächen an 365 Tagen auf 8 unterschiedlichen Werbekanälen. Dabei ist zu beachten, dass alle Kanäle anders bespielt werden müssen und keiner überfrachtet oder doppelt gebucht werden darf. Aber auch Lücken in der Belegung der Werbeflächen sollte es möglichst nicht geben. Zumindest nicht, weil Sales oder Marketing den Überblick verloren hätten.
Diese vier Teams galt und gilt es zu koordinieren:
- Sales: unterbreitet die Angebote
- Marketing: koordiniert die Kanäle und Buchungen
- Kundenbetreuung: der direkte Draht für die Buchenden
- Produktion: hier wird die Werbebotschaft in 8 Kanälen produziert
Teams koordinieren Werbeflächen in 8 Kanälen an 365 Tagen. Grafik: Asana
Schon die Kombination der Teams, der Kanäle und der Werbezeiten ist eine echte Herausforderung. Darüber hinaus erfolgt viel Kommunikation mit dem Kunden und intern. Bis dato lief das alles in einer einzigen Excel-Tabelle ab und in unzähligen E-Mails. Vermutlich können Sie sich vorstellen, wie das in der Realität aussah, wenn Änderungen oder Verschiebungen hinzukamen oder plötzlich Mitarbeitende ausfielen. Allein die Darstellung von Änderungen, das Verschieben von Aufgaben oder die Anpassung von GANTT-Charts in Excel wurde stets zu einer echten Herausforderung – für alle Seiten. Sie können sich vorstellen, wie die Excel-Tabelle letztendlich aussah, oder?
Die „OMR-Buchungsliste“ beinhaltete Werbeflächen auf 8 Kanälen. Foto: OMR
Die Lösung – ein Kollaborationstool mit “Multihoming” und automatisierten Workflows
Ein digitales Kollaborationstool, dass sich auf Projektmanagement spezialisiert hat, ist genau das, was die „OMR-Buchungsliste“ von einer enorm großen Excel-Tabelle mit unzähligen E-Mails und separat gespeicherten Dateien in eine zeit- und nervenschonende „Single Source of Truth“ verwandelte.
Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Projekte in so ein Tool übertragen könnten. Eine Variante: Die Aufgaben, hier die Boards, in Kalenderwochen aufsplitten und Woche für Woche abarbeiten. Was genau ist hier der Vorteil? Es gibt mehrere:
1) Sales kann filtern, welche Werbeflächen noch frei sind
In jeder Spalte des Boards kann Sales schnell und bequem mithilfe von zuvor angelegten und zugeordneten „Tags“ filtern, welche Werbeflächen noch frei sind. Sehr hilfreich in Calls und Telefonaten mit potenziellen Buchenden. Kann das Excel nicht auch? Ja, aber niemals so übersichtlich, schnell und flexibel.
Die „Buchungsliste“ ist nun in Asana abgebildet. Die Werbeflächen haben verschiedene Tags, z.B. „gebucht“, „signed“, „Website“ oder „LinkedIn“.
Mit einem Klick wird aus der Masteransicht der Werbeflächen die Ansicht der frei verfügbaren Flächen. Da erleichtert den Verkauf enorm.
2) Mehrere und frei definierbare Tags bilden die Realität besser ab
Der große Vorteil solcher Kollaborationstools liegt darin, dass Sie mehrere Tags vergeben können und nicht mehr gezwungen sind, sich für eine Kategorie zu entscheiden. Typische Fragen wie „Lege ich das jetzt unter ‚LinkedIn‘ ab oder unter ‚gebucht‘? Trage ich es in die Tabelle im Reiter A oder B ein oder unter beiden?“ gehören der Vergangenheit an. Sie vergeben so viele Tags, wie stimmig sind und jeder im Team pickt sich die Tags heraus, die für ihn oder sie relevant sind.
3) Buchungs- oder Gesprächsnotizen sind im Nu an der richtigen Stelle
Interessiert sich nun ein/eine Kund:in für eine bestimmte Werbefläche, klickt Sales zum Beispiel auf die in Asana angelegte Aufgabe „LinkedIn Post – Platzhalter“. Hier fügt der Kollege oder die Kollegin die Gesprächsnotizen ein und stellt die Aufgabe „LinkedIn Post“ auf „gebucht“.
Der Clou: Wählen Sie in dieser Aufgabe z.B. den Kanal „LinkedIn“ aus und stellen die Aufgabe auf gebucht, läuft ein Set an vordefinierten Schritten ab. Diese automatisierten Schritte informieren Ihre Kolleg:innen über die Buchung und über alle anstehenden Folgeaktivitäten. Jede:r weiß, was wann zu tun ist, denn auch die Fälligkeitstermine können Sie vorab definieren.
Für Sie heißt das: Keine manuellen E-Mails mehr an die Kolleg:innen aus den anderen Bereichen. Solche Standard-Aufgaben übernimmt jetzt Asana.
Dank vorab definierter Prozesse, startet die in Asana eingerichtete Regel automatisch und informiert alle Beteiligten.
4) Regeln und Automatisierungen – ganz ohne Coding-Know-how
Alles ist in einem Tool wie Asana mit wenigen Klicks und ohne Coding-Kenntnisse erstellt. Sie als Projektverantwortliche:r weisen jeder Aufgabe die Verantwortlichen und die Fristen zu. In solche Aufgabenflows können Sie außerdem alle Detailinformationen reinpacken, z.B. die Pixelangaben für ein Posting. Oder wenn Sie Referent:innen für Ihr Event anfragen, können hier gleich die Zeichenzahl und die Bildgrößen einbinden. Ist jemand im Urlaub, weisen Sie die Aufgabe einfach jemand anderem zu. Sie können auch mit einem Klick mehrere Aufgaben markieren und diese neu zuordnen, verschieben, neu terminieren oder neu vertaggen.
So legen Sie Regeln in Asana an.
An dieser Stelle könnten Sie auch den oder die Kund:in involvieren und Aufgaben anlegen, mit denen sie informiert oder zu einer Handlung aufgefordert werden. Ihre Kund:innen benötigen dafür keine Asana-Lizenz, sondern können als Gast zum Asana-Board hinzukommen und ihre Aufgaben dort erledigen. So gehen Antworten, Logos und Texte von Kund:innen nicht mehr verloren – auch dann nicht, wenn irgendjemand aus dem Team einmal nicht verfügbar sein sollte.
5) Die neue Buchungsliste – was bringt’s?
Jeder Aufgabe können Sie Unteraufgaben zuordnen, diese auf verschiedene Status setzen, dort Texte einfügen und Dateien hochladen sowie die Aufgaben kommentieren. D.h. statt unzähliger E-Mails mit unzähligen Personen im Verteiler, packen Sie alle Informationen an einen zentralen Ort. Zu diesem Board haben alle einen Zugang, die Sie vorab definiert haben. Wer später hinzukommt, ist dennoch vollständig im Bilde. Keine verpassten E-Mails mehr, kein Suchen mehr nach den geschickten oder abgelegten Dateien. Auch nicht, wenn jemand krank ist.
Wo ist der Vorteil zur alten Excel-Liste? In einer Excel-Tabelle können Sie keine Anhänge hinzufügen oder Aufgaben übersichtlich kommentieren. In einem Tool wie Asana hingegen sind alle Daten und Informationen an einem Ort und sie lassen sich bedarfsgerecht filtern.
So können Sie übrigens auch hervorragend Silos im Unternehmen abbauen. Alle Teammitglieder sind als Beteiligte dem richtigen Projekt oder der richtigen Unteraufgabe zugeordnet. Basierend auf dieser erhalten sie die Benachrichtigungen zu neuen Unteraufgaben oder Kommentaren. Wer nicht im Projekt ist, wird auch nicht mit irrelevanten oder später vielleicht einmal relevanten „E-Mails zugeschüttet“.
Die Masteransicht aller Buchungen
6) Multihoming – eine Aufgabe kann in Asana in mehreren Projekten gleichzeitig leben
Multi was? Multihoming. Eine Aufgabe liegt in mehreren Projekten und kann dort auch Aufgaben gleichzeitig bearbeitet werden – ganz im Gegensatz zur Ablage auf herkömmlichen Serverstrukturen. Aktualisiert jemand eine Information in der Aufgabe A in einem Projekt wird diese automatisch und in Echtzeit auch in den anderen Projekten aktualisiert. So kann sich jedes Team auf seine Kernaufgaben konzentrieren und hat dennoch alle Informationen jederzeit aktuell parat. Wenn Sie einmal an Ihr Event denken: Programmänderungen, Speaker-Austausch, Foto-Einreichungen und vieles mehr – alles ist für alle aktuell.
Multihoming: Aufgaben leben in mehreren Projekten.
Verkauft also ein/eine Sales-Kolleg:in aus dem OMR-Team ein Newsletter-Banner – oder verkauft aus Ihrem Sales-Team jemand einen Stand auf Ihrem Event – sind die Informationen automatisch im Newsletter-Team verfügbar. Zusätzlich erhält das Newsletter-Team eine Benachrichtigung über das neu einzufügende Banner. Nicht erbrachte Werbeleistungen, weil das ausführende Team nicht oder nicht rechtzeitig davon erfuhr, gehören damit der Vergangenheit an.
Hakt nun das Newsletter-Team eine Aufgabe als erledigt ab, weil ein Banner in einem Newsletter ausgespielt wurde, ist diese Aufgabe auch im Projekt „Buchungsliste“ abgehakt und der Sales weiß Bescheid. Wer will, fügt hier eine weitere Regel hinzu und informiert automatisch die Buchhaltung, damit diese die richtige Rechnung zeitnah stellen kann. Interne Mahnungen aus der Buchhaltung nach dem Motto „Schickt uns unbedingt alles, was diesen Monat noch fakturiert werden muss“ sind somit auch passé.
Das Ergebnis: Synchronisiert arbeitet es sich leichter und schneller
Die „OMR-Buchungsliste“ zeigt es eindrücklich und es funktioniert auch bei vielen anderen Projekten, an denen mehrere Personen arbeiten:
- Alle arbeiten gemeinsam in mehreren, synchronisierten Projekten.
- Automationen erleichtern die Prozesse.
- Alle wissen, was sie bis wann erledigen müssen.
Alle wissen außerdem Bescheid, wenn sich etwas verschiebt und diese Verschiebungen lassen sich in Asana leicht umsetzen und über die Benachrichtigen-Funktion leicht kommunizieren. Dieses Set-Up eignet sich hervorragend für Projekte, die viele weitere Unterprojekte und Aufgaben beinhalten und dennoch einen Masterplan als Übersicht benötigen.
Individualisierte Ansichten für unterschiedliche Arbeitstypen
Jede:r aus Ihrem Team gestaltet sich sein oder ihr eigenes Aufgaben-Board so, wie er oder sie möchte. Als Tabelle, in der Kachelansicht oder als Zeitleiste und muss nicht in den übergeordneten Aufgaben und Boards suchen, was noch offen ist und wofür er oder sie zuständig ist. Wenn will, kann in ein Projekt springen und sich so schnell den Überblick über ein Projekt verschaffen.
Fazit
Projektmanagement und damit Eventmanagement kann viel einfacher sein, wenn wir es richtig organisieren. Dafür eignen sich digitale Projektmanagement-Tools hervorragend, denn sie können automatisierte Regeln übernehmen, Prozesse strukturieren und Informationen genau dort ablegen, wo alle sie einsehen können. Lösen Sie sich von den klassischen Ablage- und Kommunikationsstrukturen und probieren Sie kollaborative Tools und Arbeitsweisen. Es lohnt sich.