Michaela-Susan Pollok

"From the desk" von Michaela-Susan Pollok, Leiterin Eventmanagement und Social Media beim bvik – Bundesverband Industrie Kommunikation e.V.

Nachhaltigkeit und Events, das ist ein Thema, welches uns schon lange beschäftigt bzw. beschäftigen sollte. Der Weg zur Klimaneutralität wird sicherlich kein einfacher sein. Aber gerade die Energieunabhängigkeit ist – wie Bundeskanzler Olaf Scholz bei der Eröffnung der Hannover Messe 2022 sagte – „ein Gebot unserer nationalen Sicherheit“. Als Event-Managerin eines Verbandes, der Marketing- und Kommunikationsexperten unter einem Dach beheimatet, ist mir klar, dass wir beim Thema Sustainability zumindest zum Nachdenken aufrufen müssen. So habe ich mir für den Tag der Industriekommunikation 2022 (TIK) einen Kompetenz-Sparringspartner, Global Climate, ins Boot geholt. Denn eines ist klar: Nachhaltigkeit geht nur gemeinsam!

Das neue Lieferkettengesetz verpflichtet große Unternehmen direkt und kleinere Unternehmen mittelbar zur transparenten Offenlegung auch im „grünen“ Bereich. Wesentlich dabei ist, dass dargestellt werden muss, was getan wurde, aber auch, was versäumt worden ist. Dabei wird die Klimaneutralität von Events eine große Rolle spielen, zum einen für die Bilanz, aber auch zum anderen für die externe und interne Wirkung bei Stakeholdern, Partnern und Mitarbeitern. Da aller Anfang schwer ist, habe ich in Schritt eins mit unserem Partner Global Climate damit begonnen, das Budget aufzuschlüsseln und den Wert der Veranstaltung 2021 zu berechnen und den Wert für 2022 zu prognostizieren.

Michaela-Susan Pollok (links) und ihre Partner von Global Climate. Gründer Altan Günsoy und Geschäftsführerin Sabine Günsoy befragten die Teilnehmer zu ihrer Anreise. Foto: tw tagungswirtschaft

Am 23. Juni 2022 haben wir alle Anwesenden vor Ort zu ihrem Travel-Management befragt, um den CO2-Fußabdruck (Treibhausgas-Bilanz) vollständig berechnen zu lassen. Aber natürlich fängt ein nachhaltiger Event schon weit vor dem Veranstaltungstag an. Die Auswahl der Location und der beteiligten Gewerke, die Konzeption und die Regieplanung müssen immer unter dem Aspekt getätigt werden, die CO2-Hotspots zu reduzieren. Beim TIK haben wir gelernt, dass vor allem die Teilnehmer das „Problem“ darstellen. Ohne sie hätte der TIK einen mehr als annehmbaren Fußabdruck gehabt. Durch die vielen Anreisen und Hotelaufenthalte wurde dieser aber leider immens nach oben geschraubt.

Viele der Bereiche, in denen CO2 eingespart oder reduziert werden kann, sind für mich offensichtlich, andere erfordern ein zweites oder drittes Hinsehen. Mir ist wichtig, dass das Umsetzen der Umweltkriterien nicht zu mehr Aufwand führt, sondern „nur“ zu einem Umdenken, und das im gesamten Team. Ich habe mich dabei an diesem Dreiklang orientiert: Vermeiden – vermindern – kompensieren. Was du nicht vermeiden kannst, musst du zumindest vermindern. Wenn das nicht geht, dann kostet es am Ende des Tages. Wir werden den TIK mithilfe von Plant for the Planet klimaneutral stellen.

„Ich orientiere mich am Dreiklang vermeiden – vermindern – kompensieren. Was du nicht vermeiden kannst, musst du zumindest vermindern – und wenn das nicht geht, kostet es am Ende des Tages.“

Michaela-Susan Pollok, Leiterin Eventmanagement und Social Media beim bvik – Bundesverband für Industriekommunikation

Glücklicherweise haben wir mit dem Veranstaltungsforum Fürstenfeld eine sehr nachhaltig aufgestellte Location mit einer guten Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr sowie mehreren Hotels in Laufweite. Zudem haben wir ein Veranstaltungsticket mit der Deutschen Bahn aufgesetzt und unsere Teilnehmer ermuntert, Fahrgemeinschaften zu bilden. Für die Interessenten, die nicht live vor Ort sein können, geht der Tag der Industriekommunikation ab dem 6. Juli 2022 in eine digitale Verlängerung, die neben den Live-Vorträgen auch noch exklusive, digitale Content-Module beinhaltet. Hier setzen wir nachhaltig auf unser Community-Management, denn auch diese Form der Nachhaltigkeit, nämlich durchgängige Kommunikation, darf nicht vergessen werden. Schließlich heißt es so schön: Tue Gutes und sprich darüber!

Neun Handlungsfelder für nachhaltige Events

Insgesamt gibt es für jeden Veranstaltungsprofi vor, während und nach dem Event neun Handlungsfelder, die zum Teil miteinander vernetzt sind.

Die meisten Handlungsfelder und Maßnahmen sind keine Raketenwissenschaft, man muss sie sich nur bewusst machen. Es müssen keine Produkte beim Catering verarbeitet werden, die gerade nicht Saison haben, z.B. Erdbeeren oder Kirschen im Dezember. Es muss nicht nur Fleisch im Angebot sein. Braucht es wirklich eine Goodie-Bag? Was muss alles gedruckt werden – oder kann man den Teilnehmer vorab digital informieren? Dafür nutzen wir als Begleiter für die Hand- und Hosentasche die TIK-App. Wenn Sie einmal angefangen haben, kommt eine grüne Welle in Gang, so war es zumindest bei mir.

Ich lege Ihnen den „Leitfaden für die nachhaltige Organisation von Veranstaltungen“ mit den Handlungsfeldern der Veranstaltungsorganisation und Checklisten für die Praxis des Bundesumweltministeriums und Bundesumweltamts ans Herz. Ich kann nur sagen, dass mir der Blick auf das Thema Veranstaltungen aus dieser mehr oder weniger externen Perspektive, dieses Durchleuchten und Hinterfragen einzelner Bereiche und Entscheidungen sehr gutgetan hat, da es mich aus einer Art Wohlfühltrott geholt hat und zu innovativen und integrativen Ideen geführt hat, einer Art nachhaltigen Detox-Kur.

Um weg von dem erhobenen Zeigefinger zu kommen, leben wir die Nachhaltigkeitsstrategie auch in der Geschäftsstelle. Wir möchten mit Best-Practice-Beispielen – aber auch mit Learnings, was nicht funktioniert hat –, Hilfestellungen und Informationsveranstaltungen Mehrwerte für die gesamte bvik-Community zum Thema Nachhaltigkeit schaffen. Das Einzige, was wichtig ist, ist: Lassen Sie uns gemeinsam anfangen – und zwar jetzt!

Michaela-Susan Pollok

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