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Tipps und Tools für den Call for Papers
Foto: OMR22, Ricci Speckels
Foto: OMR22, Ricci Speckels
In diesem Artikel beschreibt Gastautorin Katrin Taepke, wie Sie mit Hilfe Ihrer Community und eines “Call for Papers” die Themen für Ihre nächste Veranstaltung erfolgreich einsammeln, bewerten und auswählen. Sie stellt digitale Tools vor für kleine, schnelle Aufrufe als auch auf das Abstract Management spezialisierte Tools. Hier ist für jedes Budget und für jeden Komplexitätsgrad etwas dabei.
Wer erfolgreiche Event planen, vermarkten und durchführen will, muss wissen, was seine Zielgruppe wirklich interessiert. Die Kombination aus einem Thema, das der Community „wirklich unter den Nägeln brennt“ und den richtigen Speaker:innen, ist einer der Schlüssel für zahlreiche und schließlich zufriedene Teilnehmer:innen. Doch wer hat als Planer:in schon die Zeit, alle Themen und Referent:innen selbst zu recherchieren? Außerdem sind viele zwar Expert:innen im Event-Management, meist jedoch fachlich nicht so tief in den Vortragsthemen wie die eigene Community. Was dann? Dann befragen Sie doch Ihre Community. Laden Sie sie ein, Beiträge oder Vorschläge zu Ihrem Event einzureichen und starten Sie einen Call for Papers.
Warum ein Call for Papers so wertvoll ist
Neben den eben schon erwähnten Argumenten der Zeitersparnis und dem meist weniger ausgeprägten Fachwissen rund um die eigene Eventthemen, gibt es weitere gute Gründe, einen Call for Papers zu starten:
- Sie erfahren von Ihrer Zielgruppe, was diese wirklich interessiert.
- Werden Themen mehrfach eingereicht und andere gar nicht? Auch das sind klare Zeichen zur inhaltlichen Ausrichtung Ihres Events.
- Sie zeigen der Community, dass Ihnen ihre Meinung wichtig ist.
- Sie schauen über den Tellerrand und erhalten so auch Vorschläge, auf die Sie möglicherweise nie gekommen wären.
- Sie kreieren zahlreiche Kommunikationsanlässe und Touchpoints mit Ihrer Zielgruppe. So kommen Sie aus dem eintönigen Versand von E-Mailings, die nur auf den Ticketverkauf abzielen, heraus.
Tipps für einen erfolgreichen Call for Papers
Damit Ihr Aufruf zu Beitragseinreichungen oder Ideenvorschlägen – schließlich muss man nicht immer gleich einen Vortrag halten wollen – ein Erfolg wird, sollten Sie so früh und so transparent wie möglich kommunizieren.
Starten Sie so früh wie möglich
Starten Sie Ihren Call for Papers (CfP) am besten direkt nach der Evaluierung des vorangegangenen Events. Zu diesem Zeitpunkt ist Ihr Event der Zielgruppe noch bestens in Erinnerung und die emotionale Bindung ist ziemlich hoch. Nutzen Sie diesen Moment und bringen Sie sich gleich wieder in Erinnerung. Außerdem geben Sie mit einem frühzeitigen Call for Papers den Abstract- oder Ideeneinreicher:innen ausreichend Zeit, einen Beitrag zu formulieren. Darüber hinaus profitieren auch Sie als Veranstalter:in von einem Einreich- und Auswahlprozess, den Sie in Ruhe durchführen können. Denken Sie auch daran, dass Sie Ihr Programm und damit Ihre Vortragsauswahl erst dann veröffentlichen sollten, wenn jede/jeder potenzielle Sprecher:in eine Zu- oder Absage von Ihnen erhalten hat. Niemand erfährt gern über Dritte oder eine Event-Website, dass sein Vortrag angenommen oder abgelehnt wurde.
1) Kommunizieren Sie klar die Spielregeln
Zu den Spielregeln gehören die Termine für den gesamten Prozess rund um den Call for Papers sowie sämtliche Bedingungen und inhaltliche Wünsche, die Sie daran knüpfen. Ein gutes Beispiel ist die INUAS-Konferenz 2022.
So könnte eine Timeline aussehen:
01. Januar 2023: Call for Papers startet
01. März 2023: Frist für die Einreichung von Kurzfassungen
01. Mai 2023: Mitteilung an die Autor:innen über Annahme oder Ablehnung
01. Juli 2023: Einreichung von Präsentationsentwürfen
01.–03. September 2023: Event
Die echte Timeline hängt natürlich sehr von Ihren Daten ab. Passen Sie sie unbedingt an die Fristen für Frühbucherpreise und die Veröffentlichung des Programms an. Vielleicht wollen Sie auch einen Abstract-Band produzieren? Egal ob digital oder als Printvariante – planen Sie die benötigten Vorlaufzeiten hierfür ein und berücksichtigen Sie dies in der Timeline.
Zu den Bedingungen in einem Call for Paper gehören ebenso die Klärung von Honoraren, der Übernahme von Reise- oder Übernachtungskosten sowie Copyright-Fragen. Letztere sind vor allem dann relevant, wenn Sie einen Band aller Abstracts herausgeben wollen. Stellen Sie unbedingt sicher, dass Sie die eingereichten Beiträge veröffentlichen dürfen und dass diese frei von Rechten Dritter sind.
2) Setzen Sie eine Jury ein
Trauen Sie sich zu, alle Vorschläge fair beurteilen zu können? Falls nicht, setzen Sie lieber auf eine Jury. So erzielen Sie eine ausgewogene Auswahl aus den Einsendungen und können dies auch transparent gegenüber Ihrer Community kommunizieren. Denken Sie bei der Auswahl der Expert:innen ebenfalls an einen Mix unterschiedlicher Personen – mit Blick auf Geschlecht, Herkunft, Branche, Erfahrungen, Berufspraxis, Mindset und vieles mehr. Je vielfältiger, desto besser.
Tools für einen Call for Papers
Sie können einen Call for Papers auf unterschiedlichste Art und Weise durchführen. Je mehr Beiträge Sie erwarten, je komplexer der Auswahlprozess und wenn Sie die Beiträge veröffentlichen wollen, umso eher lohnt sich ein digitales Tool.
1) Für einen einfachen Start
Ihre Veranstaltung ist relativ klein? Sie erwarten recht wenige Vorschläge und diese können in einem einfachen Tool gesammelt und von wenigen Personen auf einfache Art und Weise beurteilt werden? Dann reicht eine Website mit einem Formular oder ein digitales Umfragetool, das längere Textantworten und möglicherweise auch Datei-Uploads zulässt.
Sehr einfach können Sie dies beispielsweise mit Asana, Google Forms oder TEDME umsetzen.
Asana
Die Kombination aus Workflows und Formularen, die Externe befüllen können, macht Asana für einen Call for Paper so spannend. Legen Sie dafür einfach ein neues Projekt mit unterschiedlichen Stufen an. Zum Beispiel: “neu eingereicht”, “wird geprüft”, “akzeptiert” und “abgelehnt”. In der Stufe “neu eingereicht” legen Sie eine neue leere Aufgabe an und verknüpfen diese mit einem Formular. Dieses können Sie individuell gestalten und sogar automatisch nach Themen, Branchen, Regionen o. ä. ihren Kolleg·innen zuordnen. Diese erhalten eine Benachrichtigung über den Neuzugang und schieben den Vorschlag durch diese Workflow-Stufen.
Google Forms und der Krisenkracher-Award
Für die Auslobung des Krisenkracher-Awards und die Sammlung der Bewerbungen nutzten KahnEvents und BizzTalk ein einfaches Google-Formular. Zu den Einreichungen erhielten die Jury-Mitglieder Einsicht und konnten ihre Bewertungen in eine Tabelle eintragen. Anschließend prüfte der Justitiar Elmar Funke die Einsendungen und errechnete die Summe der Punkte der Einzelbewertungen. Aus den so ermittelten Gesamtpunktzahlen für jeden Beitrag konnte die Event-Community über die Plätze eins bis fünf abstimmen. Eine echte Co-Creation aus Community und Jury. Mehr zum Award
TEDME
Auch mit dem Umfragen-, Voting- und Interaktionstool von TEDME können Sie die Themen für Ihre Veranstaltung einsammeln, redaktionell aufbereiten und anschließend darüber abstimmen lassen.
2) Call for Papers mit einer Event-Management-Software umsetzen
Einige Event-Management-Tools haben bereits ein integriertes Modul für einen Call for Papers. Mit solch einer Lösung können Sie den gesamten Prozess von der Sammlung der Beiträge bis zur Veröffentlichung der endgültigen Auswahl verwalten.
Die vier Schritte des Call for Papers:
- Einsammeln Mit einer Event-Management-Software, die auch ein Abstract Management beinhaltet erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular, um alle inhaltlichen Informationen und die der Autor:innen einzusammeln. Je ausgefeilter das Tool ist, umso leichter lassen sich auch sämtliche E-Mails rund um den Aufruf, die Bestätigungen oder Erinnerungen automatisieren.
- Begutachten Sobald Sie die Vorschläge eingesammelt haben, senden Sie diese an die zuständigen Gutachter:innen. So koordinieren Sie die Bewertung und Abstimmung über mehrere Beteiligte, Büros und Zeitzonen hinweg – ohne unendlich viele E-Mails zu versenden. In Echtzeit können Sie die Bewertungen, Abstimmungen und Kommentare in der Software sehen.
- Auswählen Treffen Sie auf der Grundlage der Bewertungen, Stimmen und Kommentare der Gutachter:innen Ihre Auswahl, indem Sie Einreichungen genehmigen oder ablehnen. Sobald Sie Ihre endgültige Auswahl getroffen haben, senden Sie automatische E-Mail-Benachrichtigungen an die Autor:innen. Die Kunst hierbei besteht darin, die Absagen dennoch freundlich persönlich klingen zu lassen. Sollten Sie relativ wenige Absagen schreiben müssen, versenden Sie lieber gleich individuell verfasste Nachrichten. Bei einer großen Anzahl von Abstracts und Absagen sind solche Automatisierungen jedoch ein Segen.
- Veröffentlichen Nun können Sie die Referent·innen und Inhalte veröffentlichen, das Event-Programm erstellen und die einzelnen Sessions für die Registrierung freigeben.
Ist das Abstract Management wie bei Cvent oder bei Converia in die Event-Management-Software integriert, profitieren Sie als Veranstalter:in von einem nahtlos und effizienten Prozess – ohne manuelles Copy & Paste oder Herunter- und Hochladen von csv-Dateien.
Beispiel für einen Call for Papers mit Cvent – PowerTest2023
DEMO – Call for Papers einmal selbst ausprobieren
3) Für große Veranstaltungen und einem “Best of der Abstracts” Sie organisieren große Veranstaltungen, erwarten viele Beitragsvorschläge, haben viele Gutachter:innen und wollen die angenommenen Abstracts in einem Abstractband veröffentlichen? Dann eignen sich besonders solche Lösungen, die sich genau darauf spezialisiert haben. Einer dieser Anbieter ist documediaS. Dieser hostet jährlich bis zu 75.000 Abstracts und bis zu 100 Kongresse und produziert Abstracts und Poster auf USB-Sticks, CD-ROM, als Online-Ressource, mobile App und in gedruckter Form.
Wie bei der Event-Management-Lösung von Cvent oder Converia erhalten Sie ein digitales, auf Ihre Wünsche angepasstes Tool zur Einreichung und Begutachtung der Abstracts. Darüber hinaus übernimmt dieser Dienstleister die Kommunikation mit den Einreicher·innen und den Gutachter·innen. Ebenso übernimmt documediaS für Sie die automatische und flexible Zuordnung der Abstracts zu den Gutachter·innen vor und produziert alle Dokumente und Reports, die Sie als Veranstalter·in für die Auswahl der Abstracts und deren spätere Publikation benötigen. Dank zahlreicher Reports über die aktuellen Zahlen und Fortschritte der Einreichung und Begutachtung sind Sie immer auf dem Laufenden. Ein echter Rundum-Sorglos-Service, der sich für Sie lohnt, wenn Sie viele Abstracts erwarten und den Prozess der Veröffentlichung outsourcen wollen.
Call for Papers mit dem digitalen Abstract Management von documediaS am Beispiel der Union World Conference on Lung Health
Fazit
Nutzen Sie die Power Ihrer Community und bringen Sie die Themen, die Ihrer Zielgruppe „wirklich unter den Nägeln brennt“ – mit Beiträgen aus der Community für die Community. Laden Sie sie ein, Abstracts oder Ideen zu Ihrem Event einzureichen und starten Sie einen Call for Papers. Dabei können Sie zwischen sehr einfach einzurichtenden und recht günstigen Tools wie Umfrage- oder Projektmanagement-Tools sowie darauf spezialisierten Lösungen wie Event-Management- oder Abstract-Management-Software wählen. Denken Sie außerdem an einen transparenten Prozess und an eine wertschätzende Kommunikation – auch an diejenigen, denen Sie absagen müssen.