IBTM World 2025
People. Power. Potential. reloaded
Die IBTM World ist die älteste internationale Fachmesse für Event Professionals, die im November ihre 21. Ausgabe in Barcelona feiert. Foto: IBTM World
Die IBTM World ist die älteste internationale Fachmesse für Event Professionals, die im November ihre 21. Ausgabe in Barcelona feiert. Foto: IBTM World
Nach der Jubiläumsausgabe 2024, die die 20. Ausgabe der IBTM World in Barcelona markierte und Rekordzahlen bei Meetings, Hosted Buyers und Ausstellern brachte, spannt die IBTM World 2025 den Bogen weiter: Mehr als 2.500 Aussteller und rund 12.000 Fachbesuchende werden erwartet. Programmatisch geht die 2025er-Ausgabe mit dem Leitmotiv „People. Power. Potential.“ in eine neue Runde, in neuen Formaten und überarbeiteten Besuchermodellen.
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Wenn Ende November die internationale MICE-Community nach Barcelona reist, wird die IBTM World einmal mehr zum Pulsmesser der globalen Veranstaltungswirtschaft. Vom Dienstag, den 18. bis Donnerstag, den 20. November 2025 öffnet die Messe im Fira Barcelona Gran Via ihre Tore – wie gewohnt in Halle 3, erreichbar über den Accés Sud. Eventplaner:innen, Destinationen, Agenturen, Hotelgruppen und Technologieanbieter kommen, um Geschäfte zu machen, sich inspirieren zu lassen und ein Gespür dafür zu bekommen, wohin sich die Welt der Business Events bewegt. Und getreu dem Generalthema liegt die Zukunft der Branche nicht allein in Technologie und Prozessen, sondern vor allem in den Menschen, die sie gestalten.
„People. Power. Potential.“
In einer Zeit, in der künstliche Intelligenz, Nachhaltigkeitsdruck und Fachkräftemangel die Branche neu ordnen, betont die IBTM World 2025 mit ihrem Motto die transformative Kraft menschlicher Beziehungen. Es lenkt den Blick auf die Menschen hinter den Events, auf ihre Kreativität, Anpassungsfähigkeit und ihr Bedürfnis nach Sinn und Verbindung. Zugleich verweist es auf das Potenzial, das entsteht, wenn technologische und soziale Innovation zusammengedacht werden.
„People. Power. Potential.“ knüpft an die starke Fokussierung auf menschliche Beziehungen, Kollaborationen und Talente an, die bereits im letzten Jahr den roten Faden gebildet hat. Laut Messe und Veranstalter RX wurden 2024 über 73.000 vorab vereinte Geschäftstermine gezählt, ein Plus von fast 20 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Die Zahl der Hosted Buyer stieg zweistellig, mehr als 2.350 Aussteller aus über 150 Ländern waren vor Ort. Seit dem Umzug in die katalanische Metropole im Jahr 2004 ist die IBTM World kontinuierlich gewachsen und hat Barcelona als internationalen Hotspot für Geschäftsreisen, Kongresse und Events gefestigt.
Die ITBM World – ursprünglich als EIBTM (European Incentive, Business Travel & Meetings Exhibition) von Ray Bloom, Chairman der IMEX Group, gegründet und 1996 an RX verkauft – fand erstmals 1988 in Genf statt. Nach weiteren Stationen in Brüssel und Frankfurt nutzt sie nunmehr seit 21 Jahren die Infrastruktur der Fira de Barcelona, eine der größten Messegesellschaften Europas, zwischen Innenstadt und Flughafen. In neuesten Zeiten, in denen KI und Automatisierung das Tempo bestimmen, und das Bedürfnis wächst nach dem, was Maschinen nicht ersetzen können – nach Empathie, Beziehung, Intuition – hat sich neben dem Veranstaltungsort auch der Fokus der Messe angepasst. Neue Formate wie der Hotel Pavilion, das Advocacy Forum und das Programm „Exceptional Experinces“ wurden 2024 erstmals erprobt und werden nun mit weiteren Neuerungen wie Start-up-Plattformen und einem verfeinerten Besuchererlebnis fortgeführt.
Gezielte Begegnungen statt Zufallskontakte: In der Hosted Buyer Lounge wird konzentriert verhandelt. In diesem Jahr erhalten „Visitor Buyers“ erstmals Zugang zu einem kuratierten Messeerlebnis mit eigener Lounge und flexiblem Terminmanagement. Foto: IBTM World
Neu justiert: Das Besuchererlebnis für „Visitor Buyers“
Dabei bleiben die etablierten Säulen bestehen: Hosted-Buyer-Programm, Trade-Visitor-Registrierung, umfangreiches Konferenzprogramm und ein dichtes Netzwerk-Angebot auf und neben dem Messegelände. Ein zentraler Unterschied der diesjährigen Ausgabe zu den der Vorjahre liegt in der Neuausrichtung des Besuchererlebnisses für sogenannte „Visitor Buyers“, also jenen Besuchenden, die selbst als Einkäufer:innen auftreten, aber nicht Teil des Hosted-Buyer-Programms sind. Für diese Gruppe hat RX eine neues Ticketmodell eingeführt, dass mehr Autonomie und exklusive Zusatzleistungen kombinieren soll.
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Must-Sees und Tipps für 2025
Für Corporate Planner und Markenverantwortliche:
Das Exceptional Experiences-Programm, die Marketing-Tracks und Sessions zu Experience Design liefern praxisnahe Impulse für Eventstrategien.
Für Destinationen und Convention Bureaus:
Advocacy Forum, IBTM Trends Report 2026 und Future Stage bieten Einblicke in geopolitische und wirtschaftliche Trends.
Für Agenturen und Dienstleister:
IBTM Ignite, Tech-Tracks und die Workplace-Revolution-Bühne zeigen, wohin sich Tools und Geschäftsmodelle bewegen.
Für Nachwuchskräfte:
Next-Gen-Sessions und ReFuel sind eine Kombination aus Karriereentwicklung und Selbstfürsorge.
Visitor Buyers erhalten eine kostenpflichtige Akkreditierung, die ihnen unter anderem Zugang zu einer eigenen Lounge, tägliche Lunch-Voucher sowie das komplette dreitägige Konferenz- und Networking-Programm eröffnet. Im Gegenzug wird auch das Terminmanagement flexibler: Anstelle eines vorab kuratierten Meeting-Rasters arbeiten Visitor Buyers mit einem „Self-Scheduling-System“, über das sie direkt mit Ausstellern Termine verabreden und bevorzugte Zeitslots belegen können. Indem sich der Besuch stärker entlang eigener Prioritäten strukturieren lässt, geht man bei der IBTM einen klaren Schritt hin zu mehr Eigenverantwortung auf der Besucherseite.
Für Hosted Buyers bleibt das bisherige Modell bestehen: Sie erhalten weiterhin einen personalisierten Terminplan mit zuvor gematchten Meetings, ergänzt um die Möglichkeit, zusätzliche Gespräche direkt abzufragen. Hinzu kommen Reiseunterstützung, Transfers, Hotelübernachtungen und Zugang zu VIP-Leistungen wie Lounge und Lunch-Voucher. Trade Visitors wiederum besuchen die Messe – wie gewohnt – kostenfrei. Sie haben Zugang zu allen Messeständen, vielen Sessions des Konferenzprogramms und den allgemeinen Networking-Angeboten.
Start-up-Plattform für die nächste Event-Generation
Eines der wohl sichtbarsten neuen Elemente der IBTM World ist IBTM Ignite – eine Plattform für Start-ups, die die Veranstalter gemeinsam mit dem europäischen Transformationsprojekt BEFuture aufsetzen. „Die Geschäftsveranstaltungsbranche tritt in eine neue Ära der Transformation und Innovation ein“, sagt Claudia Hall, Direktorin der IBTM World, „und Start-ups sind dabei führend. Es liegt an uns als Branche, dafür zu sorgen, dass sie über die Plattform und die Ressourcen verfügen, die sie zur Entwicklung ihrer Ideen benötigen, und sie mit Investoren und Beratern zusammenzubringen, die sie auf ihrem Weg unterstützen können.“ Das IBTM Ignite-Programm sei dafür der Ort, um unterrepräsentierte Stimmen Gehör zu verschaffen, neue Möglichkeiten und Verbindungen und damit Geschäftswachstum anzuregen.
Über 100 junge Unternehmen werden erwartet, viele davon mit Fokus auf Eventtechnologie, Nachhaltigkeit, inklusive Talentmodelle oder neue Agenturkonzepte. Ignite ist dabei weniger als klassische Messefläche angelegt, sondern eher als dreidimensionale Bühne für Ideen: Auf der Future Stage, einer der zentralen Bühnen der Messe, präsentieren die Start-ups in kurzen Lightning Talks ihre Konzepte. Im Anschluss geben Investor:innen und Branchenexpert:innen direktes Feedback. Am zweiten Tag bietet die Ignite Lounge einen informellen Rahmen für Einzelgespräche mit Investoren, bei denen Expertenberatung zu den Themen Marketing, Finanzplanung, Kapitalbeschaffung und Vertrieb angeboten wird.
Der BEFuture Pavilion bietet zudem 30 Start-ups einen eigenen Bereich auf der Messe, in dem sie ihre Produkte und Dienstleistungen potenziellen Investor:innen vorstellen können. Sonia Serracarbassa von BEFuture und Direktorin des Catalunya Convention Bureau erklärt: „Bei BEFuture arbeiten wir daran, den Geschäftsveranstaltungssektor zukunftssicher zu machen, indem wir Nachhaltigkeit, Inklusivität, Resilienz und Wettbewerbsfähigkeit durch Forschung, Innovation und ökosystemübergreifende Zusammenarbeit fördern.“ Das Accelerator-Programm von BEFuture habe bisher 81 KMU und Start-ups unterstützt, die diese Transformation vorantreiben.
Laut Sonia Serracarbassa, Direktorin von BEFuture und Leiterin des Catalunya Convention Bureau, verstärkt die Zusammenarbeit mit IBTM Ignite „die Bemühungen, Start-ups Sichtbarkeit, Mentoring und strategische Verbindungen zu bieten, um ihre Wirkung zu vergrößern und die Zukunft von Geschäftsveranstaltungen zu gestalten.“ Foto: Catalunya Convention Bureau
„Die Partnerschaft mit IBTM Ignite stärkt diese Bemühungen zusätzlich und verschafft diesen Initiativen die Sichtbarkeit, Mentorenbetreuung und strategischen Verbindungen, die sie benötigen, um ihre Wirkung zu vergrößern und die Zukunft von Business Events mitzugestalten“, so Serracarbassa weiter. Gerade für Destinationen, Locations und Agenturen, die ihre eigene Innovationsstrategie schärfen oder Kooperationen mit jungen Tech-Anbietern suchen, ist Ignite ein Bereich, der sich für einen konzentrierten Besuch anbietet. Damit positioniert sich die Messe gleichzeitig stärker als Schnittstelle zwischen etablierten Playern und neuen Akteuren und spiegelt so die Innovationsdynamik wider, die derzeit viele Teile der MICE-Branche prägt.
Das Konferenzprogramm 2025: #peoplepowered
„Das diesjährige Konferenzprogramm ist eines unserer bisher stärksten“, kündigt Messedirektorin Hall an. Es gliedert sich in sieben Themenstränge, die zeigen, dass Business Events heute nicht mehr nur isoliert für sich stehen, sondern vielmehr als Teil größerer gesellschaftlicher Systeme, von Arbeitskultur über Innovation bis hin zu Klimapolitik: Bei „Event Tech and Innovation“ geht es um alles, was unter den Schlagworten künstliche Intelligenz, Automatisierung, Datenanalyse und neue digitale Produkte läuft. In Barcelona diskutieren Expert:innen, wie sich KI in Programmplanung, Personalisierung und Onsite-Experience einsetzen lässt, welche Tools sich bereits bewährt haben und wo weitere Experimente nötig sind. Beispiel: Direkt am Dienstag spricht Julius Solaris mit dem Roboter Ameca darüber, ob KI bereit ist, die Veranstaltungsplanung von den Menschen zu übernehmen.
Foto: IBTM World
Bei „Insights and Trends“ werden globale Marktanalysen, geopolitische Entwicklungen, Budgets, Nachfrage-Cluster und die Rolle von Business Events in Wirtschaft und Gesellschaft beleuchtet. Dort knüpfen auch die Präsentationen des IBTM Trends Report sowie des Global Meetings and Events Forecast an. In „Experience Design & Engagement“ geht es um Storytelling, multisensorische Formate, neue Moderations- und Raumkonzepte, Gamification und personalisierte Eventjourneys, also sehr konkret um Dramaturgie, um die Verbindung von Präsenz- und Digital-Elementen und um die Frage, wie man Live-Erlebnisse angesichts digitaler Konkurrenz weiterhin außergewöhnlich gestaltet.
Das Cluster „Sustainable Impact And Advocacy“ zeigt in Sessions zu klimaneutraler Veranstaltungsplanung, Lieferketten und Messbarkeit von CO₂-Fußabdrücken, wie soziale Verantwortung und langfristige Legacy-Projekte werden behandelt werden – oft in Verbindung mit dem Advocacy Forum und Initiativen rund um Net Zero Carbon Events, denen RX selbst als Veranstalter beigetreten ist. In „People, Purpose & Wellbeing“ verlagert sich der Fokus von den Events selbst selbst auf die Menschen, die sie machen. Burnout, mentale Gesundheit, Diversity, Equity & Inclusion, Führungsmodelle in Agenturen, Verbänden und Konzernen – das Programm greift Themen auf, die gerade in einer Branche mit hohem Tempo an Brisanz gewinnen.
Claudia Hall, Direktorin der IBTM World, beim IBTM Forum for Advocacy 2024. Foto: IBTM World
„Brand And Marketing“ wiederum beleuchtet Kampagnen, Content-Strategien, Community-Building oder den Nachweis von ROI und ROX (Return on Experience) in Zeiten fragmentierter Kanäle und sinkender Aufmerksamkeitsspannen. Der siebte Themenstrang beinhaltet mit „Next Gen Talent & Careers“ Sessions, die sich am letzten Messetag explizit an Nachwuchskräfte, Young Professionals und HR-Verantwortliche richten und neue Karrierepfade, Erwartungen der Gen Z, Qualifikationsprofile für Eventprofessionals der Zukunft und Strategien zur Bindung von Talenten aufzeigen. „Bei der Erstellung des Konferenzprogramms war es unser Ziel, mit eindrucksvollen Geschichten, hochaktuellen Gesprächen und herausfordernden Ideen zu motivieren und zu inspirieren“, versichert Lucy Dyer, Conference Content Managerin bei IBTM World.
Bühnen mit klaren Rollen
„Unsere Referenten verfolgen ein gemeinsames Ziel: Event-Profis mit Wissen, neuen Denkansätzen und praktischen Fähigkeiten auszustatten, die sie in ihrer täglichen Arbeit anwenden können“, ergänzt ihre Chefin Hall. Die verschiedenen Inhalte werden hierbei über unterschiedliche Bühnenformate strukturiert, die jeweils eigene Funktionen im Messekosmos übernehmen. Die Main Stage fungiert als großes Keynote-Forum. Hier treten internationale Speaker aus und außerhalb der MICE-Branche auf, die eher den „Blick von oben“ liefern: gesellschaftliche Trends, Leadership, neue Arbeitswelten, Technologiephilosophie, Zukunft der Städte und Destinationen.
Als Eröffnungsrednerin hat die IBTM Nathalie Nahai, Verhaltenswissenschaftlerin, Bestseller-Autorin und „seltene Universalgelehrte mit Kenntnissen in den Bereichen Technologie, Marketing und Psychologie“, gewinnen können. Sie spricht in ihrer Keynote über die Auswirkungen der KI auf Arbeit, Beziehungen, die Zukunft und stellt sich die Frage, wie in der heutigen Zeit Fakten und Fiktion voneinander unterschieden und der KI-Hype von der Realität getrennt werden können: Was es also bedeutet, KI zu nutzen, ohne dabei unter psychologischen Aspekten die Menschlichkeit zu verlieren.
Foto: IBTM World
Die Future Stage ist deutlich praxisnäher und innovationstreibender angelegt. Hier werden Destinationen, Venues und Tech-Unternehmen präsentiert, die neue Formate, Technologien oder Raumkonzepte erproben. Mit der Workplace Revolution hingegen schafft die IBTM World einen Raum, in dem das Publikum stärker zum Mitgestalter wird: hier laufen eher dialogorientierte Formate, Fishbowl-Diskussionen und kollaborative Sessions, in denen Teilnehmende eigene Herausforderungen und Lösungsansätze einbringen.
Brand- und Inhouse-Profis unter sich
Im letzten Jahr eingeführt, kehrt das Programm Exceptional Experiences 2025 mit hoher Erwartungshaltung nach Barcelona zurück. Das Programm richtet sich spezifisch an Inhouse-Eventverantwortliche und Marketingteams in Unternehmen und Marken. Im Zentrum stehen Fragen wie: Wie lassen sich Events als strategischer Baustein im Marketing-Mix positionieren? Welche Rolle spielen Daten, Personalisierung und Community-Building? Wie misst man nicht nur Leads, sondern tatsächliche Business-Impact und Markenwirkung? „Im Kern geht es bei Exceptional Experiences darum, die kollektive Kreativität unserer Branche zu entfesseln“, so Hall.
„Gemeinsam bauen wir eine Zukunft auf, in der Veranstaltungen nicht nur Wirkung zeigen, sondern Magie schaffen.“
Claudia Hall, Direktorin der IBTM World.
„Es ist ein Raum für gewagte Ideen, um von den klügsten Köpfen zu lernen und neue Wege zu entdecken, um Erlebnisse zu gestalten, die Transformation und Wachstum inspirieren.“ In diesem Jahr wird das Programm zweigeteilt: Am ersten Messetag findet ein Invite-Only-Workshop für Senior Executives statt, am zweiten Tag öffnen sich die Inhalte in Form eines „Exceptional Experiences Forum“ für die breite Fachöffentlichkeit. Branchengrößen wie WeTransfer, Canva, Shutterstock, Amazon und UTA teilen hier in offenen Sessions ihr Wissen, das internen Event-Profis und Marketingfachleuten dabei helfen soll, Event-Erlebnisse zu schaffen, die das Geschäftswachstum ankurbeln.
Foto: IBTM World
Für unabhängige und kleinere Hotelgruppen
Ebenfalls darf in diesem Jahr der Hotel Pavilion, der auch 2024 seine Premiere auf der IBTM World hatte, sein Comeback feiern. Die Fläche ist als eigene „Hotelwelt“ gestaltet, in der vor allem unabhängige Häuser und kleinere Gruppen sichtbar werden, die in der klassischen Messeaufteilung sonst neben den großen Markenketten weniger auffallen würden. Der Pavillon ist wie ein komprimiertes „Boutique-District“ inszeniert – mit Loungecharakter und Atmosphären, die eher an Hotellobbys als an klassische Stände erinnern. Für Einkäufer:innen, die gezielt nach besonderen Häusern, neuen Marken oder spezifischen Standorten jenseits der bekannten Ketten suchen, soll ein konzentrierter Rundgang durch den Hotel Pavilion effizienter sein als das diffuse Suchen über den gesamten Floorplan. Ausstellerseitig biete das Format den Vorteil, von einem Umfeld zu profitieren, das auf „Hospitality-Mindset“ getrimmt ist und dadurch die Gesprächsatmosphäre beeinflusst.
Politik, Standards und Verbände
Ein Zeichen dafür, wie sehr sich die Business-Events-Branche aus der „reinen Dienstleistungsnische“ heraus bewegt, sind Formate wie das Forum for Advocacy und das Association Leaders Forum, die auch 2025 wieder auf der Agenda stehen. Im Advocacy Forum treffen sich Spitzenvertreter:innen von Verbänden, Destinationen, Politik und Wissenschaft, um die wirtschaftliche und gesellschaftliche Bedeutung von Business Events sichtbarer zu machen: Themen wie Über-Tourismus vs. Business-Tourismus, Klimapolitik, Finanzierung, Standort-Wettbewerb und Talententwicklung stehen auf der Liste.
Das Association Leaders Forum adressiert parallel die spezifische Logik von Verbänden und Non-Profit-Organisationen: Geschäftsmodelle, Mitgliederbindung, internationale Kongressstrategien, Governance und Kooperationen. Für Städte und Convention Bureaus ist dieser Rahmen eine gute Gelegenheit, die Bedürfnisse von Verbänden hinter den Kulissen besser zu verstehen. Eine zusätzliche fachliche Anlaufstelle ist zum Beispiel der Auftritt von IAPCO, der i International Association of Professional Congress Organisers. Unter dem Motto „Unlocking Excellence – with Purpose“ begleitet IAPCO die Messe mit Pop-up-Education-Sessions, Advocacy-Aktivitäten und Community-Formaten im Rahmen des Events Industry Council Pavilion.
Achtsamkeit im Messetrubel
Ein weiteres Element, das die IBTM World 2025 stärker in den Vordergrund rückt, ist das Thema Wellbeing. Unter dem Label ReFuel bündelt die Messe Programme und Angebote zu Achtsamkeit, Stressmanagement und Selfcare. Dabei ist ReFuel nicht nur ein Programmpunkt im Konferenzkalender, sondern auch räumlich sichtbar: ein Bereich, in dem sich Teilnehmende bewusst aus dem Messetrubel herausziehen können, um Atem zu holen, kurze Sessions zu besuchen oder einfach mal den Laptop zuzuklappen. In Kombination mit Sessions rund um mentale Gesundheit, New Work und Führungskultur entsteht hier die narrative Klammer, die auch wieder die Menschen hinter den Events ins Zentrum rücken lässt. Denn so analytisch und businessorientiert die IBTM World sein mag – sie bleibt gleichzeitig ein großes Klassentreffen der MICE-Community.
Wenn Business zu Begegnung wird: In der Networking Hour verschwimmen auf der IBTM World die Grenzen zwischen Arbeit und Austausch – und Party. Foto: IBTM World
Auch deshalb darf die bewährte Trias an offiziellen Netzwerkformaten nicht fehlen. Den Auftakt macht die Welcome Reception am ersten Abend, die gemeinsam mit dem Barcelona Convention Bureau gestaltet wird und traditionell stark mit lokaler Kultur spielt. Die Networking Hour am Mittwochabend bietet eine bewusst entspanntere Atmosphäre mitten im Messealltag und richtet sich an alle, die jenseits der formalen Meetings Beziehungen pflegen möchten. Und bei der Club Night verlagert sich später noch das Netzwerken ins Opium im Herzen Barcelonas – mit all den informellen Gesprächen, die sich in diesem Rahmen sicher leichter anbahnen als zwischen zwei Business-Terminen.