Future Meeting Space

Krise? Chance!

Welche übergreifenden Handlungsfelder und konkreten Faktoren beeinflussen das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen und welche Szenarien können wir daraus für die Zukunft ableiten? Das sind die Fragen der diesjährigen Forschungsphase des Innovationsverbundes „Future Meeting Space”. Foto: GCB

Die aktuelle Studie des Future Meeting Space identifiziert für die Veranstaltungswelt zurzeit einen enormen Spiel- und Gestaltungsspielraum und sieht in der Zukunft viele Möglichkeiten.

„Wir blicken einer in allen Lebensbereichen komplexen Zukunft entgegen – ökonomisch, sozial, politisch“, sagt Matthias Schultze, Geschäftsführer, German Convention Bureau (GCB). Dass die Zukunft für die Veranstaltungswelt besonders komplex ist, liegt auf der Hand. Denn die andauernde Coronapandemie hat für eine nie da gewesene Umwälzung und nie da gewesene finanzielle Einschnitte der gesamten Branche gesorgt. Die Veranstaltungswirtschaft ist einer von den Covid-19-Kontaktbeschränkungen und Infektionsschutzmaßnahmen am stärksten betroffene Wirtschaftszweig Deutschlands. Und auch wenn die Aussichten auf eine Besserung der Lage derzeit noch trüb sind – wie das ifo Institut für Wirtschaftsforschung im Dezember 2021 bekanntgab, ist der Geschäftsklimaindex der Branche von minus 2,2 Punkten im Oktober auf minus 26 Punkte im November 2021 gesunken –, ist es gerade jetzt wichtig, optimistisch in die Zukunft zu blicken, Maßnahmen zu planen, Entscheidungen zu treffen und (um eine alte Manager-Weisheit zu beschwören) die Krise als Chance zu begreifen.

„Bei allen Herausforderungen und sicherlich auch schwierigen Aufgaben, die damit verbunden sind, entsteht für die Veranstaltungswelt zurzeit ein enormer Möglichkeitsraum. Business Events sind eines der wichtigsten Instrumente zur Lösung komplexer Sachverhalte“, erläutert Schultze eine solche Chance. „Menschen, die im beruflichen Kontext zusammenkommen, sorgen für Wissenstransfer und die Bildung neuer Netzwerke. Business Events setzen wertvolle Impulse für wirtschaftliche, gesellschaftliche und politische Prozesse.“ Veranstaltungen können also bei der Lösungsfindung unterstützen – und zwar bei Herausforderungen ökonomischer, sozialer und politischer Natur.

Foto: GCB, Michael Pasternack

„Wir blicken einer in allen Lebensbereichen komplexen Zukunft entgegen – ökonomisch, sozial, politisch“
Matthias Schultze, Geschäftsführer GCB – German Convention Bureau

Insofern ist die Ausgangslage für die jüngst abgeschlossene Forschungsphase 2021 des Innovationsverbundes „Future Meeting Space” (FMS) zwar besonders herausfordernd, aber auch besonders spannend: Welche übergreifenden Handlungsfelder und konkreten Faktoren beeinflussen das veränderte Ökosystem von Veranstaltungen und welche Szenarien können wir daraus für die Zukunft ableiten? Damit hat sich das vom German Convention Bureau und Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO initiierte Projekt auseinandergesetzt und die Studie „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation“ veröffentlicht.

Studie „Ökosysteme im Wandel – Zukunftsszenarien für Business Events im Zeitalter grenzenloser Kommunikation“

„Zur Erarbeitung von Innovationen für die Veranstaltungslandschaft der Zukunft haben wir in der jüngst abgeschlossenen Forschungsphase mehrere Zukunftsszenarien entwickelt, die Veranstaltungen jeweils in einem von unterschiedlichen Einflussfaktoren geprägten Ökosystem betrachteten“, erklärt Dr. Stefan Rief, Institutsdirektor und Leiter des Forschungsbereichs Organisationsentwicklung und Arbeitsgestaltung beim Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, wie der Future Meeting Space bei der Studie vorgegangen ist. „Dabei haben wir ein breites Spektrum von insgesamt zehn Handlungsfeldern untersucht.“ Die da wären: Mobilität, Lebensraum, Nachhaltigkeit, Arbeitswelt, Gesellschaft, Markt, politische Rahmenbedingungen, neue Technologien, Veranstaltungsformate und Wissen. „Harte“ Faktoren wie beispielsweise der Einsatz neuer Technologien sind dabei ebenso in die Analyse eingegangen wie Bewusstseinswandel und veränderte Einstellungen der Gesellschaft oder bestimmter Gruppen.

Dr. Stefan Rief: Zur Erarbeitung von Innovationen für die Veranstaltungslandschaft der Zukunft haben wir in der jüngst abgeschlossenen Forschungsphase mehrere Zukunftsszenarien entwickelt, die Veranstaltungen jeweils in einem von unterschiedlichen Einflussfaktoren geprägten Ökosystem betrachten. Foto: Fraunhofer IAO

Zur Reduktion der in den zehn Handlungsfeldern insgesamt identifizierten 60 Einflussfaktoren wurden diese gegenübergestellt und von Fachkundigen der Veranstaltungsbranche bewertet. Die dabei ermittelten Schlüsselfaktoren bilden die Basis zur Entwicklung unterschiedlicher Szenarien.

Forschungsprozess:

So ist das Projekt vorgegangen

Zur Reduktion der in den zehn Handlungsfeldern insgesamt identifizierten 60 Einflussfaktoren auf wesentliche Schlüsselfaktoren wurden sie in einem nächsten Schritt gegenübergestellt und ihr gegenseitiger Einfluss anhand einer Wirkungsmatrix von Fachkundigen der Veranstaltungsbranche bewertet. Dabei lag der Fokus nicht nur auf einer einseitigen, sondern auf einer zweiseitigen Betrachtung der Faktoren, die jeweils mit einem geringen bis hohen Einfluss bewertet werden konnten (auf einer Skala von eins bis drei).

Herauskristallisiert haben sich drei Szenarien: „Tried and trusted – renaissance of the real“ beschreibt die Rückkehr zu Vertrautem und Altbewährtem. Für das Instrument Business Events heißt das: Die persönliche Begegnung ist und bleibt das A und O. „Diverse and flexible – the global community“ ist eine Art Gegenentwurf dazu: Meetings, Tagungen und Kongresse werden hier zu Experimentierfeldern, in dem unter aktiver Mitgestaltung der Teilnehmerinnen und Teilnehmern Neues ausprobiert wird. Digitale Tools machen es möglich, Menschen aus aller Welt zu einem Event zusammenzubringen und umfangreiche Teilhabe zu realisieren. „Green and aware – the net zero society” setzt Nachhaltigkeit als Leitmotiv allen Handelns voraus. Veranstaltungsteilnehmer erwarten inzwischen, dass ganzheitliche Nachhaltigkeitskonzepte transparent umgesetzt werden.

Tried and trusted - renaissance of the real

Diverse and flexible - the global community

Green and aware - the next zero society

Dabei sind die drei Szenarien nicht als eigenständige Entwicklung zu begreifen – vielmehr ist zu erwarten, dass in unterschiedlichen Bereichen und auch zu unterschiedlichen Zeitpunkten Kombinationen einzelner Faktoren die Realität prägen werden. „Wir sind in einer dynamischen Zeit in die aktuelle Forschungsphase gestartet. Die Pandemie war bereits in vollem Gang und Veranstaltungen fanden hauptsächlich virtuell oder hybrid statt“, sagt Dr. Stefan Rief. „Schnell war klar, dass es grundlegende und nachhaltige Veränderungen im Ökosystem von Veranstaltungen geben wird. Mit den nun vorliegenden Ergebnissen wollen wir allen Akteuren, die sich mit Business Events der Zukunft befassen, Orientierung und Inspiration in den aktuell entstehenden Möglichkeitsräumen geben.”

Throwback:

Vor fast genau einem Jahr präsentierte der Future Meetings Space seine Ergebnisse aus 18 Monaten Forschungsarbeit zur vorangegangenen Projektphase. Die Ergebnisse daraus können Sie in diesem Video noch einmal nachvollziehen.

Die in der Studie präsentierten Ergebnisse und Handlungsempfehlungen sind sehr komplex und werden für jedes Szenario in Standorte, Veranstaltungsformate, Technologien und Kompetenzprofile aufgeschlüsselt und für Veranstalter, Dienstleister und Marketingorganisationen aufbereitet. Am Ende stehen fundierte und schlüssig nachzuvollziehende Zukunftspotenziale angefangen bei der Eroberung neuer Orte wie Pop-up-Events im Stadtraum oder rein virtuelle Räume über authentische Regionalitätskonzepte und Partizipationsmodelle bis hin zur Entwicklung eines neuen Mindsets. „Eine Reihe der zentralen Handlungsfelder und Einflussfaktoren, die wir mit der jüngsten Untersuchung als wesentlich für das neue Ökosystem von Events identifiziert haben, waren bereits Bestandteil der Megatrends in unserer Zukunftsstudie aus dem Jahr 2013“, erinnert sich Schulze. „Das bestätigt zum einen die Annahmen, die wir damals trafen; zeigt zum anderen aber auch, wie wichtig es ist, solche übergeordneten und langfristigen Themen regelmäßig auf ihre anhaltende Relevanz hin zu prüfen.“

„Die Zukunft kommt – uns darauf vorzubereiten und sie aktiv zu gestalten, ist die Aufgabe von uns allen. Das gilt für unseren Mikrokosmos als Individuen genauso wie für gesellschaftliche Prozesse. Und damit natürlich auch für alle, die Veranstaltungen im beruflichen Kontext erleben – als Veranstalter, als Anbieter oder als Teilnehmerin und Teilnehmer. Die Stakeholder am Tagungsstandort Deutschland sind bereit, gemeinsam und proaktiv tragfähige Lösungen für eine erfolgreiche Zukunft zu gestalten.“

Christian Funk

Wie die Stakeholder am Tagungsstandort Deutschland die Zukunft gestalten, wo die entworfenen Szenarien bereits gelebte Realität sind und welche der ausgesprochenen Handlungsempfehlungen erfolgversprechend und praktikabel sind, lesen Sie in einer in den nächsten Ausgaben erscheinenden Serie. In der kommenden Ausgabe beschäftigen wir uns mit dem Handlungsfeld Veranstaltungsformate.

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