Hybride Events

Ein Zwischenfazit – Was (hat) funktioniert und was nicht?

Die IdeenExpo wurde 2021 erstmals als hybride Veranstaltung realisiert. Der Veranstalter zählte auf dem Messegelände Hannover an zwei Tagen 600 Schülerinnen und Schüler und online 70.000 Zuschaltungen. Foto: IdeenExpo

Präsenz-Events werden künftig um einen Online-Part ergänzt werden – darin sind sich viele Experten einig. Doch darüber, was in der Praxis funktioniert und was nicht, gibt es noch keine abschließende Meinung. Stimmige Konzepte und die Einbindung beider Teilnehmergruppen sind genauso gut möglich, wie ein spannendes, rein virtuelles Event auf die Beine zu stellen. Dabei ist es wichtig, dass Sie den Teilnehmer am Bildschirm nicht vernachlässigen. Doch das sagt sich viel leichter, als es getan ist.

Das Konzept hybrider Events gab es bereits vor dieser Pandemie. Doch ebenso wie rein virtuelle Messen und Events haben es hybride Events erst „dank“ Corona in den Alltag der Eventbranche geschafft. Nach wie vor gehen die Auffassungen darüber, was ein hybrides Event ist, stark auseinander. Ebenso variieren die Perspektiven auf dieses relativ junge Eventformat. Dabei hat, zumindest in meiner Wahrnehmung, jede Gruppe so ihre eigene Sichtweise auf ein hybrides Event. Event-IT-Anbieter betonen, dass sie für hybride Events bestens gerüstet sind. Schließlich konnten sie bereits vor der Pandemie Präsenz-Events unterstützen und seit der Pandemie eben auch Online-Events. Demgegenüber ist der typische Eventplaner doch eher von dem 2-in-1-Event überfordert: organisatorisch und finanziell. Teilnehmer hingegen genießen die Auswahlmöglichkeit zwischen Online und Onsite, wobei letztere von Planern gern einmal bevorzugt behandelt werden. Für Referenten und Aussteller kann ein hybrides Format zum Spagat werden – je nach Konzept. Doch was funktioniert denn nun bei hybriden Events und was nicht? Pauschal lässt sich das kaum beantworten. Deshalb schauen wir heute hinter die Kulissen drei erfolgreicher Hybrid-Events.

Was sind hybride Events überhaupt? Wer von hybriden Events spricht, meint im Allgemeinen den Mix aus einem Präsenz-Event sowie einem Online-Event. Dabei gibt es große Meinungsunterschiede darüber, wie dieser Mix aussehen kann oder sollte. Für die einen beginnt ein hybrides Event dann, wenn auf einem Präsenz-Event ein Live-Stream aufgenommen und über das Internet verfügbar gemacht wird. Im einfachsten Falle sind dabei lediglich die Referenten und der Veranstalter vor Ort, während sich alle Teilnehmer online zuschalten. Deutlich komplexer und damit auch wesentlich aufwendiger in der Organisation und Finanzierung sind hybride Events, die zum gleichen Zeitpunkt die Teilnahme von Online-Publikum sowie Teilnehmern vor Ort ermöglichen. Die Grenzen zwischen hybriden Events und reinen Präsenz-Events beziehungsweise reinen Online-Events sind fließend:

Ein Rückblick auf die Praxis drei erfolgreicher hybrider Events Während der Großteil der Experten und Akteure in der Eventbranche davon ausgeht, dass die Zukunft von Events hybrid sei, ist noch nicht entschieden, wie dieser Mix in der Praxis am besten aussehen sollte. Um sich dieser Frage jedoch annähern zu können, habe ich Ihnen heute drei konkrete Praxisbeispiele mitgebracht und schaue mit Ihnen hinter die Kulissen des hybriden Konzepts.

IdeenExpo

Die IdeenExpo ist eine Veranstaltung, die junge Menschen für Naturwissenschaften und Technik begeistern will. Sie wurde 2007 als gemeinsame Initiative von Politik und Wirtschaft gegründet. Auf dieser stellen Unternehmen, Hochschulen und Bildungseinrichtungen auf dem Messegelände Hannover alle zwei Jahre die Innovationen in den MINT-Berufsfeldern vor. Die IdeenExpo gilt als Europas größtes Jugend-Event seiner Art und wurde konzeptionell und organisatorisch von den Impulspiloten begleitet. Die IdeenExpo 2021 wurde erstmals als hybride Veranstaltung realisiert. Vor Ort nahmen an zwei Tagen circa 600 Schüler teil, während der Veranstalter online 70.000 Zuschaltungen zählte. Das spiegelt auch schon den enormen Vorteil des hybriden Events wider: Sowohl Schüler aus Niedersachsen als auch aus ganz Deutschland konnten an der hybriden IdeenExpo 2021 teilnehmen. Eine enorme Vergrößerung der Reichweite. Die normalerweise als „Mitmach-Event“ bekannte IdeenExpo brauchte durch die Verlagerung ins Internet ein neues Konzept. Das bedeutete, dass das Programm extrem kurzweilig und spannend gestaltet werden musste. So wurden konsequenterweise nie mehr als zwei Aussteller nacheinander vorgestellt, anschließend stets ein Entertainment-Highlight eingebaut sowie kein Slot länger als zehn Minuten gehalten. Klassische Vorträge waren tabu, stattdessen konnten die Jugendlichen Interviews mit Auszubildenden verfolgen. Außerdem berücksichtigte der Veranstalter, dass die jugendlichen Zuschauer kaum den Stream über mehrere Stunden verfolgen würden, und setzte daher nur solche Umfragen und Interaktionen ein, die losgelöst von vorangegangenen Sessions und Inhalten beantwortet werden konnten. Beide Schülergruppen konnten sich mit ihrem Smartphone aktiv am Live-Chat oder über das Abstimmungstool Mentimeter beteiligen.

Foto: IdeenExpo, Felix Uhlig

Für den virtuellen Part der IdeenExpo realisierte der Veranstalter zudem einen Gamification- Ansatz. So konnten die Online-Teilnehmer die Logos der IdeenExpo suchen und anklicken, um an einem Gewinnspiel mit attraktiven Preisen teilnehmen zu können.

Die Learnings Ein Präsenz-Event lässt sich oftmals nicht 1:1 in die virtuelle Welt kopieren. Erst recht, wenn es sich wie bei der IdeenExpo um ein Mitmach-Event handelt. Doch mit kurzweilig gestalteten Inhalten, die auf die Bedürfnisse der Zielgruppe abgestimmt sind, kann es gelingen, die Reichweite eines Events deutlich zu steigern. Besonders gut kamen die Beiträge von YouTubern, Influencern und Wissenschaftskünstlern an. Darüber hinaus gelang es dem Veranstalter, lebendige Podiumsdiskussionen auf die Bühne zu bringen. Das Geheimnis? Sehr kurze Slots von circa fünf Minuten Dauer und Auszubildende statt Personalvertretern auf der Bühne. Frei nach dem Motto: „Von der Zielgruppe für die Zielgruppe“.

Der TSI Congress

Der TSI Congress ist die Plattform, auf der sich Fach- und Führungskräfte aus den Asset- Based-Finance-Märkten zum Austausch und Update mit internationalen Investoren, Vertretern der Politik, CFOs und Treasurern der großen Corporates und Vertretern der nationalen und internationalen Aufsicht treffen. Kurzum: ein Kongress in der Finanzbranche. Bereits im September 2020 (!) fanden der 14. TSI Congresses und im September 2021 die 15. Ausgabe des TSI Congress als hybride Formate unter dem Motto „Berlin onsite & globally online“ statt. Wer sich erinnert, weiß, dass der erste Termin kurz nach den ersten Lockerungen und nach der üblichen Sommerpause im August lag und der TSI Congress somit zu einem der ersten hybriden Events zählte. Damit betraten sowohl das Team des TSI Congress als auch einige der beteiligten Dienstleister sowie die Teilnehmer, Referenten, Aussteller und Sponsoren echtes Neuland und setzten neue Maßstäbe. Der TSI Congress lud in der ersten hybriden Ausgabe beide Teilnehmergruppen zeitgleich zum Event ein. Ein knapp zweitägiges Präsenz-Event wurde aus den Räumlichkeiten des Berliner Radisson Blu am Berliner Dom live auf die Bildschirme der Online-Teilnehmer übertragen. Circa 200 der Teilnehmer inklusive knapp der Hälfte der Referenten waren vor Ort unter Einhaltung aller Hygieneregeln dabei und freuten sich über das Wiedersehen in der Community, 450 Teilnehmer und Referenten nahmen online teil. Für viele war dies die erste Dienstreise seit dem Beginn der Pandemie. Die Event-Plattform des TSI Congresses übertrug live vier parallele Tracks des Programms und bot Networking-Optionen für die Teilnehmer sowie virtuelle Stände für die Aussteller und Sponsoren. Verbindende Elemente für beide Teilnehmergruppen wurden über eine gemeinsame Moderation, einen online und onsite betreuten Session-Chat, Pausenmusik durch einen DJ sowie die Übertragung des abendlichen Weinabends mit Keynote ins Netz realisiert.

Die Highlights des TSI Congress 2021

Am 30. September und 1. Oktober 2021 fand der alljährliche TSI Congress zum zweiten Mal als hybrides Event "Berlin onsite & globally online" statt. 350+ Teilnehmer vor Ort in Berlin, weitere 280 online, 85 Sponsoren, Partner & unterstützende Organisationen, 120 Referenten, 30 Panels & Workshops. Die Highlights & die Stimmung von zwei Tagen für Sie zusammengestellt in 60 Sekunden!

Die Übertragung der Inhalte des TSI Congress via Livestream wurde als echte Bereicherung wahrgenommen – sowohl aus Sicht der Teilnehmer als auch aus der des Veranstalters. Dabei freuten sich die Online-Teilnehmer und -Referenten, dass sie trotz der Restriktionen vor Ort oder aus dem eigenen Hause live dabei sein konnten. Darüber hinaus schätzten beide Teilnehmergruppen die Verfügbarkeit aller Inhalte nach dem Kongress. Demgegenüber stand die Resonanz auf Networking-Formate und Angebote, welche in deutlich geringerem Maße angenommen wurden, als zuvor geschätzt und erhofft. 1:1 Videocalls, der Event-Feed, die Live-Übertragung des Weinabends oder auch Kontaktanfragen über die Teilnehmerliste auf der Event-Plattform wurden bereits in der ersten hybriden Ausgabe kaum genutzt. Darüber hinaus zeigte sich: Vor-Ort-Teilnehmer netzwerken nicht mit Online-Teilnehmern. Auch die Resonanz auf die aufwendig produzierten Onlineflächen für die Sponsoren und die Aussteller blieb hinter den Erwartungen zurück. Daher entschied sich der Veranstalter, jene Aspekte für die zweite Auflage des hybriden Kongresses deutlich zurückzufahren und das anzubieten, was gern genutzt wird: Online-Content live und On-Demand. So bot der zweite hybride TSI Congress statt der spontanen oder terminierten 1:1 Videocalls eine gemeinsame Online-Networking-Plattform vor allem fürs Networking der Online-Teilnehmer an. Doch auch hier zeigte sich, was sich im ersten Jahr andeutete: Die Teilnehmer konsumieren gern die Inhalte, wollen aber nicht über den Bildschirm netzwerken – zumindest nicht in dieser Zielgruppe. Die Learnings Dass es für den TSI Congress eine digitale Verlängerung geben soll und muss, steht außer Frage. Die Vorteile wissen Teilnehmer und Veranstalter gleichermaßen zu schätzen und das Format einer Präsenzveranstaltung mit Livestream-Angebot entwickelt sich zum neuen Marktstandard. Doch für das Networking setzen die Beteiligten nach wie vor auf den Präsenz-Kongress

Den Meet Germany Summit Berlin verfolgten die Teilnehmer vor Ort in der Axica und vor Bildschirmen aus dem Büro oder Homeoffice. Foto: Meet Germany

Meet Germany Summit

Meet Germany lud im August 2021 zum Hybrid-Event Meet Germany Summit nach Berlin und an die Rechner zahlreicher Online-Teilnehmer ein. Unter dem Motto „The [R]Evolution of Business | People, Technology & Planet“ erwarteten die Teilnehmer ein interaktives Forum, Aussteller-Präsentationen, eine stimmungsvolle Abendveranstaltung, Bustouren durch die Berliner Location- und Hotel-Szene sowie gezielte Netzwerk- und Interaktion-Slots. Das hybride Event war keineswegs identisch für beide Teilnehmergruppen. So entschied sich MEET GERMANY, nur die Präsenz-Formate live zu streamen, sofern das Thema

  • für beide Teilnehmergruppen als interessant eingestuft wurde,
  • beide Gruppen sich daran aktiv beteiligen konnten, z.B. durch gemeinsames Voting oder gemeinsame Q&A-Runden.

Darüber hinaus übertrug der Veranstalter eigene, exklusive Formate für die Online-Teilnehmer. Beide Teilnehmergruppen konnten das Programm über die Event-Plattform interaktiv mitgestalten. Um diesen beiden Gruppen eine optimale User Experience zu bieten, wurden die Teilnehmer bereits bei der Anmeldung kategorisiert und die Funktionen der Plattform entsprechend angepasst. Networking, welches insgesamt sehr gut genutzt wurde, bot der Veranstalter sowohl vor Ort als auch für die Online-Teilnehmer an. Allerdings – und das überrascht in meinen Augen nicht – wurde das Networking zwischen Präsenz- und den Online-Teilnehmern über die Plattform nur wenig genutzt. Während die Online-Teilnehmer die Möglichkeit schätzten, auch mit den Vor-Ort-Teilnehmern in Kontakt zu kommen, waren letztere froh, sich live zu sehen, und hatten kein explizites Interesse an Networking mit den Online-Teilnehmern. Sobald jedoch Meet Germany Touchpoints anbot, wie z.B. das Handheben, nahmen sie es interessiert auf.

Meet Germany entschied sich, den Vor-Ort-Part ihres Networkingevents besonders zu zelebrieren, da sie nach Monaten der Kontaktbeschränkungen einen enormen Bedarf nach persönlichen Treffen wahrnahmen. Folglich haben sie für den Präsenzteil sehr viel Aufwand betrieben.

„Im nächsten Jahr werden wir auf das Hybridformat zugunsten einer reinen Präsenzveranstaltung verzichten, da der Aufwand schlichtweg zu groß ist.“
Tanja Schramm, Geschäftsführerin Meet Germany

Die Learnings Die Vor-Ort-Teilnehmer schätzten eindeutig die persönliche Nähe, das Zusammensein sowie die Erfahrungen mit allen Sinnen, die auf einem Präsenz-Event möglich sind. Zugleich engagierten sich die Online-Teilnehmer wesentlich mehr als die Präsenz-Teilnehmer während der Sessions und gaben deutlich mehr Feedback zum Gesamt-Event. Außerdem gibt Veranstalterin Tanja Schramm unumwunden zu: „Im nächsten Jahr werden wir auf das Hybridformat zugunsten einer reinen Präsenzveranstaltung verzichten, da der Aufwand schlichtweg zu groß ist.“

Fazit

Obwohl hybride Events von vielen Experten als die Zukunft von Eventformaten gesehen werden, zeigt sich in der Praxis schnell, dass die Herausforderungen deutlich größer sind als bei reinen Online-Events oder reinen Präsenz-Events. Wie die ersten beiden Beispiele aus der privaten Wirtschaft verdeutlichen, muss sich der Aufwand für den Online-Part rechnen –oder er wird drastisch reduziert werden. Dennoch zeigen alle drei Beispiele, dass hybride Events sowohl das Online- als auch das Präsenz-Publikum adäquat abholen und einbinden können. Dabei müssen beide Teilnehmergruppen keinesfalls ein identisches Event erleben

Katrin Taepke

Foto: Katrin Taepke

Katrin Taepke

Katrin Taepke ist Veranstaltungsprofi und Bloggerin und betreibt den Blog MICEstens digital. Auslöser war ihre Suche nach einem passenden Tool für das Teilnehmermanagement. Taepke sieht sich viele Lösungen an, spricht mit vielen Anbietern, lernt viel – und investiert viel Zeit. Sie unterstützt andere Eventplaner, entweder im direkten Austausch oder über Blogbeiträge auf anderen Webseiten, und launcht 2018 ihre eigene Seite www.micestens-digital.de. Dort schreibt sie über Tools für Teilnehmermanagement, für digitalisierte Prozesse rund ums Eventmanagement, für interaktive Eventformate oder virtuelle Events.

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